Vous voulez identifier la cause première du fait que votre newsletter façonnée à la main, hyper-personnalisée et parfaitement segmentée finisse dans le dossier spam, ou ne soit pas livrée du tout à vos utilisateurs Microsoft ?
Une mauvaise délivrabilité est un problème courant dans beaucoup d’entreprises, tous secteurs confondus. Pire, la cause est souvent difficile à cerner, car de nombreuses raisons peuvent dresser des obstacles sur la route d’un responsable emailing vers une prospection réussie et de superbes indicateurs de campagne dans Outlook ou Hotmail.
Ce peut être, par exemple, les algorithmes antispam rigoureux de Microsoft qui coupent l’activité, un score d’expéditeur trop bas, ou une inscription sur une blacklist, car passer dans le viseur des organismes de lutte antispam entraîne de nombreuses conséquences fâcheuses pour un expéditeur. Ces inscriptions sont plus rares que ne le craignent beaucoup d’expéditeurs, mais loin d’être anodines : sur les adresses IP d’envoi que nous testons, 3 % figurent sur une blacklist d’adresses IP et 97 % restent propres. Avant même d’arriver à SNDS, il vaut la peine de passer votre adresse IP d’envoi dans un IP blacklist checker pour écarter la cause la plus évidente d’une mauvaise livraison. Ce peut même être un engagement faible, avec des abonnés qui déposent une plainte ou déplacent d’office votre e-mail dans le dossier spam.
Bonne nouvelle : avec le bon instrument, vous pouvez relever ce défi en cernant l’origine de votre mauvaise délivrabilité et en ajustant votre campagne pour qu’elle atteigne ses objectifs la fois suivante. Les outils ne manquent pas, mais pour les utilisateurs Microsoft, rien ne fait remonter les problèmes de vos campagnes e-mail mieux que Microsoft Smart Network Data Services.
Qu’est-ce que Microsoft Smart Network Data Services (SNDS) ?
Microsoft Smart Network Data Service (aussi appelé SNDS) est une plateforme puissante créée par Microsoft pour épauler les responsables emailing dans leur travail. C’est un service gratuit qui livre des indications utiles et, surtout, pertinentes sur la performance des campagnes : trafic e-mail, livraison et réputation d’expéditeur.
Comme le Postmaster de Google ou Unspam, il fait remonter les problèmes cachés et aide à les résoudre, en s’appuyant sur une analyse puissante et un cœur analytique, pour une prospection à fort impact et une communication utile et productive entre expéditeurs et destinataires. C’est un excellent outil pour analyser les abonnés qui utilisent les services Microsoft comme Outlook.com, Hotmail ou Live.com.
Quels indicateurs SNDS mesure-t-il ?
Microsoft SNDS vise à donner une vue large du comportement d’envoi d’une adresse IP. En l’intégrant à leur routine emailing, les entreprises peuvent donc mesurer et évaluer correctement plusieurs indicateurs de performance clés.
En règle générale, SNDS donne des indications sur la santé de l’adresse IP, les données de messagerie, le courrier infecté par un virus, l’hébergement de logiciels malveillants et le statut de proxy ouvert. En emailing, ce sont surtout la santé de l’adresse IP et les données de messagerie qui vous intéressent : elles couvrent la période d’activité, les données de trafic (commandes RCPT, commandes DATA et destinataires des messages) et les données sur le courrier indésirable (résultats des filtres, signalements de plaintes, touches de spam traps).
Plus précisément, SNDS vous renseigne sur des indicateurs utiles comme :
- Le taux de spam, qui indique le pourcentage d’e-mails ayant déclenché les filtres antispam ou placés dans le dossier spam par les utilisateurs.
- Le taux de plaintes pour spam, qui indique le nombre de plaintes déposées contre vos envois.
- Le taux de bounce, qui indique le pourcentage d’e-mails non livrés et retournés à l’expéditeur, pour des raisons temporaires ou permanentes.
- Le volume d’e-mails, qui indique le nombre de messages envoyés depuis vos adresses IP vers l’ensemble des comptes Microsoft.
- Le score de filtrage, qui indique le résultat des filtres pour vos messages envoyés uniquement vers des comptes Microsoft.
- La réputation de l’adresse IP, directement corrélée au score d’expéditeur, qui indique si Microsoft juge la marque fiable.
Microsoft Smart Network Data Service
Les raisons d’utiliser Microsoft SNDS
La première raison d’utiliser SNDS, c’est la part de marché considérable de Microsoft dans l’e-mail. Il figure parmi les trois fournisseurs de messagerie les plus utilisés aux États-Unis et en Europe : vous avez donc probablement beaucoup d’abonnés qui passent par ses services. Rien ne vaut SNDS pour comprendre la cause d’une mauvaise délivrabilité chez les utilisateurs Outlook ou Hotmail.
Autre bonne raison : SNDS fournit des données pertinentes et actionnables, qui nourrissent des décisions justes et bien informées sur vos campagnes. C’est une source fiable pour améliorer la délivrabilité, l’engagement, les réactions positives des abonnés, et ipso facto le ROI, le score et la réputation de l’entreprise. Pour situer vos propres chiffres, le score de santé mondial de la délivrabilité s’établit aujourd’hui à 87 sur 100 : une réputation d’adresse IP saine dans SNDS doit suivre ce repère d’assez près.
Enfin, le service sait détecter les serveurs compromis, les botnets, les virus et les activités malveillantes. Votre entreprise peut ainsi participer activement au canal e-mail, lutter contre les acteurs malveillants et garder l’écosystème et les échanges sûrs.
Comment obtenir l’accès à Microsoft Smart Network Data Service ?
Pour commencer à utiliser Microsoft SNDS, une entreprise doit obtenir l’accès à la plateforme. La procédure est simple et ne demande aucune compétence technique particulière, mais elle passe par plusieurs étapes importantes.
Avant tout, l’entreprise doit prouver qu’elle possède bien son adresse IP, condition indispensable pour accéder aux données de SNDS. Pour cela, elle doit être enregistrée auprès du contact abuse de confiance. En interrogeant le WHOIS, elle doit vérifier et récupérer les informations d’enregistrement de son adresse IP, comme la date d’enregistrement, la localisation et les détails du réseau, puis s’assurer que tout est correct et légitime.
Si l’entreprise passe par une plateforme emailing professionnelle qui lui fournit ses adresses IP, elle peut contacter le support concerné et régler la question avec lui.
L’entreprise peut ensuite passer à l’inscription chez Microsoft, qui suit ces étapes de base :
Rendez-vous sur le portail Microsoft Smart Network Data Service. Connectez-vous avec vos identifiants, en saisissant votre adresse e-mail ou votre numéro de téléphone, puis votre mot de passe. Si vous n’avez pas de compte Microsoft, rendez-vous sur leur portail et créez un compte en suivant les instructions.
Une fois dans Microsoft SNDS, l’utilisateur doit demander l’accès au réseau dont il a la charge. Allez sur la page de demande et saisissez l’adresse IP que vous voulez suivre et inspecter. Quatre formats sont acceptés : adresse IP unique, plage d’adresses IP, CIDR et ASN. Choisissez celui qui vous convient le mieux. Si vous gérez plusieurs adresses IP, vous devez toutes les saisir.
À noter : vous pouvez déposer plusieurs demandes séparées si l’ajout d’une plage d’adresses IP vous met mal à l’aise. Autre point à retenir : le processus d’autorisation est automatique, des erreurs peuvent donc survenir. Adressez vos questions à la page FAQ ou signalez un problème, puis attendez sa résolution.
Pendant l’autorisation, le système récupère les informations d’enregistrement de l’adresse IP auprès de deux sources, le reverse DNS et le WHOIS, pour confirmer la propriété. Il est donc crucial de vérifier au préalable que tout y est correct. Le reverse DNS est une barre basse que la plupart des expéditeurs franchissent déjà : nos données de benchmark montrent que 98 % des adresses IP d’envoi que nous testons ont un reverse DNS valide, et ce sont les 2 % qui en manquent qui trébuchent précisément ici.
Comme une entreprise peut détenir plusieurs adresses IP, la page suivante affiche parfois non pas une adresse e-mail mais une liste, pour confirmation. Choisissez l’adresse, connectez-vous et confirmez la propriété en cliquant sur le lien contenu dans l’e-mail de confirmation envoyé par Microsoft. SNDS n’accorde l’accès au système et à tous les sous-réseaux annoncés par cet ASN qu’après la bonne réception de cet e-mail d’autorisation.
L’onglet de demande d’accès dans Microsoft SNDS
Comment consulter Microsoft Smart Network Data Services ?
Cet outil donne des indications précises et en temps réel sur l’activité e-mail des adresses IP d’une entreprise à travers les plateformes Microsoft : c’est une vaste source de données pour suivre et analyser la santé de l’adresse IP et de la stratégie emailing. La première chose à faire est donc d’examiner l’onglet du statut de l’adresse IP, qui rassemble toutes les informations essentielles pour améliorer la prospection et la communication avec les utilisateurs Microsoft. Voici les étapes de base :
Connectez-vous à votre compte Microsoft et rendez-vous dans SNDS. Le chemin est en principe celui-ci : Settings > Email Services > Postmaster Tools > Microsoft SNDS. La page affiche la liste des adresses IP autorisées, avec des indicateurs de base : résultats des filtres (Filter Results), statut de blocage (Blocked Status), touches de spam traps (Trap Hits) et taux de plaintes (Complaint Rate). Choisissez celle que vous voulez examiner de près.
En cliquant sur View Details, vous obtenez des informations détaillées sur l’adresse IP choisie : période d’activité, commandes RCPT, commandes DATA, taux de spam et taux de plaintes.
Vous pouvez télécharger un rapport CSV et exporter le détail pour l’analyser avec d’autres outils.
Quand vous travaillez dans SNDS, il est crucial d’examiner ces indicateurs :
- La réputation de l’adresse IP
- Les résultats des filtres
- Le statut de blocage
- Les touches de spam traps
- Les commandes RCPT et les commandes DATA
Comment interpréter les données ?
Voici un décodage rapide des données de SNDS.
La réputation de l’adresse IP
Le plus grand avantage de SNDS, c’est que l’entreprise peut évaluer la santé de son adresse IP. Microsoft la calcule en secret, via ses algorithmes internes, mais fournit malgré tout les données qui permettent de la comprendre. Le système signale le niveau de confiance par un code couleur. Il existe trois statuts :
- Le vert signifie une réputation élevée. Microsoft fait confiance à vos échanges avec ses clients.
- Le jaune signifie une réputation moyenne, mais encore positive. Vous pouvez donc rencontrer de temps à autre des problèmes de livraison.
- Le rouge signifie une mauvaise réputation. Les services Microsoft ont de fortes chances de rejeter ou de bloquer vos envois.
Les résultats des filtres
Autre zone à examiner : les résultats des filtres, qui renseignent sur les taux de spam et sur les plaintes déposées par les utilisateurs Microsoft contre vos envois. À noter : recevoir des plaintes pour spam est parfaitement normal, car de nombreux facteurs pèsent sur ces indicateurs. Leur volume doit toutefois rester dans les repères du secteur et les standards des ESP.
Selon Microsoft, un résultat de filtrage inférieur à 10 % est acceptable. Vos e-mails passent alors la plupart du temps à côté des filtres antispam et provoquent peu de plaintes, ce qui signale une bonne réputation d’expéditeur et de bonnes pratiques emailing.
Un résultat de filtrage supérieur à 10 % traduit un mauvais comportement d’expéditeur : vos échanges posent problème et vos e-mails sont classés comme spam.
Passons au taux de plaintes.
- Un taux de plaintes inférieur à 0,1 %. C’est considéré comme bon : vos abonnés sont engagés et globalement satisfaits de vos envois.
- Un taux de plaintes supérieur à 0,1 %. La progression de cet indicateur signale des problèmes dans vos échanges, votre contenu et vos méthodes de livraison. Elle peut aussi abîmer votre score et votre réputation d’expéditeur.
Enfin, prêtez attention aux Red Days. Cet indicateur signale les jours où l’activité e-mail d’une entreprise a déclenché les filtres antispam.
- Red Days = 0. Vos e-mails sont arrivés en boîte de réception.
- Red Days > 0. Sur cette période, vos e-mails ont connu des taux de spam plus élevés ou des problèmes de délivrabilité.
Ces informations vous aident à analyser et à ajuster vos habitudes de communication et votre cadence d’envoi.
Le statut de blocage
Le statut de blocage est capital : il montre les restrictions qui pèsent sur votre adresse IP et les limites de votre activité dans le canal e-mail. Deux résultats sont possibles.
Un statut de blocage à « No » signifie que votre adresse IP peut envoyer sans limite, car les services Microsoft ne la bloquent pas.
Un statut de blocage à « Yes » signifie que votre adresse IP est bloquée et empêchée d’agir dans le canal e-mail. Il est crucial d’examiner le problème à fond, d’en traiter la cause et de retrouver votre présence dans le canal.
Les touches de spam traps
Comme les spam traps se glissent jusque dans des listes d’abonnés parfaitement propres et régulièrement entretenues, beaucoup d’entreprises tombent dessus. En rencontrer un très petit nombre reste acceptable pour les fournisseurs de messagerie et les ESP. Mais dès que ce nombre grimpe, l’entreprise risque d’être étiquetée comme acteur malveillant, de se retrouver sur une blacklist ou d’être coupée du canal e-mail pour violation de la loi ou pour adoption de mauvaises pratiques emailing.
Les touches de spam traps permettent d’évaluer la situation : l’indicateur compte le nombre de fois où vous avez touché un spam trap de Microsoft. À 0, tout va bien, vous n’avez rencontré aucun piège. Au-dessus de 0, il faut passer votre liste d’abonnés au crible pour faire remonter les pièges et les adresses recyclées, puis les retirer aussitôt.
Les commandes RCPT et les commandes DATA
Ces deux indicateurs décrivent l’activité e-mail de l’entreprise, ce qui aide à s’assurer que vos volumes d’envoi n’effraient ni vos abonnés ni les fournisseurs de messagerie. C’est particulièrement critique pour une entreprise en phase de warm-up.
- Les commandes RCPT indiquent le nombre total d’abonnés qui ont reçu vos e-mails.
- Les commandes DATA indiquent le nombre total de messages transmis par votre adresse IP.
Amplifier Microsoft Smart Network Data Services avec Unspam
L’un des meilleurs moyens d’amplifier votre travail dans Microsoft Smart Network Data Services, c’est de l’associer à Unspam. Parmi les tests antispam et les tests de délivrabilité les plus fiables du web, il révèle les problèmes cachés que SNDS laisse de côté et aide les responsables emailing à prendre des décisions justes et pertinentes.
Unspam inspecte par exemple de près le volet technique d’une newsletter, en particulier l’authentification. Il vérifie que vos enregistrements SPF, DKIM et DMARC sont pertinents et correctement configurés. Il analyse aussi à fond le contenu, décisif pour l’engagement des lecteurs. En le confrontant aux bonnes pratiques du secteur, Unspam fait remonter les faux pas et les éléments critiques : ratio texte/image, texte obscurci, liens cassés, formulations trop insistantes, autant de choses qui peuvent ruiner la livraison du message et abîmer le score et la réputation de l’expéditeur en provoquant du spam et des plaintes.
Conclusion
SNDS est un service en ligne gratuit, créé pour aider les responsables emailing à inspecter et à analyser leurs échanges avec les utilisateurs Microsoft. Comme le Postmaster de Google, il collecte des informations décisives sur les campagnes (résultats des filtres, statut de blocage) et sur l’activité de l’entreprise dans le canal e-mail (commandes RCPT et DATA), que l’expéditeur peut mettre à profit pour améliorer sa stratégie, ses campagnes et ses interactions avec son audience cible.
SNDS s’utilise facilement. Il suffit de rejoindre le système avec votre compte Microsoft et de prouver que vous possédez votre adresse IP, en suivant la procédure de base. La navigation est simple et les indicateurs sont clairement présentés. Vous pouvez aussi télécharger les données collectées au format CSV pour les analyser plus loin. Si vos résultats sont mauvais, lisez notre guide sur la façon de corriger les problèmes de délivrabilité chez Outlook.
Pour amplifier votre expérience de SNDS et obtenir des données en temps réel encore plus précises sur vos campagnes, d’autres services comme Unspam sont vivement recommandés pour contrôler la délivrabilité et tester le spam. Associer SNDS à une surveillance de la délivrabilité récurrente permet en outre de repérer les décrochages de réputation au moment où ils se produisent, plutôt que des jours plus tard, quand la livraison a déjà souffert. Ensemble, ils offrent à l’entreprise une inspection complète du contenu, du volet technique, des indicateurs de performance clés et de l’activité dans le canal e-mail, autant d’éléments vitaux pour décider en connaissance et apporter les améliorations nécessaires à l’engagement et à la rétention.
