Saviez-vous que près de 50 % des e-mails professionnels sont des spams ? Face à la montée des cyberattaques, les canaux e-mail ont été renforcés par des mesures strictes, côté filtres des messageries comme côté opérateurs de blacklists, pour protéger les utilisateurs des « invités indésirables ». Être blacklisté peut peser lourdement sur votre délivrabilité, d’où l’importance de comprendre la procédure de retrait d’une blacklist e-mail.
Si cela a rendu les échanges plus sûrs, cela a aussi dressé des obstacles considérables devant les entreprises qui communiquent avec leurs clients par voie numérique. Les dernières statistiques montrent que vos chances d’être bloqué par les filtres sont de plus en plus élevées. Même sans la moindre intention de nuire, même en mettant tout votre cœur dans vos campagnes e-mail, vos messages peuvent malgré tout être refusés.
Les causes de rejet sont nombreuses. Ce peut être une faute de frappe occasionnelle, une boîte de réception pleine ou un mot déclencheur dans un objet : ces raisons se corrigent facilement, sans séquelles. Mais dès qu’une blacklist entre en jeu, l’affaire devient vite sérieuse.
Les opérateurs de blacklists sont la kryptonite des campagnes e-mail et des newsletters. Parce qu’ils appliquent leurs propres règles et proposent des moyens cardinaux de lutter contre le spam et les cyberattaques, ils peuvent non seulement ruiner une campagne et annuler tout le travail investi, mais aussi suspendre, voire stopper durablement, votre présence dans les canaux e-mail.
Bonne nouvelle : une inscription sur une blacklist a une solution. Les entreprises peuvent demander leur retrait et repartir du bon pied. En agissant vite, elles évitent les conséquences et poursuivent leur stratégie sans perdre de clients ni abîmer leur réputation. Lisez notre guide pour comprendre les étapes de base de cette procédure.
Commençons par le commencement : que sont les blacklists, et pourquoi est-il important de demander votre retrait le plus vite possible ?
Que sont les blacklists e-mail ?
Une blacklist e-mail, aussi appelée liste noire, Domain Name System-based Blackhole List ou Real-time Blackhole List, est un ensemble d’adresses IP ou de domaines jugés indignes de confiance en raison de leur activité malveillante, l’envoi de spam par exemple. Ils ont été repérés par des entreprises de sécurité ou signalés par les filtres antispam des messageries. La base est régulièrement mise à jour et révisée pour rester d’actualité.
Les blacklists e-mail existent en deux types : celles fondées sur le nom de domaine et celles fondées sur l’adresse IP de l’expéditeur. Chacune vise à garder les boîtes de réception propres et utiles, et à protéger les canaux e-mail en combattant les cyberattaques et en écartant les contenus indésirables.
Les fournisseurs de messagerie, les fournisseurs d’accès à internet (ISP) et les agences antispam (ASA) consultent les blacklists e-mail pour décider du sort d’un e-mail entrant. Google, par exemple, s’appuie sur ces données pour identifier les adresses à envoyer dans le dossier spam ou à bloquer immédiatement.
Les types de blacklists
Il existe plus de 300 blacklists e-mail sur le web. Elles se répartissent en trois catégories : publiques, privées et pare-feu antispam d’entreprise.
Les blacklists e-mail publiques sont des projets non commerciaux qui recensent les IP et les domaines suspects. Elles donnent un accès libre à quiconque en a besoin, du responsable emailing à la grande entreprise en passant par les éditeurs de sécurité. Spamhaus, Project Honey Pot et Spamcop en sont des représentants connus.
Les blacklists e-mail privées fonctionnent de la même façon, mais elles sont fermées au public : les tiers, responsables emailing ou éditeurs de sécurité, n’y ont pas accès. Elles sont en général tenues par de grands fournisseurs de messagerie comme Google, qui s’en servent pour améliorer leurs systèmes de filtrage et de reconnaissance du spam.
Les pare-feu antispam d’entreprise sont des organisations respectées du secteur de la cybersécurité. Barracuda, McAfee et Cisco en sont les représentants les plus connus. Eux aussi tiennent la trace des domaines et des adresses IP surpris en pleine activité suspecte. Les responsables emailing et les gros acteurs des canaux e-mail s’appuient sur les informations de ces pare-feu.
Les opérateurs de blacklists fournissent des informations décisives aux messageries et aux fournisseurs d’accès, mais ils dressent une barrière de sécurité devant les responsables emailing. Les entreprises qui échouent à la franchir s’exposent à des conséquences radicales. Voyons ce qui peut les mener à ce sort.
Les raisons d’une inscription sur une blacklist
Les fournisseurs de blacklists e-mail s’en tiennent à leur routine : détecter et lister les adresses IP et les domaines malveillants. Leurs algorithmes et leurs arbres de décision diffèrent. La plupart fondent toutefois leur jugement sur un socle de raisons communes, ce qui donne aux entreprises une idée de ce qui déclenche une inscription et de la conduite à tenir pour rester du bon côté.
Passons en revue quelques raisons courantes qui mènent une marque en territoire blacklist :
Un serveur de messagerie mal configuré
Tout ce qui touche à la présence d’une entreprise dans le canal e-mail compte pour les fournisseurs de blacklists. Le volet technique n’y échappe pas. Ils prennent l’authentification très au sérieux et en font leur priorité au moment de contrôler les e-mails.
Des protocoles comme SPF, DKIM et DMARC doivent être correctement configurés. Ils ont été conçus pour établir la crédibilité de l’entreprise et la protéger de l’usurpation. Si quelque chose ne va pas de ce côté, c’est un motif d’inscription sérieux et un signal d’alarme pour tous les acteurs du canal.
Une sécurité de site web insuffisante
La sécurité du site web est l’un des aspects les plus critiques de la présence en ligne d’une marque. Mal traitée, elle peut avoir des conséquences radicales. Sans certificat SSL, sans authentification à deux facteurs, sans logiciel tiers pour contrer les pirates et prévenir les cyberattaques, une entreprise risque par exemple d’héberger malgré elle des arnaques par hameçonnage.
Les fournisseurs de blacklists le savent parfaitement. Ils surveillent donc de près les plateformes web mal sécurisées et les inscrivent au premier soupçon.
Une IP mutualisée
Autre raison technique fréquente : utiliser un serveur mutualisé plutôt qu’un serveur dédié. Cela ressemble à un bon investissement pour une jeune entreprise, mais le partage entre plusieurs utilisateurs se transforme facilement en piège, puisque vous dépendez de l’activité de vos voisins.
Comme les opérateurs de blacklists enregistrent des adresses IP et non des noms de marque, leur décision touche tout le monde derrière la même adresse. Si l’un des sites de votre réseau est identifié comme spammeur, vous en subissez aussi les conséquences.
Une hausse des envois sortants
Une hausse soudaine des envois sortants signale une adresse IP ou un domaine piraté, ou une entreprise qui exploite une liste d’abonnés achetée. Les deux scénarios sont mal vus dans le canal e-mail. Ils alertent tous les acteurs de la zone en laissant deviner un mouvement de spam.
Du point de vue marketing, c’est malheureusement une mésaventure qui peut arriver à tout le monde : à la jeune pousse qui bombarde ses abonnés sans warm-up comme à la grande entreprise qui augmente ses volumes pendant les soldes. Elles ne seront pas forcément listées sur-le-champ, mais elles passent quand même dans le radar.
Les spam traps
Les spam traps, ou honeypots, sont des adresses e-mail. Certaines ont été légitimes un jour, d’autres ont été créées de toutes pièces. Elles se répartissent en trois grandes catégories : les spam traps vierges, les spam traps recyclés et les spam traps issus d’une faute de frappe.
Quel que soit le cas, ces adresses de contact sont aujourd’hui invalides. Les fournisseurs d’accès à internet et les opérateurs de blacklists s’en servent pour repérer les responsables emailing qui ne suivent pas les bonnes pratiques et emploient des méthodes grises d’acquisition d’abonnés.
Les spam traps vierges, par exemple, sont en général dissimulés dans le code de sites publics. Pour les récolter, une entreprise doit utiliser un logiciel qui parcourt les sites et collecte les contacts. Autrement dit, elle ne demande pas à ses abonnés leur consentement pour figurer sur sa liste.
Autre scénario : une hygiène de liste médiocre. Conserver des abonnés inexistants ou désintéressés par la marque fait grimper les taux de soft bounce, de hard bounce et de plaintes pour spam. C’est un signal, pour les opérateurs de blacklists, qu’une entreprise se soucie peu de ses abonnés.
Les types de spam traps les plus courants, par GetResponse
En quoi un lien vers un site peu recommandable affecte-t-il votre délivrabilité ?
Quand vous envoyez un e-mail, les liens que vous insérez ne sont pas de simples outils de navigation : ce sont des éléments décisifs qui peuvent déterminer si votre message arrive en boîte de réception ou finit dans les spams. Pointer vers des sites douteux ou passer par des raccourcisseurs de liens suspects peut abîmer votre délivrabilité de plusieurs façons.
Les risques d’un lien vers un site louche :
- Le déclenchement des filtres de sécurité : les fournisseurs de messagerie comme Gmail et Outlook utilisent des algorithmes avancés pour repérer les signes de spam ou de contenu malveillant. Un lien vers un site peu recommandable peut déclencher ces filtres, faire passer votre e-mail pour suspect et l’envoyer dans le dossier spam.
- L’atteinte à votre réputation : la réputation de votre domaine est décisive pour que vos e-mails soient jugés dignes de confiance. En associant vos envois à des sites de faible qualité ou nuisibles, vous risquez d’abîmer cette réputation et de compliquer le passage de vos futurs e-mails à travers les filtres antispam.
- L’inscription sur une blacklist : pointer avec constance vers de mauvais sites finit par vous faire inscrire par les fournisseurs de sécurité. Une fois sur une blacklist, les e-mails de votre domaine peuvent être bloqués purement et simplement sur de nombreuses plateformes, ce qui limite gravement votre capacité à toucher votre audience.
- La méfiance des destinataires : même si votre e-mail arrive en boîte de réception, les destinataires peuvent hésiter à cliquer sur des liens qui semblent douteux. Cela réduit l’engagement, fait baisser les taux de conversion et finit par saper vos efforts marketing.
Pour protéger votre délivrabilité, assurez-vous que tous vos liens pointent vers des sites réputés. Évitez les raccourcisseurs quand c’est possible et contrôlez régulièrement l’état des pages liées pour préserver leur crédibilité. Vous renforcez ainsi votre délivrabilité et la confiance que vos destinataires accordent à vos communications.
L’importance d’un retrait rapide
L’importance d’un retrait rapide tient à la façon dont une blacklist affecte votre activité. Que cela plaise ou non, les entreprises doivent affronter les conséquences de décisions mal pesées, d’une mauvaise approche de l’envoi à grande échelle ou d’un manque de connaissances et d’expérience. Chaque opérateur de premier plan, Barracuda ou Spamhaus par exemple, entraîne des conséquences dommageables pour les entreprises.
Mais à quel point est-ce grave d’atterrir sur une blacklist e-mail ? Passons en revue plusieurs scénarios courants.
D’abord, si un opérateur de premier plan blackliste une marque, celle-ci peut voir son activité dans le canal e-mail s’arrêter net. Ses e-mails, aussi utiles soient-ils, n’atteignent plus les boîtes de réception de ses abonnés. Pire : personne ne l’en informe. Ce ne sont pas seulement ses efforts et ses investissements initiaux qui sont perdus, mais aussi tous les suivants.
Ensuite, une inscription pèse dramatiquement sur les taux de livraison et sur la délivrabilité. Ces indicateurs décrivent la santé de la communication e-mail, des pratiques d’envoi et de la relation client. Ils sont étroitement liés à des aspects critiques comme les taux d’ouverture, les conversions et les leads. Plus la délivrabilité baisse, plus l’effet de votre campagne s’amenuise.
Ce n’est pas tout. Une faible délivrabilité affecte la réputation de l’expéditeur. Or celle-ci fait la différence entre une activité qui prospère et une activité qui patauge. Avec une mauvaise réputation d’expéditeur, même vos e-mails transactionnels, comme les confirmations de commande, peuvent être rejetés par les ESP. Vous risquez alors des retards dans l’ensemble de votre processus de transaction.
Troisièmement, l’inscription vous coupe de vos clients de longue date. Privée du contenu utile de ses marques préférées, remises spéciales, bonus ou récompenses comprises, l’audience cible commence à chercher des alternatives et doute de sa fidélité. Cela se traduit par une baisse de l’engagement, une liste d’abonnés qui s’effrite et, ipso facto, moins de conversions et de revenus.
Quatrièmement, une entreprise blacklistée est coupée de ses nouveaux clients. Si votre domaine est blacklisté, vous n’aurez plus accès aux nouveaux leads sur votre site. Sans nouveaux leads, la base de fans s’étiole et le chiffre d’affaires finit par baisser.
Enfin, une inscription signale à de nombreuses organisations du web que la marque n’est pas digne de confiance. Les entreprises hésitent à s’associer à une telle marque, ce qui se traduit par des opportunités commerciales manquées.
Les conséquences vont du désagrément mineur au dégât sévère. Dans tous les cas, l’entreprise risque des séquelles qui peuvent ruiner sa présence dans les canaux e-mail et saper toute sa stratégie marketing. Il est crucial d’agir vite et de demander votre retrait au plus tôt pour préserver les progrès de la marque, tenir votre position sur le marché, protéger la relation client et sauver les investissements et les revenus nécessaires pour avancer.
Les séquelles d’une inscription sur une blacklist e-mail, par FasterCapital
Les signes d’une inscription sur une blacklist
Saviez-vous que personne ne vous prévient quand vous êtes blacklisté ? Les organisations de sécurité travaillent « en silence ». Les conséquences pour votre activité, elles, peuvent être très « bruyantes ». Comment les éviter ? En apprenant à reconnaître les premiers signes. Voici quelques indices.
L’un des premiers signes est une baisse des taux de livraison et de la délivrabilité. Ces deux indicateurs, qui décrivent la proportion d’e-mails arrivés à destination, subissent les premiers les conséquences des refus. Si quelque chose cloche de ce côté, il est temps d’aller consulter les blacklists.
Autre signe : l’augmentation des taux de hard bounce et de soft bounce. Beaucoup de messageries respectées décident du sort de votre e-mail à partir des informations des blacklists. Si vous y figurez, en particulier chez les leaders du secteur, vos chances d’être refusé grimpent. Vos messages ne peuvent donc pas être livrés et repartent en bounce.
Une augmentation du taux de spam est un autre signe. Comme les fournisseurs de messagerie ont leurs propres algorithmes, ils ne refusent pas nécessairement vos messages. Certains les laissent entrer mais les placent dans le dossier spam, en les signalant comme suspects d’après les informations tirées de la blacklist.
Une baisse de l’engagement global. L’engagement, que l’on mesure notamment par les taux d’ouverture, les taux de clics, les conversions et les leads, peut aussi trahir une inscription. Une chute de ces indicateurs clés peut signifier que vos messages n’arrivent pas dans la boîte de réception principale de vos abonnés, mais dans le dossier spam.
Suivre vos indicateurs clés de performance, vos bounces et votre délivrabilité est une façon de détecter les premiers signes. Une autre consiste à les chercher dans les journaux de votre serveur de messagerie et dans les journaux d’erreurs de vos messageries. Ils regorgent d’informations utiles et donnent des indices sur les problèmes naissants et les causes possibles d’inscription. Certains codes d’erreur SMTP dans les e-mails de bounce éclairent par exemple les raisons de l’inscription.
Enfin, notez que certains fournisseurs d’accès à internet et fournisseurs de messagerie, Google par exemple, peuvent vous avertir que vous êtes blacklisté. Garder un œil attentif sur leurs messages est donc crucial aussi.
Comment faire un contrôle de blacklist e-mail ?
Sans signe évident de blocage, il est presque impossible de savoir avec certitude si vous êtes blacklisté. Les entreprises avancent quasiment à l’aveugle. Si vous constatez l’un des signes ci-dessus, mieux vaut donc mener un contrôle approfondi avec un email blacklist checker pour lever tout soupçon, ou lancer immédiatement une procédure de retrait pour éviter le pire.
Comment mener ce contrôle ? Vous avez deux options : manuelle ou automatique. Si votre entreprise est petite et que vous avez du temps devant vous, vous pouvez procéder à l’ancienne, à la main. Voici une routine de base en deux étapes :
Le contrôle manuel
Étape 1 : choisir les opérateurs de blacklists à contrôler
Les opérateurs de blacklists sont de toutes tailles et, surtout, leurs conséquences sur une activité diffèrent. Une petite base privée n’aura peut-être qu’un impact réduit, tandis qu’un leader du secteur peut couper votre présence dans le canal e-mail en une nuit. Il est donc vivement conseillé de commencer par les grands acteurs, à savoir :
- Spamhaus Check : recense les IP et les domaines malveillants.
- Unspam : affiche la liste des services blacklistés.
- Microsoft : tient une liste d’expéditeurs bloqués. Comme le système envoie un rapport de non-livraison pour signaler l’inscription, il est crucial de consulter votre journal d’erreurs ou votre boîte de réception.
- Proofpoint IP Lookup : un système d’apprentissage automatique qui collecte les adresses IP et les e-mails malveillants.
- Barracuda Lookup : conserve l’historique d’une IP et de la réputation de l’expéditeur pour juger de la santé et du statut d’un e-mail au regard de l’activité passée.
- Cisco : collecte des données d’e-mail et de spam pour établir la réputation d’une IP, d’un domaine et d’un fichier.
- Spamcop : rassemble les adresses IP connues pour relayer du spam ou des e-mails indésirables.
- SURBL : spécialisé dans la collecte de données de réputation.
Ensuite, vous pouvez contrôler quelques fournisseurs d’accès et de messagerie très répandus, dont Comcast, EarthLink, Verizon, Google et Yahoo.
Étape 2 : faire une recherche manuelle
Les bases citées plus haut proposent des outils de recherche simples, faciles à trouver sur leurs sites officiels. Ouvrez donc les liens ci-dessus, trouvez le formulaire, saisissez l’adresse IP ou le nom de domaine et lancez la recherche.
Le contrôle manuel chez Spamhaus
Le contrôle automatique : les outils pour un contrôle de blacklist e-mail
Contrôler les principaux services RBL peut ne pas suffire à vous blanchir. Plus de 300 opérateurs sur internet peuvent affecter votre présence e-mail à des degrés divers. En couvrir la plus grande part est décisif pour retrouver vos privilèges dans le canal e-mail.
Les contrôler tous à la main prend un temps considérable et n’est pas réaliste. Pour inspecter en profondeur la réputation de votre IP et de votre domaine, utilisez des outils de diagnostic automatiques. Ils passent en revue la majorité des opérateurs de blacklists en quelques minutes et vous donnent des données en temps réel sur la santé de votre IP et de votre domaine.
Certains vont plus loin : ils renseignent sur votre adresse e-mail, son statut, la réputation de l’expéditeur et la délivrabilité. Ils peuvent même montrer votre contenu et votre design tels que les messageries et les fournisseurs d’accès les voient. Voici deux options répandues et ce qu’elles peuvent faire pour vous :
Unspam
Unspam est un représentant solide des outils de diagnostic du secteur. Il ne se contente pas d’un contrôle complet des blacklists : il propose un large ensemble d’outils pour diagnostiquer, analyser et améliorer tout ce qui touche à vos e-mails.
Son interface intuitive permet à chacun de tester l’adresse IP d’un serveur de messagerie face aux principaux opérateurs de blacklists, sans compétences ni connaissances particulières. Il travaille vite et efficacement, et vous fait gagner un temps précieux.
Il inspecte par ailleurs la validité du volet technique en passant par les enregistrements d’authentification SPF, DKIM et DMARC. Il calcule aussi votre placement en boîte de réception, détaille les facteurs clés de votre campagne, de votre design et de votre contenu, et fournit même des pistes concrètes pour améliorer votre délivrabilité au regard de votre réputation d’expéditeur.
MXToolBox
MXToolBox est l’un des instruments les plus anciens et les plus utilisés du secteur. Son interface paraît un peu datée et brute, mais elle fait le travail : un contrôle approfondi face à 100 blacklists e-mail fondées sur le DNS, une solution simple et fiable pour les entreprises du monde entier.
Centré sur les serveurs de messagerie, les enregistrements DNS et la livraison des e-mails, le service accepte à la fois les adresses IP et les noms de domaine, et fournit aux entreprises des informations décisives sur leur statut dans les bases de blacklists.
Les utilisateurs payants profitent de fonctions supplémentaires qui aident à identifier et à résoudre les problèmes de livraison, de filtrage antispam, de configuration DNS et de santé générale du serveur de messagerie.
Vous pouvez aussi envisager des instruments professionnels de contrôle automatique comme notre IP blacklist checker et SenderScore.
Le guide étape par étape pour sortir d’une blacklist e-mail
Atterrir sur une blacklist e-mail est un scénario courant qui peut arriver aux meilleurs d’entre nous. D’après les études, 15 % des responsables emailing ont été blacklistés au moins une fois dans l’année écoulée. Rassurez-vous : sur les IP et les domaines d’envoi que nous testons, seules 3 % des adresses IP figurent sur une blacklist d’IP (97 % sont propres), et à peine 0,28 % des domaines apparaissent sur une blacklist de domaines. Les inscriptions sont donc assez fréquentes pour être prises au sérieux, mais la plupart des expéditeurs qui respectent les règles y échappent.
Bonne nouvelle : ce n’est pas la fin du monde, même si cela peut suspendre votre activité dans les canaux e-mail ou annuler vos efforts de construction d’une réputation solide. Si vous découvrez que votre adresse e-mail est blacklistée, agissez vite. Un retrait rapide évite les conséquences et vous laisse avancer vers vos objectifs d’emailing.
Que faire, concrètement ? Voici la procédure détaillée.
Repérez tous les opérateurs qui vous ont inscrit
Avant d’entamer une démarche de délistage, il est crucial de bien comprendre votre problème. Si vous êtes blacklisté par un leader du secteur, il y a de fortes chances que vous figuriez déjà chez d’autres. Un contrôle approfondi est indispensable pour définir les opérateurs avec lesquels il faudra traiter pour retrouver votre réputation dans le canal e-mail.
Ouvrez donc Unspam ou la plateforme professionnelle de votre choix et lancez une recherche complète face à tous les opérateurs de blacklists connus. Contrôlez non seulement votre IP, mais aussi votre domaine, pour mesurer la gravité de la situation.
Commencez par les leaders du secteur
Les conséquences varient selon l’opérateur qui vous a pris. Comme le temps est un facteur critique dans les canaux e-mail et qu’il faut agir au plus vite, mieux vaut commencer par les grands acteurs, ceux qui peuvent le plus vous nuire. Traiter les leaders en priorité est aussi un bon moyen de limiter les séquelles, et même de régler d’avance les problèmes chez des opérateurs moins connus, qui vous ont peut-être inscrit pour les mêmes raisons.
Cela dit, ne négligez pas les petits opérateurs. Ils n’affectent peut-être pas profondément votre activité e-mail, mais ils peuvent l’abîmer à la longue. En les inspectant, vous récolterez en plus des indices utiles sur la santé de votre communication e-mail ou sur les signes précoces d’une inscription. Après tout, si vous vous lancez dans un délistage, il est crucial d’être propre à 100 pour cent.
Voici les opérateurs sur lesquels vous devez vous concentrer d’abord : la Composite Blocking List et la Spamhaus Block List de Spamhaus, Spamcop, la Passive Spam Block List, Invaluement, Barracuda, SURBL et Cisco Talos Intelligence.
Le délistage automatique par les ESP
Beaucoup de fournisseurs de services d’envoi (ESP) réputés prennent en charge le délistage de leurs clients. Ils les contactent, les guident pour corriger le problème et leur donnent des recommandations. Une fois les ajustements faits côté client, ils s’adressent aux services de blacklist pour obtenir le retrait de leurs bases. Si vous avez un tel ESP, contactez l’équipe et suivez ses instructions.
Mais que faire si vous êtes seul, ou si votre ESP ne propose pas ce service ?
Vous pouvez avoir la chance d’être tombé sur des opérateurs qui pratiquent le retrait au bout d’un délai. Ils délistent automatiquement les IP de niveau bas, les petits contrevenants, au terme d’une certaine période. Il faut en général une à deux semaines pour sortir de leurs bases, un délai qui peut s’allonger si l’adresse IP a envoyé du spam plus d’une fois ou en gros volume.
Si vous n’avez pas cette chance, il est crucial de lancer une procédure de délistage manuelle.
Le délistage manuel
Diagnostiquez le problème
Être pris par un opérateur de blacklist e-mail ordinaire est un cas fréquent. C’est là qu’il faut passer par un délistage manuel en demandant votre retrait. Avant cela, il faut toutefois éliminer les raisons de l’inscription initiale.
Cerner tous les problèmes de votre communication dans le canal e-mail est crucial. D’abord parce que, sans cela, l’opérateur rejettera votre demande.
Ensuite, si le délistage réussit mais qu’un petit problème subsiste, vous risquez d’être blacklisté de nouveau. Plus vous êtes pris souvent, plus il devient difficile de sortir, de tenir une présence solide dans les canaux e-mail et de bâtir une bonne réputation d’expéditeur. Vous risquez même de voir votre domaine bloqué définitivement, sans autre issue que d’en prendre un nouveau.
Enfin, traiter les problèmes vous aide à rédiger le rapport détaillé qu’exigent certains grands services. Prenez donc le temps d’examiner la racine du problème.
Les raisons d’une inscription varient : elles peuvent être techniques, marketing ou liées à la conformité. Par où commencer ? Voici quelques pistes pour localiser le problème :
- Auditez les journaux d’erreurs. Les journaux d’erreurs sont l’endroit idéal pour comprendre ce qui cloche dans votre communication e-mail. Certains fournisseurs d’accès et de messagerie peuvent même vous prévenir.
- Inspectez l’authentification des e-mails. C’est la partie technique la plus critique. Tout doit être en place et correctement configuré, à savoir Sender Policy Framework, DomainKeys Identified Mail et Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance. Si vous avez un doute sur ces enregistrements et ces réglages, vous pouvez passer par Unspam ou d’autres outils pour contrôler leur validité.
- Passez au crible l’infrastructure du serveur et les mesures de sécurité. Utilisez un logiciel professionnel pour contrôler votre serveur face aux virus et aux codes malveillants. Assurez-vous que vos mesures de sécurité sont à jour et solides face aux cyberattaques et aux piratages.
- Examinez les feedback loops. Comme toujours, des taux de plaintes et de spam élevés sont l’une des raisons les plus courantes d’une inscription. Lisez les plaintes et les journaux d’historique pour traiter les causes.
Si vous ne trouvez toujours pas la raison principale, inspectez les recommandations propres à chaque opérateur et contrôlez votre présence et votre infrastructure e-mail selon leurs critères.
Il est par ailleurs crucial de repasser en revue votre stratégie et vos pratiques d’emailing. Le domaine est vaste. Commencez par vérifier que vos e-mails respectent l’ensemble des réglementations et des lois antispam. À mesure que vous gagnez des abonnés, il devient délicat de tenir compte de toutes les règles locales. C’est pourtant indispensable.
Révisez ensuite votre liste d’abonnés pour l’assainir. Inspectez après cela vos pratiques d’emailing fondées sur le consentement. Il serait également utile de revoir la cadence et les modes de communication avec vos abonnés. Envoyez-vous des e-mails génériques ? Les bombardez-vous à la moindre occasion ?
Évaluez enfin la qualité de votre contenu et de votre design. Votre e-mail s’affiche-t-il et se comporte-t-il de façon cohérente selon les appareils, les tailles d’écran et les clients de messagerie ? Apportez-vous de la valeur à chaque message ?
Demandez votre retrait de la blacklist
Une fois le problème localisé et corrigé, le moment est venu de demander votre retrait. Selon l’opérateur, il faudra envoyer une simple demande, contacter l’équipe personnellement, ou même fournir un rapport détaillé des actions menées. Dans tous les cas, il est important de procéder avec soin, pour satisfaire toutes les exigences et éviter les malentendus.
Vous devrez en plus fournir des informations détaillées sur votre entreprise dans le canal e-mail : le plus souvent l’adresse IP, le nom de domaine, le nom de l’entreprise, vos coordonnées et une description précise de la cause.
Voici quelques instructions rapides pour les leaders du secteur :
Spamhaus
Selon le type d’inscription, les étapes diffèrent. Lisez attentivement leur guide et leurs recommandations pour chaque cause. Consignez vos actions. Veillez à prendre des mesures préventives pour éviter une nouvelle inscription.
Barracuda
Indiquez la cause de l’inscription, les actions menées pour la corriger et une explication valable. Soumettez la demande de retrait.
Microsoft
Connectez-vous au système avec votre compte. Remplissez le formulaire et décrivez comment vous avez résolu le problème.
SpamCop
Même si une inscription chez SpamCop expire automatiquement, certaines entreprises restent dans leur base. Si votre IP y est toujours, il est vivement conseillé de contacter l’équipe SpamCop pour régler l’inscription.
SURBL
Déterminez votre type d’inscription et agissez en conséquence. Fournissez les informations essentielles sur votre entreprise. Demandez votre retrait via leur formulaire.
Proofpoint IP
Rendez-vous sur la page de demande de retrait PDR et ouvrez un ticket. Saisissez votre IP et remplissez le formulaire. Décrivez la situation et le remède en détail, et soumettez seulement ensuite votre demande.
Demande de retrait d’une blacklist chez Barracuda
Surveillez et relancez le test de recherche
Un délistage prend du temps. Certaines entreprises s’en sortent en une semaine, d’autres attendent des mois. Le délai dépend de nombreux facteurs : l’ampleur de la blacklist, la raison de votre inscription, la qualité de votre correction, le processus de revue ou encore la situation du moment dans les canaux e-mail. Certains opérateurs exigent en plus des démarches supplémentaires après la demande de retrait. Soyez donc patient, attendez et suivez leurs consignes.
Il est par ailleurs crucial de surveiller régulièrement votre délivrabilité et de relancer un dernier test de recherche pour vous assurer que la voie est libre. Prenez votre temps, même après la notification officielle du système : en règle générale, la mise à jour de la base et la suppression de votre inscription demandent de 24 à 48 heures.
Enfin, si une demande de délistage est rejetée, deux solutions s’offrent à vous.
D’abord, vous pouvez contester la décision. Examinez le retour et le motif du refus. Corrigez le problème et déposez une nouvelle demande de retrait.
L’autre issue consiste à créer un nouveau domaine ou à utiliser une autre adresse IP. Cela demande de reconstruire votre score d’expéditeur depuis zéro, mais ce peut être la solution si le délistage exige trop de ressources ou si la cause de votre inscription est trop grave.
Prenez des mesures préventives
La triste vérité, c’est qu’une inscription peut se reproduire. Pire : à force d’atterrir dans ces bases, vous risquez de ruiner tout ce que vous avez construit. Le délistage des entreprises récidivistes est plus dur, plus rigoureux, plus coûteux en ressources et plus long que celui des nouveaux venus.
Réduire vos chances d’être marqué de nouveau par les blacklists e-mail est donc vital. Bonne nouvelle : il suffit de suivre les règles, les instructions et les conditions générales des opérateurs. Adoptez les pratiques recommandées dans votre routine de production d’e-mails. Établissez de nouvelles règles pour votre équipe et formez tout le monde aux bonnes pratiques du secteur. Consultez notre liste de mesures préventives pour prendre une longueur d’avance.
Les bonnes pratiques face aux blacklists
Le principal problème des blacklists e-mail, c’est qu’elles ne suivent pas une norme unique. Chaque service a son arbre de décision pour écarter les « mauvais » e-mails à différents niveaux. Cela ne veut pas dire que vous ne pouvez pas jouer avec elles.
Les fournisseurs de blacklists ont un but commun. Par leur activité, ils incitent les entreprises et les responsables emailing indépendants à faire d’internet, et des canaux e-mail en particulier, un endroit sûr pour les utilisateurs. Ils publient des recommandations pour aider les entreprises à envoyer de façon responsable.
Voici la liste des bonnes pratiques validées par la majorité des opérateurs de blacklists. Adoptez-les dans votre routine d’emailing pour rester loin du territoire des blacklists.
Construisez votre liste d’abonnés progressivement
Il est toujours tentant de doubler sa liste d’un coup et d’élargir son audience en achetant des contacts, surtout quand on démarre. Mais c’est une pratique à proscrire.
En faisant cela, vous violez les règles de confidentialité et les lois de sécurité posées par CAN-SPAM et le RGPD, sans parler du manque de respect envers vos clients. Beaucoup de listes achetées sont en plus riches en spam traps, en adresses invalides et en contacts anciens. Construisez donc une liste saine et propre en acquérant vos abonnés progressivement, avec un processus de validation en deux étapes.
Nettoyez régulièrement votre liste d’abonnés
Au-delà de la construction d’une liste de qualité, il est crucial de la nettoyer régulièrement. D’après les études, elle se dégrade naturellement chaque année, parce que les clients changent d’adresse e-mail ou l’abandonnent. En gardant des contacts invalides, vous risquez de faire grimper les taux de soft bounce et de bounce, un signal pour les opérateurs de blacklists.
Nettoyez votre liste d’abonnés tous les six mois avec des outils de validation d’adresses. Ces instruments professionnels contrôlent la légitimité des adresses e-mail et identifient les entrées invalides, inactives et temporaires. Selon le type de contact, vous pouvez l’intégrer à une campagne de réengagement ou le retirer immédiatement.
Demandez à vos abonnés de vous mettre en « liste blanche »
Certains e-mails partent automatiquement dans le dossier spam ou indésirable du destinataire. Cela arrive même aux grandes entreprises. Une façon d’éviter ce sort consiste à demander poliment à vos abonnés de vous mettre en « liste blanche ».
Mettre un e-mail en « liste blanche », c’est approuver son expéditeur en déplaçant le message vers la boîte de réception principale. Cela indique aux fournisseurs de messagerie que les utilisateurs font confiance à votre marque et apprécient votre communication.
Perfectionnez le volet technique
Le volet technique de votre communication e-mail compte de plus en plus pour les fournisseurs de messagerie, les fournisseurs d’accès et les opérateurs de blacklists. Sans signature numérique, ou avec un enregistrement DMARC incorrect, votre correspondance peut être compromise facilement, ce qui ouvre la porte aux cyberattaques. Cette faille est bien plus répandue qu’on ne le croit : sur les domaines que nous testons, 42 % n’ont toujours aucune politique DMARC, ce qui les laisse grands ouverts à l’usurpation et aux inscriptions qui suivent. Prenez donc l’authentification au sérieux et mettez en place ces mesures :
- Authentifiez vos adresses IP avec SPF.
- Configurez les signatures DKIM de vos messages.
- Protégez votre domaine avec l’authentification DMARC.
- Publiez l’enregistrement BIMI.
- Restez constant dans vos adresses d’expédition.
- Utilisez des noms d’expéditeur intelligibles pour un humain.
Il est en plus crucial d’assurer la sécurité de votre serveur. Si vous passez par l’un des grands fournisseurs d’accès, pas d’inquiétude : l’entreprise fait le gros du travail. Mais si vous exploitez votre propre serveur, il est crucial de le protéger des logiciels malveillants et des bots avec un logiciel professionnel.
Ne vous comportez pas comme un spammeur
Si vous ne voulez pas passer pour un spammeur, ne vous comportez pas comme tel. Suivez donc les bonnes pratiques de conduite des campagnes, de conception des e-mails et surtout de contenu. Aussi tentant que ce soit, il est crucial d’éviter les mots déclencheurs de spam comme « Achetez maintenant », « Agissez vite » ou « Offre à durée limitée » dans l’objet et dans le corps du message. Parmi les autres recommandations :
- Rendez vos e-mails pertinents au regard des besoins, des préférences et des attentes de votre audience.
- Créez des messages hyperpersonnalisés et très ciblés.
- Ne réutilisez pas sans cesse le même modèle. Variez et enrichissez votre communication.
- Apportez de la valeur à chaque message.
- Renforcez l’engagement envers votre marque par des campagnes variées.
- Créez des designs responsives et adaptés au mobile avec des outils professionnels comme l’éditeur d’e-mails Postcards.
- Soignez la mise en forme et évitez les fautes dans le texte.
- Trouvez la cadence idéale pour votre segment de marché.
- Offrez à vos abonnés une option de désabonnement claire.
Contrôlez votre liste d’abonnés et vos e-mails
La vérification d’adresses en temps réel est peut-être le meilleur moyen d’éviter les blacklists tout en améliorant votre délivrabilité, votre contenu et votre design. Confiée à des outils automatisés professionnels, cette étape est incontournable pour toute campagne, quelle que soit sa taille. Elle perfectionne l’hygiène de liste et sauve la campagne entière du gaspillage.
Intégrez donc cette étape avant le déploiement. Vous pouvez utiliser Unspam ou des services similaires pour contrôler vos adresses, inspecter votre délivrabilité et obtenir des informations décisives sur la performance de votre contenu et de votre design.
Extrait visuel de l’infographie « How to Avoid Email Spam Filters » par Giraffe Social
Quel est l’intérêt de l’opt-in actif en emailing ?
L’opt-in actif, plus couramment appelé double opt-in, apporte une couche de protection et de précision à la construction de votre liste. Contrairement au simple opt-in, qui demande seulement à l’utilisateur de saisir son adresse une fois, le double opt-in ajoute une étape : une confirmation de l’abonné. Cela garantit que l’adresse fournie est correcte et que la personne souhaite réellement recevoir vos messages.
Pourquoi choisir l’opt-in actif ?
- Moins d’entrées invalides : en ajoutant une deuxième étape de confirmation, vous réduisez fortement la probabilité de voir de fausses adresses ou des adresses mal saisies entrer dans votre base. Cette étape aide à tenir une liste propre et exacte.
- Une meilleure délivrabilité : avec moins de bounces dus à des adresses incorrectes, vos e-mails ont plus de chances d’atteindre leurs destinataires. Une meilleure délivrabilité, c’est plus d’engagement et des campagnes plus efficaces.
- Une réputation protégée : une liste plus propre entraîne moins de plaintes pour spam, ce qui préserve votre réputation d’expéditeur. Une bonne réputation est décisive pour que vos e-mails ne soient pas marqués comme spam par les grands fournisseurs de messagerie.
- Des abonnements voulus : seules les personnes réellement intéressées par votre contenu iront au bout du double opt-in. Vous obtenez ainsi une audience plus engagée, avec des taux de conversion et d’interaction plus élevés.
L’opt-in actif offre une approche structurée pour bâtir une liste de qualité. Il s’agit de privilégier la qualité sur la quantité, pour que chaque e-mail envoyé ait une vraie chance d’engager et de convertir.
Conclusion
Une inscription sur une blacklist peut tourner au cauchemar pour beaucoup d’entreprises, quelle que soit leur taille, leur ancienneté, leur produit ou leur audience. De la chute des indicateurs clés à l’effondrement de la réputation d’expéditeur, jusqu’à la coupure totale de l’arène e-mail, les séquelles peuvent être rudes pour l’activité marketing et la présence sur le marché. Comprendre et suivre la procédure de retrait vous aide à rétablir votre réputation e-mail et à améliorer l’efficacité de vos communications.
Pire encore : découvrir que votre entreprise est blacklistée peut être une totale surprise. Comme les opérateurs de blacklists n’envoient pas de notification, les entreprises doivent mener des contrôles manuels ou automatiques dès les premiers signes.
Bonne nouvelle : être blacklisté n’est pas la fin du monde. Les entreprises peuvent demander leur retrait. Cette procédure exige de cerner les causes qui ont déclenché les filtres, de les éliminer en corrigeant les campagnes et l’infrastructure, puis de déposer une demande officielle. Selon l’opérateur, cela peut prendre du temps et demander des efforts supplémentaires. C’est pourtant le seul moyen d’être blanchi et de retrouver votre réputation d’expéditeur dans le canal e-mail.
