¿Quieres averiguar la causa de fondo por la que tu newsletter digital, hecha a mano, hiperpersonalizada y perfectamente segmentada, ha acabado en la carpeta de spam o directamente no se ha entregado a tus usuarios de Microsoft?
La mala entregabilidad del correo es un problema habitual para muchas empresas de todos los sectores. Para colmo, puede ser un reto entender la causa que hay detrás, ya que muchos motivos pueden sembrar de obstáculos el camino de un email marketer hacia una comunicación exitosa y unas métricas de campaña espléndidas en Outlook o Hotmail.
Por ejemplo, pueden ser los rigurosos algoritmos antispam de Microsoft los que frenan la actividad, un sender score bajo o acabar en listas negras, ya que entrar en el radar de los organismos reguladores antispam puede tener numerosas repercusiones perjudiciales para los remitentes. Acabar en listas negras es más raro de lo que muchos remitentes temen, pero está lejos de ser algo trivial: entre las IP de envío que analizamos, el 3% aparece en una lista negra de IP mientras que el 97% se mantiene limpio. Antes incluso de llegar a SNDS, merece la pena pasar tu IP de envío por un comprobador de listas negras de IP para descartar la causa más evidente de una mala entrega. También puede ser una interacción pobre con unos suscriptores que registran quejas o mueven tu email a la carpeta de spam por defecto.
La buena noticia es que, con el instrumento adecuado, puedes superar este reto identificando la raíz de tu mala entregabilidad del correo y ajustando tu campaña en consecuencia para que la próxima vez cumpla tus objetivos. Hay muchas herramientas para este trabajo, pero cuando se trata de usuarios de Microsoft, no hay mejor forma de sacar a la luz los problemas de tus campañas de correo que usar Microsoft Smart Network Data Services.
¿Qué es Microsoft Smart Network Data Services (SNDS)?
Microsoft Smart Network Data Service (también conocido como SNDS) es una potente plataforma creada por Microsoft para ayudar a los email marketers en sus esfuerzos. Es un servicio gratuito que aporta información útil y, sobre todo, relevante sobre el rendimiento de las campañas de correo, como el tráfico de correo, la entrega y la reputación del remitente.
Al igual que Postmaster de Google o Unspam, saca a la luz problemas ocultos y ayuda a los profesionales del marketing a resolverlos gracias a un potente escaneo y a un núcleo analítico que garantizan una comunicación de alto impacto, significativa y productiva entre remitentes y destinatarios. Es una gran herramienta para analizar a los suscriptores que usan servicios de Microsoft como Outlook.com, Hotmail o Live.com.
¿Qué métricas mide SNDS?
Microsoft SNDS busca ofrecer una visión amplia del comportamiento de envío de correo de una IP. Por eso, al incorporarlo a tu rutina de email marketing, las empresas pueden medir y valorar correctamente múltiples métricas clave del rendimiento del correo.
En general, SNDS aporta información sobre la salud de la dirección IP, los datos de correo, el correo infectado con virus, el alojamiento de malware y el estado de proxy abierto. En el email marketing, puede interesarte sobre todo la salud de la IP y los datos de correo, que cubren la analítica del periodo de actividad, los datos de tráfico (comandos RCPT, comandos DATA y destinatarios de los mensajes) y los datos de correo no deseado (Filter results, informes de quejas, impactos en trampas)
Para ser más precisos, con SNDS puedes obtener conocimiento relevante sobre métricas de correo tan útiles como:
- La tasa de spam, que muestra el porcentaje de emails que activaron los filtros de spam o que los usuarios pusieron en la carpeta de spam.
- La tasa de quejas de spam, que muestra el número de quejas registradas contra tu comunicación.
- La tasa de rebote, que muestra el porcentaje de emails que no se entregaron y se devolvieron al remitente por motivos temporales o permanentes.
- El volumen de correo, que muestra el número de mensajes enviados desde tus IP a todas las cuentas de Microsoft.
- La puntuación de filtrado, que muestra el resultado del filtro para los mensajes que envías solo a cuentas de Microsoft.
- La reputación de la IP, que se correlaciona directamente con el sender score y muestra si Microsoft considera fiable a la marca.
Microsoft Smart Network Data Service
Razones para usar Microsoft SNDS
La razón principal para usar SNDS es que Microsoft tiene una gran cuota del mercado del correo. Está entre los tres proveedores de correo más populares de EE. UU. y Europa, así que puedes tener muchos suscriptores que dependen de sus servicios. No hay mejor forma de entender la causa de tu mala entregabilidad del correo con los usuarios de Outlook o Hotmail que usar SNDS.
Otra buena razón es que SNDS aporta datos relevantes y accionables que impulsan decisiones bien fundamentadas y precisas en tus campañas de correo. Puede ser una fuente de datos fiable para lograr una mejor entregabilidad del correo, más interacción, una respuesta positiva de los suscriptores y, ipso facto, un mejor ROI y una puntuación y reputación de empresa reforzadas. Para poner tus propias cifras en contexto, la puntuación global de salud de la entregabilidad del correo se sitúa ahora mismo en 87 sobre 100, así que una reputación de IP sana en SNDS debería moverse muy cerca de ese benchmark.
Por último, el servicio puede detectar servidores comprometidos, botnets, virus y actividad maliciosa. Con eso, tu empresa puede participar de forma proactiva en el canal del correo, combatiendo a los actores maliciosos y manteniendo seguros el ecosistema y la comunicación.
¿Cómo conseguir acceso a Microsoft Smart Network Data Service?
Para empezar a usar Microsoft SNDS en su email marketing, las empresas necesitan conseguir acceso a la plataforma. Este procedimiento es sencillo y no exige conocimientos técnicos especiales, pero requiere dar varios pasos importantes.
Antes de nada, las empresas deben verificar la titularidad de su dirección IP, algo esencial para acceder a los datos de SNDS. Para ello, deben estar registradas con el contacto de abuso de confianza. Con la herramienta de consulta WHOIS, deben comprobar y recuperar el registro de su IP, como la fecha de registro, la ubicación y los detalles de red, y asegurarse de que todo es correcto y legítimo.
Si las empresas usan plataformas profesionales de email marketing que les proporcionan direcciones IP, pueden ponerse en contacto con el equipo de soporte correspondiente y resolver esta cuestión con ellos.
Después, las empresas pueden seguir con el registro en Microsoft. Esto implica los siguientes pasos básicos:
Ve al portal de Microsoft Smart Network Data Service. Inicia sesión con tus credenciales introduciendo tu email o número de teléfono y después tu contraseña. Si no tienes una cuenta de Microsoft, entra en su portal y crea una cuenta nueva siguiendo sus indicaciones.
Tras entrar en Microsoft SNDS, el usuario debe solicitar acceso a la red de la que es responsable. Ve a la página de solicitud e introduce la dirección IP que quieres seguir e inspeccionar. Puedes añadirla en cuatro formatos: dirección IP única, rango de direcciones IP, CIDR y ASN. Elige el que mejor te encaje. Si gestionas más de una dirección IP, tienes que introducirlas todas.
Ten en cuenta que puedes usar varias solicitudes de IP si no te sientes cómodo añadiendo un rango de direcciones IP. Otra cosa importante que recordar es que el proceso de autorización ocurre de forma automática. Por eso, pueden producirse errores. Dirige cualquier duda a la página de preguntas frecuentes o notifica un problema y espera hasta que se resuelva.
Durante el proceso de autorización, el sistema obtiene los detalles de registro de la dirección IP de dos fuentes de datos, el DNS inverso y WHOIS, para confirmar la titularidad. Por eso, es crucial asegurarse de antemano de que todo está correcto en ellas. El DNS inverso es un listón bajo que la mayoría de los remitentes ya supera: nuestros datos de benchmark muestran que el 98% de las IP de envío que analizamos tiene un DNS inverso válido, así que ese 2% que carece de él suele tropezar justo aquí.
Como una empresa puede tener varias direcciones IP, en la página siguiente puede ver no una sino una lista de direcciones de correo con fines de confirmación. Elige la dirección de correo, inicia sesión y verifica tu titularidad haciendo clic en el enlace del email de confirmación que envía Microsoft. Solo tras la recepción correcta del email de autorización, SNDS concede al usuario acceso al sistema y a todas las subredes anunciadas por ese ASN.
Pestaña Request Access en Microsoft SNDS
¿Cómo comprobar Microsoft Smart Network Data Services?
Como herramienta que aporta información precisa y en tiempo real sobre la actividad de correo de las direcciones IP de una empresa en las plataformas de Microsoft, ofrece una amplia fuente de datos para seguir y analizar la salud de la IP y de la estrategia de email marketing. Por eso, lo primero que hay que hacer es examinar la pestaña de estado de la IP, que reúne toda la información esencial para mejorar tus envíos y tu comunicación con los usuarios de Microsoft. Aquí tienes los pasos básicos:
Entra en tu cuenta de Microsoft y ve a SNDS. Debería estar accesible en esta ruta: Settings > Email Services > Postmaster Tools > Microsoft SNDS. En la página verás una lista de direcciones IP autorizadas con métricas básicas como Filter Results, Blocked Status, Trap Hits y Complaint Rate. Elige la que quieras inspeccionar de cerca.
Al hacer clic en View Details, puedes obtener información detallada sobre la dirección IP seleccionada, incluidos Activity Period, RCPT Commands, DATA Commands, Spam Rate y Complaint Rate.
Puedes descargar un informe CSV y exportar los detalles para analizar los datos con otras herramientas.
Cuando trabajas en SNDS, es crucial inspeccionar estas métricas:
- Reputación de la IP (IP Reputation)
- Filter Results
- Blocked Status
- Trap Hits
- RCPT Commands y DATA Commands
¿Cómo interpretar los datos?
Aquí tienes un desglose rápido de cómo interpretar los datos de SNDS.
Reputación de la IP
La mayor ventaja de SNDS es que las empresas pueden evaluar la salud de su IP. Aunque Microsoft la calcula en secreto con sus algoritmos internos, sigue dando a las empresas los datos para entenderla. El sistema usa un método por código de colores para indicar la fiabilidad. Hay tres estados:
- El verde significa una reputación alta. Microsoft confía en tu comunicación por correo con sus clientes.
- El amarillo significa una reputación moderada pero todavía positiva. Por eso, puedes tener algún problema puntual con la entrega del correo.
- El rojo significa mala reputación. Es probable que los servicios de Microsoft rechacen o bloqueen tu comunicación por correo.
Filter Results
Otra área que examinar son los Filter Results, que contienen información sobre las tasas de spam y las quejas que los usuarios de Microsoft han registrado contra tu comunicación por correo. Ten en cuenta que es perfectamente normal tener quejas de spam, ya que muchos factores influyen en estas métricas. Sin embargo, su cantidad debe mantenerse dentro de los benchmarks del sector y de los estándares de los ESP.
Según Microsoft, unos Filter Results inferiores al 10% se consideran aceptables. Esto significa que tus emails esquivan en su mayoría los filtros de spam y no provocan muchas quejas de spam, algo que funciona como indicador de una alta reputación del remitente y de unas buenas prácticas de email marketing.
Unos Filter Results superiores al 10% indican un mal comportamiento del remitente. Eso implica problemas con la comunicación por correo y emails clasificados como spam.
En cuanto a la tasa de quejas.
- Una tasa de quejas por debajo del 0,1%. Se considera buena, ya que tus suscriptores están interesados y satisfechos con tu comunicación en general.
- Una tasa de quejas por encima del 0,1%. El crecimiento de esta métrica indica problemas con tu comunicación, el contenido de tus emails y tus métodos de entrega. También puede dañar tu sender score y tu reputación.
Por último, presta atención a los Red Days. Esta métrica indica los días en los que la actividad de correo de una empresa ha activado los filtros de spam.
- Red Days = 0. Tus emails han llegado a la bandeja de entrada.
- Red Days > 0. Durante ese periodo, tus emails tuvieron tasas de spam más altas o problemas de entregabilidad.
Esta información te ayuda a analizar y ajustar tus patrones de comunicación y tu cadencia.
Blocked Status
El Blocked Status es imprescindible, ya que muestra las restricciones y limitaciones de la IP en su actividad en el canal del correo. Hay dos resultados posibles:
Blocked Status: No significa que tu dirección IP puede enviar emails sin limitaciones, ya que los servicios de Microsoft no la bloquean.
Blocked Status: Yes significa que tu dirección IP está bloqueada y tiene restringida la actividad en el canal del correo. Es crucial inspeccionar este problema a fondo, resolver la raíz de la cuestión y recuperar tu presencia en el canal.
Trap Hits
Como las trampas de spam pueden colarse incluso en listas de suscripción perfectamente limpias y mantenidas con regularidad, muchas empresas tropiezan con ellas. Encontrarse con un número pequeño de honeypots es aceptable para los ISP y los ESP. Sin embargo, cuando ese número empieza a crecer, la empresa se arriesga a ser marcada como actor malicioso y a acabar en una lista negra o a quedar frenada en el canal del correo por incumplir las leyes o por adoptar malas prácticas de email marketing.
Los Trap Hits permiten a las empresas evaluar su situación, ya que la métrica indica el número de veces que han impactado en una trampa de spam de Microsoft. Si es 0, estás bien, porque no has interactuado con trampas de spam. Si es mayor que 0, es importante escanear e inspeccionar tu lista de suscripción para sacar a la luz honeypots y direcciones de contacto recicladas y eliminarlos de inmediato.
RCPT Commands y DATA Commands
Ambos indicadores describen la actividad de correo de la empresa, lo que ayuda a garantizar que los volúmenes de envío no intimiden a tus suscriptores ni a los ESP. Esto es especialmente crítico para las empresas en fase de calentamiento.
- Los RCPT Commands muestran el número total de suscriptores que recibieron tus emails.
- Los DATA Commands muestran el número total de mensajes transmitidos por tu dirección IP.
Potencia Microsoft Smart Network Data Services con Unspam
Una de las mejores formas de potenciar tu actividad en Microsoft Smart Network Data Services es usarlo junto a Unspam. Como uno de los comprobadores de spam y herramientas de test de entregabilidad más fiables de la web, revela los problemas ocultos de las campañas de correo, que SNDS pasa por alto, y ayuda a los email marketers a tomar decisiones relevantes y precisas.
Por ejemplo, Unspam inspecciona de cerca la parte técnica de una newsletter de correo, en particular la autenticación. Se asegura de que tus registros SPF, DKIM y DMARC son pertinentes y están bien configurados. También analiza a fondo el contenido, que es crítico para la interacción de los usuarios. Poniéndolo a prueba frente a las buenas prácticas del sector, Unspam saca a la luz muchas meteduras de pata y elementos críticos como la proporción de texto e imagen, el texto ofuscado, los enlaces rotos y el lenguaje insistente, que pueden arruinar la entrega del mensaje y dañar el sender score y la reputación al provocar spam y quejas.
Conclusión
SNDS es un servicio en línea gratuito creado para ayudar a los email marketers a inspeccionar y analizar su comunicación con los usuarios de Microsoft. Como el Postmaster de Google, recopila información crucial sobre las campañas de correo (Filter Results o Blocked Status) y sobre la actividad de una empresa en el canal del correo (RCPT Commands y DATA Commands) que los remitentes pueden usar para mejorar sus estrategias y campañas de email marketing, además de reforzar la interacción con su público objetivo.
Usar SNDS es fácil. Solo tienes que unirte al sistema con tu cuenta de Microsoft y demostrar la titularidad de tu IP mediante la rutina básica. La navegación es sencilla y las métricas se presentan con claridad. También puedes descargar los datos recopilados en formato CSV y analizarlos más a fondo. Si tus resultados son malos, echa un vistazo a nuestra guía sobre cómo arreglar los problemas de entregabilidad del correo con Outlook.
Para potenciar tu experiencia con SNDS y obtener datos en tiempo real aún más precisos sobre tus campañas, se recomiendan encarecidamente otros servicios como Unspam para comprobar la entregabilidad y hacer tests de spam. Combinar SNDS con una monitorización continua de la entregabilidad también significa que detectas las caídas de reputación en el momento en que ocurren, y no días después, cuando la entrega ya se ha resentido. Juntos, aportan a las empresas una inspección completa del contenido del cuerpo, la parte técnica, las métricas clave de rendimiento del correo y la actividad en el canal del correo, algo vital para tomar decisiones informadas e introducir las mejoras necesarias para impulsar la interacción y la retención.
