¿Sabías que casi el 50% de los emails de empresa son spam? Ante el aumento de los ciberataques, los canales de correo se han reforzado con medidas estrictas por parte de los filtros de buzón y los proveedores de listas negras para proteger a los usuarios de los "invitados no deseados". Acabar en una lista negra puede afectar seriamente a tu entregabilidad, por lo que es fundamental entender el proceso de eliminación del correo de las listas negras.
Aunque ha aumentado la seguridad de la comunicación, ha creado obstáculos importantes para las empresas que se comunican con sus clientes por correspondencia digital. Las últimas estadísticas demuestran que tus posibilidades de ser bloqueado por los filtros son cada vez más altas. Aunque no pretendas hacer ningún daño y pongas toda tu alma en las campañas de correo, tus mensajes aún podrían ser rechazados.
Muchas razones llevan al rechazo de un email. Podría ser un error tipográfico ocasional, una bandeja de entrada llena o una palabra spam en el asunto: estas causas se solucionan fácilmente y sin secuelas. Sin embargo, cuando se trata de las listas negras, la cosa se pone seria muy rápido.
Los proveedores de listas negras son la kryptonita de las campañas y las newsletters de correo. Con sus reglas y sus métodos radicales para combatir el spam y los ciberataques, no solo pueden arruinar una campaña, echando por tierra todo el trabajo invertido en ella, sino también pausar e incluso detener tu presencia en los canales de correo durante mucho tiempo.
La buena noticia es que estar en una lista negra tiene solución. Las empresas pueden pedir que se elimine su correo de las listas negras y volver a la carga. Si actúan rápido, pueden evitar las consecuencias y seguir con su estrategia sin perder clientes ni arruinar su reputación. Lee nuestra guía sobre cómo eliminar tu correo de la lista negra para entender los pasos básicos de esta rutina.
Empecemos por el principio: ¿qué son las listas negras y por qué es importante pedir la eliminación del correo de las listas negras cuanto antes?
¿Qué son las listas negras del correo?
Una lista negra del correo o Domain Name System-based Blackhole List o Real-time Blackhole List es una colección de direcciones IP o dominios considerados poco fiables por su actividad maliciosa, como el envío de spam. Fueron pillados por empresas de seguridad o marcados por los filtros de spam de los buzones. La base de datos se actualiza y revisa con regularidad para mantenerse al día.
Las listas negras del correo son de dos tipos: basadas en el nombre de dominio y basadas en la dirección IP del remitente. Cada una busca mantener las bandejas de entrada limpias y valiosas y proteger los canales de correo combatiendo los ciberataques y evitando el contenido spam no deseado.
Los proveedores de buzón, los proveedores de servicios de Internet (ISP) y las agencias antispam (ASA) recurren a las listas negras del correo para decidir el destino del email entrante. Por ejemplo, Google usa los datos de las listas negras para identificar las direcciones que deberían enviarse a la carpeta de spam o bloquearse directamente.
Tipos de listas negras
Hay más de 300 listas negras del correo en la web. Se dividen en tres categorías: públicas, privadas y cortafuegos antispam de empresa.
Las listas negras públicas del correo son proyectos no comerciales que recopilan IP o dominios sospechosos. Dan acceso sin restricciones a cualquiera que lo necesite, desde email marketers hasta corporaciones y proveedores de seguridad. Spamhaus, Project Honey Pot y Spamcop son representantes populares de esta categoría.
Las listas negras privadas del correo son iguales, pero están cerradas al público, de modo que los externos (como los email marketers o los proveedores de seguridad) no pueden acceder a ellas. Por lo general, las mantienen proveedores de correo populares como Google para mejorar sus sistemas de filtrado y de reconocimiento de spam.
Los cortafuegos antispam de empresa son organizaciones de confianza en el nicho de la ciberseguridad. Barracuda, McAfee y Cisco son representantes conocidos de esta categoría. También mantienen registros de dominios y direcciones IP pillados en actividad sospechosa. Los email marketers y los grandes actores de los canales de correo confían en la información que proporcionan estos cortafuegos antispam.
Los proveedores de listas negras ofrecen información crucial para los buzones y los ISP, pero suponen una barrera de seguridad para los email marketers. Si las empresas no consiguen superarlos, podrían enfrentarse a consecuencias drásticas. Veamos las razones que podrían llevarlas a este destino.
Razones para acabar en una lista negra
Los proveedores de listas negras del correo mantienen su rutina de detectar y listar direcciones IP y dominios maliciosos. Se diferencian en sus algoritmos y sus diagramas de seguridad. Sin embargo, la mayoría basa sus decisiones en algunas razones comunes. Esto ofrece a las empresas una idea de qué puede provocar acabar en una lista negra y les da el conocimiento de cómo comportarse para quedarse del lado seguro.
Veamos algunas razones populares que llevan a las marcas al terreno de las listas negras:
Servidor de correo mal configurado
Cada aspecto de la presencia de la empresa en el canal del correo importa para los proveedores de listas negras. La parte técnica no es una excepción. Se toman en serio la autenticación y la convierten en su máxima prioridad al revisar los emails.
Protocolos como SPF, DKIM y DMARC deben estar bien configurados. Estos protocolos se desarrollaron para garantizar la credibilidad de la empresa y protegerla de la suplantación. Si algo falla en ellos, es motivo serio para acabar en una lista negra y una señal de alarma para todos los participantes del canal.
Poca seguridad del sitio web
La seguridad del sitio web es uno de los aspectos más críticos de la presencia web de una marca. Cuando se descuida, puede tener resultados drásticos. Por ejemplo, las empresas corren el riesgo de convertirse en anfitrionas de estafas de phishing si no usan un certificado SSL, autenticación de dos factores o software de terceros para combatir a los hackers y evitar los ciberataques.
Los proveedores de listas negras lo saben perfectamente. Por eso, vigilan de cerca las plataformas web con poca seguridad y las listan a la primera sospecha.
IP compartida
Otra razón técnica popular es usar un servidor compartido en vez de uno dedicado. Aunque esto pueda parecer una buena inversión para las startups, puede convertirse fácilmente en una trampa cuando lo usan varios usuarios, ya que dependes de la actividad de tu vecino.
Como los proveedores de listas negras registran direcciones IP, no nombres de marca, su decisión de listar afecta a todos los relacionados con ella. Si uno de los sitios web de tu red es identificado como spammer, tú también sufres las consecuencias.
Aumento de los emails salientes
Un aumento repentino de los emails salientes es una señal de que una dirección IP o un dominio han sido hackeados, o de que una empresa está usando una lista de suscriptores comprada. Ambos escenarios se consideran malos en el canal del correo. Activan una alerta para todos los participantes clave del área, mostrando un posible movimiento de spam.
Por desgracia, desde el punto de vista del marketing, esto le podría pasar a cualquiera, desde startups que bombardean a sus suscriptores sin calentar el dominio hasta grandes empresas que aumentan el número de sus emails salientes durante las temporadas de rebajas. Aunque los proveedores de listas negras no las listen de inmediato, aun así entran en el radar.
Trampas de spam
Las trampas de spam (o los llamados honeypots) son direcciones de correo. Algunas fueron legítimas en algún momento, mientras que otras se inventaron a propósito. Se dividen en tres categorías principales: trampas de spam prístinas, trampas de spam recicladas y trampas de spam con errores tipográficos.
Sea cual sea el caso, estas direcciones de contacto ahora son inválidas. Los proveedores de servicios de Internet y los operadores de listas negras las usan para identificar a los email marketers que no siguen las buenas prácticas del correo y practican métodos grises para captar suscriptores.
Por ejemplo, las trampas de spam prístinas suelen esconderse dentro del código de sitios web públicos. Las empresas deberían usar software especial que rastrea sitios web y recopila contactos para acceder a ellas. Eso significa que no piden a sus suscriptores su consentimiento para estar en su lista de suscripción.
Otro caso es cuando las empresas tienen una mala higiene de su lista de correo. Conservar suscriptores inexistentes o que no están interesados en la marca puede provocar altas tasas de rebote blando y duro y altas tasas de quejas de spam. Esto es una señal para los proveedores de listas negras de que a una empresa no le importan sus suscriptores.
Tipos comunes de trampas de spam, por GetResponse
¿Cómo puede afectar a tu entregabilidad enlazar a sitios web de mala reputación?
Al enviar emails, los enlaces que incluyes son mucho más que simples herramientas de navegación; son componentes vitales que pueden influir en si tu email llega a la bandeja de entrada o acaba en la carpeta de spam. Enlazar a sitios web cuestionables o usar servicios sospechosos de acortamiento de enlaces puede dañar tu entregabilidad de varias formas.
Riesgos potenciales de enlazar a sitios turbios:
- Activar los filtros de seguridad: los proveedores de correo como Gmail y Outlook usan algoritmos avanzados para analizar los emails en busca de señales de spam o contenido malicioso. Los enlaces a sitios web de mala reputación pueden activar estos filtros, marcar tu email como sospechoso y posiblemente enviarlo a la carpeta de spam.
- Daño a la reputación: la reputación de tu dominio es fundamental para determinar si tus emails se consideran fiables. Al asociar tus emails con sitios web de baja calidad o dañinos, te arriesgas a dañar esta reputación, lo que dificulta que tus futuros emails superen los filtros de spam.
- Consecuencias en las listas negras: enlazar de forma persistente a sitios web malos puede llevar a acabar en una lista negra de los proveedores de seguridad. Una vez en una lista negra, los emails de tu dominio pueden bloquearse por completo en distintas plataformas, limitando gravemente tu capacidad de llegar a tu público.
- Desconfianza de los usuarios: aunque tu email llegue a la bandeja de entrada, los destinatarios pueden ser reacios a hacer clic en enlaces que parecen poco fiables. Esto puede reducir la interacción y las tasas de conversión, socavando en última instancia tus esfuerzos de marketing.
Para proteger tu entregabilidad, asegúrate de que todos los enlaces apunten a sitios web de confianza. Evita los acortadores de enlaces siempre que puedas y comprueba con regularidad el estado de las páginas enlazadas para mantener su credibilidad. Al hacerlo, mejoras tanto tus tasas de entregabilidad como la confianza que los destinatarios depositan en tus comunicaciones.
La importancia de eliminar rápido el correo de las listas negras
La importancia de eliminar rápido el correo de las listas negras radica en cómo afecta a tu negocio estar en una lista negra. Te guste o no, las empresas tienen que afrontar las secuelas de sus acciones imprudentes, de un enfoque equivocado al enviar emails a gran escala, o de la falta de conocimiento o experiencia. Cada proveedor líder del nicho, como Barracuda o Spamhaus, acarrea consecuencias dañinas para los negocios.
Sin embargo, ¿cómo de malo es acabar en una lista negra del correo? Veamos varios escenarios populares que las empresas podrían experimentar.
Antes de nada, si un proveedor líder incluye una marca en una lista negra, podría detener por completo su actividad en el canal del correo. Eso significa que sus emails, por muy valiosos que sean, nunca llegan a las bandejas de entrada de los suscriptores. Para empeorar las cosas, nadie se lo notifica. No solo serán en vano sus esfuerzos e inversiones iniciales, sino también todos los futuros.
Segundo, estar en una lista negra afecta drásticamente a las tasas de entrega y de entregabilidad. Estos factores describen la salud de la comunicación por correo, las prácticas y las relaciones con los clientes. Están estrechamente ligados a aspectos críticos como las tasas de apertura, las conversiones y los leads. Cuanto más baja sea la tasa de entregabilidad, menor será el efecto de tu campaña de correo.
Hay más. Una entregabilidad baja afecta a la reputación del remitente. Esta última marca la diferencia entre que tu negocio prospere o se hunda. Por ejemplo, con una reputación del remitente baja, hasta tus emails transaccionales, como los de confirmación, podrían ser rechazados por los ESP. Eso significa que puedes sufrir retrasos en todo el proceso de transacciones de tu negocio.
Tercero, con una lista negra, las empresas pierden el acceso a sus clientes de siempre. Al no recibir contenido valioso, como descuentos especiales, bonificaciones o recompensas, de sus marcas preferidas, el público objetivo empieza a buscar alternativas, dudando de su lealtad y su compromiso. Eso lleva a una menor interacción con los clientes, una lista de suscripción en declive y, ipso facto, menores conversiones e ingresos.
Cuarto, las empresas que están en una lista negra quedan aisladas de los nuevos clientes. Si tu dominio está en una lista negra, no tendrás acceso a nuevos leads en tu sitio web. La ausencia de nuevos leads significa una base de seguidores pobre y una eventual caída de los ingresos.
Por último, estar en una lista negra les indica a muchas organizaciones de la web que la marca no es fiable. Las empresas no están dispuestas a asociarse con una marca así. Eso se traduce en oportunidades de negocio y de ventas perdidas.
Las consecuencias de estar en una lista negra van de leves a graves. Sin embargo, sea cual sea el caso, la empresa se arriesga a afrontar unas secuelas que pueden arruinar su presencia en los canales de correo y socavar toda su estrategia de marketing. Es fundamental actuar rápido y pedir la eliminación del correo de las listas negras cuanto antes para asegurar el progreso de la marca, mantener su posicionamiento en el mercado, proteger las relaciones con los clientes y salvar las inversiones y los ingresos necesarios para seguir avanzando.
Secuelas de estar en una lista negra del correo, por FasterCapital
Señales de estar en una lista negra
¿Sabías que nadie te notifica que estás en una lista negra? Las organizaciones de seguridad hacen su trabajo "en silencio". Sin embargo, las consecuencias para tu negocio pueden ser bastante "ruidosas". ¿Cómo evitarlas? Aprende a reconocer las primeras señales de que estás entrando en su terreno. Aquí tienes algunas pistas.
Una de las primeras señales de que estás en una lista negra es una caída en las tasas de entrega y de entregabilidad. Al describir cuántos emails han llegado a su destino, estos dos factores son los primeros en sufrir las consecuencias de los emails rechazados. Por eso, si algo va mal con ellos, es hora de consultar las listas negras.
Otra señal es el aumento de las tasas de rebote duro y blando. Muchos buzones de confianza deciden el destino de tu email basándose en la información de las listas negras. Si estás en la lista, sobre todo en la de los líderes del sector, tus posibilidades de rechazo son cada vez más altas. Por eso, tus mensajes no se pueden entregar y rebotan.
Un aumento de la tasa de spam es otra señal de estar en una lista negra. Como los proveedores de correo tienen sus propios algoritmos, no rechazan necesariamente tus mensajes. Algunos pueden dejar pasar tu mensaje, pero lo ponen en la carpeta de spam, marcándolo como sospechoso según la información obtenida de la lista negra.
Caída de la interacción general. La interacción general, que se puede evaluar con factores como las tasas de apertura, las tasas de clics, las conversiones y los leads, también puede indicar que estás en una lista negra. Una caída en estos indicadores clave de rendimiento podría significar que tus mensajes no llegan a la bandeja de entrada principal del suscriptor. En su lugar, se colocan en la carpeta de spam.
Hacer seguimiento de los KPI, los rebotes y la entregabilidad es una forma de detectar las primeras señales de estar entrando en una lista negra. Otra forma es buscar estas señales dentro del registro del servidor de correo y de los registros de errores del buzón. Podrían contener un montón de información útil que da pistas sobre problemas tempranos en la salud del canal del correo y posibles causas para acabar en una lista negra. Por ejemplo, algunos códigos de error SMTP en los emails de rebote ofrecen pistas sobre las razones de estar en la lista negra.
Por último, cabe señalar que algunos proveedores de servicios de Internet y proveedores de correo, como Google, por ejemplo, pueden notificarte que has acabado en una lista negra. Por eso, vigilar de cerca sus mensajes también es fundamental.
¿Cómo hacer una comprobación de listas negras del correo?
Sin una señal clara de estar bloqueado, es casi imposible saber con seguridad si estás en una lista negra. Aquí las empresas están prácticamente a ciegas. Por eso, si ves algunas de las señales mencionadas arriba, es mejor hacer una comprobación a fondo con un comprobador de listas negras del correo para eliminar todas las sospechas o iniciar de inmediato un procedimiento de eliminación del correo de las listas negras y evitar malas consecuencias.
¿Cómo se hace una comprobación de listas negras del correo? Tienes dos opciones: manual y automática. Si tu empresa es pequeña y tienes tiempo de sobra, puedes hacerlo a la antigua usanza, manualmente. Aquí tienes una rutina básica de dos pasos:
Comprobación manual
Paso 1: Decide qué proveedores de listas negras comprobar
Los proveedores de listas negras son de todas las formas y tamaños y, lo más importante, tienen consecuencias distintas sobre el negocio. Por ejemplo, las bases de datos privadas pequeñas pueden tener un impacto pequeño sobre ti, mientras que los líderes del nicho pueden cortar de la noche a la mañana tu presencia en el canal del correo. Por eso, es muy recomendable empezar por los grandes actores. Esto incluye lo siguiente:
- Spamhaus Check: recopila IP y dominios maliciosos.
- Unspam: muestra la lista de servicios en listas negras.
- Microsoft: tiene una lista de remitentes bloqueados. Como el sistema envía un informe de no entrega para avisar de que estás en una lista negra, es fundamental revisar el registro de errores o tu bandeja de entrada.
- Proofpoint IP Lookup: es un sistema de machine learning que recopila direcciones IP y emails maliciosos.
- Barracuda Lookup: mantiene un historial de la IP y de la reputación del remitente para decidir sobre la salud y el estado del email a partir de la actividad anterior.
- Cisco: recopila datos de correo y de spam para definir la reputación de la IP, el dominio y los archivos.
- Spamcop: reúne direcciones IP conocidas por transmitir spam o emails no deseados.
- SURBL: se especializa en recopilar datos de reputación.
Después, también puedes comprobar algunos ISP y proveedores de correo populares, como Comcast, EarthLink, Verizon, Google y Yahoo.
Paso 2: Haz una consulta manual
Las bases de datos mencionadas arriba tienen herramientas de consulta sencillas. Se encuentran fácilmente en sus sitios web oficiales. Por eso, visita los enlaces de arriba, busca el formulario, introduce la dirección IP o el nombre de dominio y haz clic en el botón para ejecutar una búsqueda.
Comprobación manual en Spamhaus
Comprobación automática: herramientas para hacer una comprobación de listas negras del correo
Comprobar tu presencia en las listas negras de los principales servicios RBL podría no bastar para quedar limpio. Hay más de 300 proveedores en Internet que podrían afectar en cierta medida a tu presencia en el correo. Cubrir la mayor parte es fundamental para recuperar tus privilegios en el canal del correo.
Sin embargo, comprobarlos todos manualmente lleva mucho tiempo y no es viable en la práctica. Si quieres hacer una inspección a fondo de la reputación de la IP y el dominio, deberías usar herramientas de diagnóstico automáticas para las comprobaciones de listas negras del correo. Te permiten inspeccionar la mayoría de los proveedores de listas negras en minutos, dándote datos en tiempo real sobre la salud de tu IP y tu dominio.
Además, algunas ofrecen funciones para descubrir más información sobre tu dirección de correo, su estado, la reputación del remitente y la entregabilidad. Incluso podrían mostrarte tu contenido y tu diseño de email a ojos de los buzones y los proveedores de servicios de Internet. Considera estas dos opciones populares para ver qué pueden hacer por ti:
Unspam
Unspam es un sólido representante de las herramientas de diagnóstico del nicho. No solo realiza una comprobación completa de listas negras, sino que también ofrece un amplio conjunto de herramientas para diagnosticar, analizar y mejorar los problemas relacionados con el correo.
Con una interfaz intuitiva, permite a cualquiera probar la dirección IP de un servidor de correo frente a los proveedores de listas negras del correo populares sin ninguna habilidad ni conocimiento especial. Funciona rápido y con eficacia, ahorrándote un tiempo precioso.
Aparte de eso, inspecciona la validez de la parte técnica revisando los registros de autenticación SPF, DKIM y DMARC. También calcula tu llegada a la bandeja de entrada, detalla los factores clave de tu campaña, diseño y contenido de correo, e incluso aporta ideas válidas sobre cómo mejorar la tasa de entregabilidad según la reputación de tu remitente.
MXToolBox
MXToolBox es uno de los instrumentos más antiguos y a la vez populares del nicho. Su interfaz puede parecer un poco anticuada y tosca, pero hace lo que debe: ejecutar una comprobación a fondo frente a 100 listas negras del correo basadas en DNS, siendo una solución sencilla pero fiable para empresas de todo el mundo.
Centrado en los servidores de correo, los registros DNS y la entrega del correo, el servicio funciona tanto con direcciones IP como con nombres de dominio, proporcionando a las empresas información crucial sobre su estado en las bases de datos de listas negras.
Los usuarios premium pueden beneficiarse de su funcionalidad extra, que ayuda a identificar y resolver problemas relacionados con la entrega del correo, el filtrado de spam, la configuración del DNS y la salud general del servidor de correo.
También puedes plantearte instrumentos profesionales de comprobación automática de listas negras como nuestro comprobador de listas negras de IP y SenderScore.
Guía paso a paso para eliminar tu correo de las listas negras
Acabar en una lista negra del correo es un escenario común que le puede pasar hasta al mejor de nosotros. Según algunos estudios, el 15% de los email marketers habían estado en una lista negra al menos una vez el año pasado. Como dato alentador, entre las IP y los dominios de envío que analizamos solo el 3% de las direcciones IP aparecen en una lista negra de IP (el 97% están limpias), y solo el 0,28% de los dominios aparecen en una lista negra de dominios. Así que, aunque las inclusiones son lo bastante comunes como para tomarlas en serio, la mayoría de los remitentes que siguen las reglas se mantienen al margen.
La buena noticia es que no es el fin del mundo, aunque desde luego puede detener tu actividad en los canales de correo o anular tus esfuerzos por construir una reputación de marca sólida. Si has descubierto que tu dirección de correo está en una lista negra, tienes que actuar rápido. Eliminar rápido el correo de las listas negras ayuda a evitar las consecuencias y te permite avanzar hacia tus objetivos de email marketing.
Entonces, ¿qué tienes que hacer? Considera este procedimiento detallado de eliminación del correo de las listas negras.
Averigua todos los proveedores de listas negras que te tienen
Antes de pasar a una rutina de eliminación, es fundamental entender a fondo tu problema. Si estás en una lista negra de uno de los líderes del sector, lo más probable es que ya estés en la de algunos otros. Es fundamental hacer una comprobación de listas negras a fondo para definir los proveedores con los que tienes que lidiar para recuperar tu reputación en el canal del correo.
Por eso, abre Unspam o cualquier plataforma profesional de tu elección y haz una consulta a fondo frente a todos los proveedores de listas negras populares. Comprueba no solo tu IP, sino también tu dominio, para evaluar la gravedad de la situación.
Empieza por los líderes del sector
Las consecuencias de estar en una lista negra varían según el proveedor que te haya pillado. Como el tiempo es un factor crítico en los canales de correo y tienes que actuar lo más rápido posible, es preferible empezar por los grandes actores, que pueden afectarte más. Priorizar a los líderes del nicho también es una gran forma de minimizar las secuelas e incluso resolver de antemano los problemas con los proveedores menos populares, ya que pueden tenerte por razones parecidas.
Dicho esto, no descuides a los proveedores de listas negras pequeños. Aunque quizá no afecten mucho a tu actividad de correo, aun así pueden arruinarla a la larga. Además, al inspeccionarlos, podrías obtener pistas útiles sobre problemas potenciales en la salud de tu comunicación por correo o señales tempranas de acabar en una lista negra. Al fin y al cabo, si haces una eliminación, es fundamental quedar limpio al 100 por cien.
Aquí tienes proveedores de listas negras populares en los que tienes que centrarte primero: Composite Blocking List y Spamhaus Block List de Spamhaus, Spamcop, Passive Spam Block List, Invaluement, Barracuda, SURBL y Cisco Talos Intelligence.
Eliminación automática por parte de los ESP
Muchos proveedores de servicios de correo (ESP) de confianza se encargan de la eliminación de sus clientes. Los contactan y los guían para solucionar el problema dándoles recomendaciones. Cuando se hacen todos los ajustes del lado del cliente, se ponen en contacto con los servicios de listas negras para que eliminen a sus clientes de las bases de datos. Si tienes uno de estos ESP, contacta con el equipo y sigue sus instrucciones.
Sin embargo, ¿qué deberías hacer si estás solo o tu ESP no ofrece esta funcionalidad?
Bueno, podrías tener suerte si te han pillado proveedores de listas negras que practican la eliminación por tiempo. Eso significa que eliminan automáticamente las IP de nivel bajo (infractores leves) en un periodo determinado. Por lo general, salir de sus bases de datos lleva una semana o dos; aunque este periodo podría ser más largo si la dirección IP había enviado spam más de una vez o en gran volumen.
Si no tienes tanta suerte con la eliminación automática del correo de las listas negras, es fundamental iniciar un procedimiento de eliminación manual.
Eliminación manual
Diagnostica el problema
Que te pille un operador de listas negras del correo cualquiera es un caso popular para muchas empresas. Es aquí donde tienen que hacer la eliminación manual pidiendo que se elimine su correo de las listas negras. Sin embargo, antes de hacer esto, deben eliminar las razones por las que las pillaron en un principio.
Acotar todos los problemas de tu comunicación en el canal del correo es fundamental. Antes de nada, si no lo haces, un proveedor de listas negras rechazará tu solicitud.
Segundo, si tienes éxito con la eliminación pero el pequeño problema persiste, te arriesgas a acabar en una lista negra otra vez. Cuanto más a menudo te pillen los proveedores de listas negras, más difícil será salir, mantener una presencia sólida en los canales de correo y construir una buena reputación del remitente. Incluso podrías arriesgarte a que tu dominio sea bloqueado de forma permanente. La única salida sería conseguir uno nuevo.
Tercero, lidiar con los problemas te ayuda a crear un informe detallado, necesario para algunos servicios líderes de listas negras. Por eso, tómate tu tiempo y examina a fondo la raíz del problema.
Las razones para acabar en una lista negra pueden variar: podrían ser técnicas, de marketing o de cumplimiento normativo. ¿Por dónde empezar? Aquí tienes algunas pistas sobre lo que deberías hacer primero para localizar un problema:
- Audita los registros de errores. Los registros de errores son el lugar perfecto para encontrar pistas sobre los problemas de tu comunicación por correo. Algunos ISP y proveedores de correo incluso pueden notificártelo.
- Inspecciona la autenticación del correo. Esta es la parte técnica más crítica del correo. Todo debería estar en su sitio y bien configurado. Esto incluye Sender Policy Framework, DomainKeys Identified Mail y Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance. Si dudas de estos registros y ajustes, podrías usar Unspam u otras herramientas para comprobar su validez.
- Escanea la infraestructura del servidor y las medidas de seguridad. Usa software profesional para comprobar tu servidor frente a virus y código malicioso. Asegúrate de que tus medidas de seguridad estén actualizadas y sean fuertes para protegerte de posibles ciberataques y hackeos.
- Examina los feedback loops. Como cualquier cosa, las altas tasas de quejas y de spam son una de las razones más populares para acabar en una lista negra. Lee las quejas y los registros del historial para abordar las causas.
Si aun así no encuentras la razón principal, deberías inspeccionar las recomendaciones específicas de los proveedores de listas negras y comprobar tu presencia e infraestructura de correo según sus factores.
Además, es fundamental revisar tu estrategia y tus prácticas de email marketing. Esta área es grande. Empieza por asegurarte de que tus emails cumplen con todas las normativas y leyes antispam. A medida que captas más suscriptores, se vuelve complicado tener en cuenta todas las normativas y leyes locales. Sin embargo, hay que hacerlo.
Después, revisa tu lista de suscripción para dejarla limpia. A continuación, inspecciona las prácticas de email marketing basadas en el permiso. También ayudaría revisar la cadencia y los modos de comunicación con los suscriptores. ¿Envías emails genéricos? ¿Los bombardeas a la mínima?
Por último, evalúa la calidad de tu contenido y diseño de email. ¿Tu email se ve y se comporta de forma coherente en los distintos dispositivos, tamaños de pantalla y clientes de correo? ¿Aportas valor con cada mensaje?
Pide la eliminación del correo de las listas negras
Después de localizar y solucionar el problema, ha llegado el momento de pedir la eliminación del correo de las listas negras. Según el proveedor, puedes enviar una simple solicitud, contactar con el equipo personalmente o incluso aportar un informe detallado de las acciones que has tomado. Sea cual sea el caso, es importante dar este paso con cautela para cumplir con todos los requisitos y eliminar posibles confusiones en la comunicación.
Además, tienes que aportar información detallada sobre tu empresa en el canal del correo. La mayoría de las veces, esto incluye la dirección IP, el nombre de dominio, el nombre de la empresa, la información de contacto y una descripción detallada de la causa.
Aquí tienes algunas instrucciones breves sobre lo que tienes que hacer con los líderes del sector:
Spamhaus
Según el tipo de inclusión, podrías adoptar pasos específicos. Por eso, lee su guía y sus recomendaciones con atención para cada causa. Anota tus pasos. Asegúrate de tomar medidas preventivas para no volver a acabar en una lista negra.
Barracuda
Aporta información sobre la causa de estar en la lista negra, las acciones tomadas para solucionarlo y una explicación válida. Envía la solicitud para que te eliminen de la lista negra.
Microsoft
Inicia sesión en el sistema con tu cuenta. Rellena el formulario y describe cómo has resuelto el problema.
SpamCop
Aunque la inclusión en SpamCop caduca automáticamente, algunas empresas pueden permanecer en su base de datos. Si tu IP sigue ahí, es muy recomendable contactar con el equipo de SpamCop y resolver la inclusión.
SURBL
Define tu tipo de inclusión y actúa en consecuencia. Aporta información crucial sobre tu empresa. Pide la eliminación del correo de las listas negras a través de su formulario.
Proofpoint IP
Visita la página de solicitud de eliminación PDR y abre un ticket de solicitud. Introduce tu IP y rellena el formulario. Describe la situación y la solución en detalle, y solo entonces envía una solicitud.
Solicitud de eliminación del correo de las listas negras en Barracuda
Monitoriza y vuelve a ejecutar la prueba de consulta
La eliminación lleva tiempo. Algunas empresas lo hacen en una semana, mientras que otras te hacen esperar meses. El periodo depende de muchos factores, como la escala de la lista negra, la razón por la que has acabado en ella, cómo de bien has abordado el problema, el proceso de revisión, la situación actual de los canales de correo, etc. Además, algunos proveedores pueden exigir pasos adicionales después de solicitar la eliminación del correo de las listas negras. Así que ten paciencia, espera y sigue sus directrices.
Además, es fundamental monitorizar tu tasa de entregabilidad con regularidad y volver a ejecutar la prueba de consulta final para asegurarte de que estás a salvo. Tómate tu tiempo incluso después de que el sistema te haya enviado una notificación oficial. Por norma general, actualizar la base de datos y eliminar tu registro lleva de 24 a 48 horas.
Por último, si una solicitud de eliminación es rechazada, hay dos formas de afrontar esta situación.
Primero, podrías apelar la decisión. Revisa los comentarios y la razón del rechazo. Soluciona el problema y vuelve a pedir la eliminación del correo de las listas negras.
La segunda salida es crear un dominio nuevo o usar otra dirección IP. Aunque esto puede exigir construir tu sender score desde cero, podría ser una solución si necesitas gastar muchos recursos para salir de la lista o la causa por la que estás en ella es demasiado grave.
Toma medidas preventivas
La triste verdad sobre las listas negras es que puede volver a pasar. Para empeorar las cosas, si sigues acabando en estas bases de datos, puedes arruinar todo lo que ya has construido. El proceso de eliminación para las empresas reincidentes puede ser más duro, más riguroso, más costoso en recursos y más lento que para los recién llegados.
Por eso, reducir las posibilidades de que las listas negras del correo vuelvan a marcarte es vital. La buena noticia es que todo lo que tienes que hacer es seguir las reglas, las instrucciones y los términos y condiciones que proporcionan los proveedores de listas negras. Adopta las prácticas recomendadas en tu rutina de desarrollo del correo. Establece nuevas reglas para los miembros del equipo y forma a todos sobre las buenas prácticas del nicho. Consulta nuestra lista de medidas preventivas para tomar ventaja.
Buenas prácticas frente a las listas negras
El principal problema con las listas negras del correo es que no siguen un único estándar. Cada servicio tiene su diagrama de seguridad para eliminar los emails "malos" a distintos niveles. Pero eso no significa que no puedas colaborar con ellos.
Los proveedores de listas negras tienen un objetivo. Animan a las empresas y a los email marketers individuales a crear un lugar seguro para los usuarios en Internet, en particular en los canales de correo, mediante su actividad. Ofrecen recomendaciones para ayudar a las empresas a enviar emails de forma responsable.
Aquí tienes la lista de buenas prácticas aprobadas por la mayoría de los proveedores de listas negras. Adóptalas en tu rutina de email marketing para mantenerte lejos del terreno de las listas negras.
Construye tu lista de suscripción poco a poco
Siempre es tentador duplicar tu lista de suscripción de golpe y aumentar tu público objetivo comprando contactos de suscriptores, sobre todo cuando eres una startup. Pero esto es una práctica prohibida.
Al hacerlo, violas las normativas de privacidad y las leyes de seguridad que establecen CAN-SPAM y el GDPR, por no hablar de la falta de respeto a tus clientes. Además, muchas listas compradas están llenas de trampas de spam, direcciones inválidas y contactos antiguos. Por eso, construye una lista de suscripción sana y limpia captando suscriptores poco a poco mediante un proceso de verificación en dos pasos.
Limpia la lista de suscripción con regularidad
Junto con construir una lista de suscripción de calidad, es fundamental limpiarla con regularidad. Según algunos estudios, se degrada de forma natural cada año porque los clientes cambian o abandonan sus direcciones de correo. Si conservas contactos inválidos en la lista, te arriesgas a aumentar las tasas de rebote blando y de rebote que podrían dar señales a los proveedores de listas negras.
Por eso, limpia la lista de suscripción cada medio año usando herramientas de validación de correo. Estos instrumentos profesionales te ayudan a comprobar la legitimidad de las direcciones de correo e identificar los registros inválidos, inactivos y temporales. Según el tipo de contacto, puedes incluirlo en una campaña de reactivación o eliminarlo de inmediato.
Pide a tus suscriptores que te añadan a su "lista blanca"
Algunos emails pueden dirigirse automáticamente a las carpetas de spam de los destinatarios. Esto puede pasarles incluso a las grandes empresas. Una forma de evitar este destino es pedir amablemente a tus suscriptores que te añadan a su "lista blanca".
Añadir un email a la "lista blanca" implica que los usuarios te aprueban moviendo tu email a su bandeja de entrada principal. Esto les indica a los proveedores de correo que los usuarios confían en tu marca y aprecian tu comunicación.
Perfecciona la parte técnica
La parte técnica de tu comunicación por correo es cada vez más importante para los proveedores de correo, los ISP y los proveedores de listas negras. Si no tienes firma digital o tu registro DMARC es incorrecto, tu correspondencia por correo se puede comprometer fácilmente, abriendo las puertas a los ciberataques. Esta brecha es mucho más común de lo que la mayoría de los remitentes cree: entre los dominios que analizamos, el 42% todavía no tiene ninguna política DMARC, lo que los deja totalmente expuestos a la suplantación y a las inclusiones en listas negras que le siguen. Por eso, tómate en serio el proceso de autenticación e introduce estas medidas:
- Autentica tus direcciones IP con SPF.
- Configura las firmas DKIM para tus mensajes.
- Protege tu dominio con la autenticación DMARC.
- Publica el registro BIMI.
- Sé coherente con las direcciones de remitente.
- Usa nombres "de" amigables para las personas.
Además, es fundamental garantizar la seguridad de tu servidor. Si usas uno de los principales ISP, no deberías preocuparte, ya que la empresa hace todo el trabajo pesado. Sin embargo, si gestionas tu propio servidor, es fundamental protegerlo del malware o los bots mediante software profesional.
No actúes como un spammer
Si no quieres que te vean como un spammer, no actúes como uno. Eso significa que deberías seguir las buenas prácticas al ejecutar campañas de correo, crear diseños de email y, en particular, contenido. Por ejemplo, por muy tentador que sea, es fundamental evitar palabras que activan el spam como "Compra ya", "Actúa rápido" u "Oferta por tiempo limitado" en el asunto y el cuerpo del email. Entre otras recomendaciones están:
- Haz que los emails sean relevantes para las necesidades, preferencias y expectativas de tu público objetivo.
- Crea mensajes hiperpersonalizados y muy segmentados.
- No reutilices la misma plantilla una y otra vez. Haz una comunicación diversa y rica.
- Aporta valor con cada mensaje.
- Aumenta la interacción con tu marca mediante distintas campañas.
- Crea diseños responsive y adaptados al móvil con herramientas profesionales como Postcards de Designmodo.
- Cuida el formato y evita errores en el cuerpo del email.
- Encuentra la cadencia perfecta para tu segmento de mercado.
- Ofrece a los suscriptores una opción clara para darse de baja de los emails.
Verifica tu lista de suscripción y tus emails
La verificación de correo en tiempo real es quizá una de las mejores formas de evitar las listas negras y, al mismo tiempo, mejorar la entregabilidad, el contenido y el diseño del email. Hecho por herramientas automáticas profesionales, este paso es imprescindible para las campañas de correo, sin importar su tamaño ni su escala. No solo perfecciona la higiene de la lista, sino que también salva toda la campaña de echarse a perder.
Por eso, introduce este paso antes del despliegue. Podrías usar Unspam o servicios similares para verificar emails, inspeccionar la entregabilidad y obtener ideas cruciales sobre el rendimiento del contenido y el diseño de tu email.
Fragmento visual de la infografía "How to Avoid Email Spam Filters", de Giraffe Social
¿Cuál es el beneficio de usar opt-ins activos en el email marketing?
Los opt-ins activos, comúnmente llamados doble opt-in, ofrecen una capa de protección y precisión al construir tu lista de correo. A diferencia de los opt-ins únicos, que solo requieren que los usuarios introduzcan su dirección de correo una vez, el doble opt-in pide un paso adicional: una confirmación por parte del suscriptor. Esto garantiza que el email proporcionado es correcto y que la persona realmente quiere recibir tus comunicaciones.
¿Por qué elegir los opt-ins activos?
- Reducen las entradas inválidas: al incorporar un segundo paso de confirmación, reduces mucho la probabilidad de que entren en tu base de datos direcciones de correo falsas o mal escritas. Este paso ayuda a mantener una lista de correo limpia y precisa.
- Mejoran la entregabilidad: con menos emails rebotados por direcciones incorrectas, es más probable que tus emails lleguen a los destinatarios previstos. Una mejor entregabilidad significa más interacción y eficacia en tus campañas.
- Protegen tu reputación: una lista más limpia lleva a menos quejas de spam, lo que ayuda a preservar la reputación de tu envío. Una buena reputación es fundamental para garantizar que los principales proveedores de correo no marquen tus emails como spam.
- Garantizan suscripciones intencionadas: solo quienes están realmente interesados en tu contenido completarán el proceso de doble opt-in. Esto da como resultado un público más interesado, propenso a mayores tasas de conversión e interacción.
Usar opt-ins activos ofrece un enfoque estructurado para construir una lista de correo de alta calidad. Se trata de calidad por encima de cantidad, garantizando que cada email enviado tenga el potencial de enganchar y convertir.
Conclusión
Estar en una lista negra puede convertirse en un escenario terrible para muchas empresas, sin importar su tamaño, antigüedad, producto ni público objetivo. Desde la caída de los indicadores clave de rendimiento hasta la merma de la reputación del remitente, pasando por quedar aislada por completo del terreno del correo, puede tener secuelas duras para la actividad de marketing de la empresa y su presencia en el mercado. Entender y seguir el proceso de eliminación del correo de las listas negras puede ayudarte a recuperar la reputación de tu correo y a mejorar la eficacia de tus comunicaciones por correo.
Para empeorar las cosas, descubrir que tu empresa está en una lista negra puede ser una sorpresa total. Como los proveedores de listas negras no envían notificaciones de este tipo, las empresas deberían hacer comprobaciones manuales o automáticas cuando vean las primeras señales de una posible inclusión.
La buena noticia es que acabar en una lista negra no es el fin del mundo. Las empresas pueden pedir la eliminación del correo de las listas negras. Este procedimiento requiere acotar las causas que han activado los filtros de las listas negras, eliminarlas arreglando las campañas y la infraestructura de correo, y presentar una solicitud oficial. Según el proveedor de listas negras, puede llevar tiempo e incluso un esfuerzo extra. Sin embargo, es la única forma de quedar limpio y recuperar la reputación de tu remitente en el canal del correo.
