Du willst herausfinden, warum dein handgemachter, hyperpersonalisierter und perfekt segmentierter digitaler Newsletter im Spam-Ordner gelandet ist oder deine Microsoft-Nutzer überhaupt nicht erreicht hat?
Schlechte E-Mail-Zustellbarkeit ist ein verbreitetes Problem für Unternehmen aus allen Branchen. Erschwerend kommt hinzu, dass die Ursache schwer zu greifen ist, denn viele Gründe können E-Mail-Marketern auf dem Weg zu erfolgreicher Ansprache und glänzenden Kampagnen-Kennzahlen bei Outlook oder Hotmail Steine in den Weg legen.
Das können zum Beispiel die strengen Anti-Spam-Algorithmen von Microsoft sein, die deine Aktivität stoppen, ein niedriger Sender Score oder eine Blacklist-Aufnahme, denn wer bei den Aufsichtsstellen gegen Spam auf dem Radar landet, muss als Absender mit zahlreichen unangenehmen Folgen rechnen. Auf einer Blacklist zu landen ist seltener, als viele Absender befürchten, aber alles andere als eine Kleinigkeit: Von den Versand-IPs, die wir prüfen, tauchen 3 % auf einer IP-Blacklist auf, während 97 % sauber bleiben. Bevor du überhaupt zu SNDS greifst, lohnt es sich, deine Versand-IP durch einen IP-Blacklist-Check zu schicken, um die naheliegendste Ursache für schlechte Zustellung auszuschließen. Es kann sogar an schwacher Interaktion liegen, an Abonnenten, die Beschwerden einreichen oder deine E-Mail standardmäßig in den Spam-Ordner verschieben.
Die gute Nachricht: Mit dem richtigen Instrument meisterst du diese Herausforderung, indem du die Wurzel deiner schlechten E-Mail-Zustellbarkeit bestimmst und deine Kampagne so anpasst, dass sie beim nächsten Mal ihre Ziele erreicht. Für diese Aufgabe gibt es viele Werkzeuge, aber wenn es um Microsoft-Nutzer geht, gibt es keinen besseren Weg, Probleme mit deinen E-Mail-Kampagnen sichtbar zu machen, als Microsoft Smart Network Data Services zu nutzen.
Was ist Microsoft Smart Network Data Services (SNDS)?
Microsoft Smart Network Data Service (auch bekannt als SNDS) ist eine mächtige Plattform, die Microsoft gebaut hat, um E-Mail-Marketer bei ihrer Arbeit zu unterstützen. Der Dienst ist kostenlos und liefert nützliche und vor allem relevante Einblicke in die Leistung von E-Mail-Kampagnen, etwa in den E-Mail-Traffic, die Zustellung und die Absender-Reputation.
Ähnlich wie der Postmaster von Google oder Unspam macht er verborgene Probleme sichtbar und hilft Marketern, sie zu lösen. Möglich machen das ein leistungsfähiger Scan und ein analytischer Kern, die für wirkungsvolle Ansprache und für sinnvolle, produktive Kommunikation zwischen Absendern und Empfängern sorgen. SNDS ist ein großartiges Werkzeug, um Abonnenten zu analysieren, die Microsoft-Dienste wie Outlook.com, Hotmail oder Live.com nutzen.
Welche Kennzahlen misst SNDS?
Microsoft SNDS will ein breites Bild vom Versandverhalten einer IP zeichnen. Wer es in seine Routine im E-Mail-Marketing aufnimmt, kann deshalb mehrere zentrale Kennzahlen der E-Mail-Leistung messen und richtig einordnen.
Grundsätzlich liefert SNDS Einblicke in die Gesundheit der IP-Adresse, in Mail data, in virusinfizierte Mail, in Malware Hosting und in den Open Proxy Status. Im E-Mail-Marketing interessieren dich vor allem die Gesundheit der IP und Mail data, also die Auswertung zum Aktivitätszeitraum, die Traffic-Daten (RCPT commands, DATA commands und Message recipients) und die Junk-E-Mail-Daten (Filter results, Beschwerdemeldungen, Treffer in Spamfallen)
Genauer gesagt liefert dir SNDS relevantes Wissen über nützliche E-Mail-Kennzahlen wie:
- Die Spam-Rate, die den Anteil der E-Mails zeigt, die Spam-Filter ausgelöst haben oder von Nutzern in den Spam-Ordner verschoben wurden.
- Die Spam-Beschwerderate, die zeigt, wie viele Beschwerden gegen deine Kommunikation eingegangen sind.
- Die Bounce-Rate, die den Anteil der E-Mails zeigt, die nicht zugestellt und aus vorübergehenden oder dauerhaften Gründen an den Absender zurückgeschickt wurden.
- Das E-Mail-Volumen, das die Zahl der Nachrichten zeigt, die von deinen IPs an alle Microsoft-Konten gegangen sind.
- Den Filter-Score, der das Filterergebnis für deine Nachrichten ausschließlich an Microsoft-Konten zeigt.
- Die IP-Reputation, die direkt mit dem Sender Score zusammenhängt und zeigt, ob Microsoft die Marke für verlässlich hält.
Microsoft Smart Network Data Service
Gründe, Microsoft SNDS zu nutzen
Der wichtigste Grund für SNDS ist der große Marktanteil von Microsoft im E-Mail-Geschäft. Der Konzern gehört in den USA und in Europa zu den drei beliebtesten E-Mail-Anbietern, in deiner Liste stecken also womöglich viele Abonnenten, die auf seine Dienste setzen. Es gibt keinen besseren Weg, die Ursache deiner schlechten E-Mail-Zustellbarkeit bei Outlook- oder Hotmail-Nutzern zu verstehen, als SNDS zu nutzen.
Ein weiterer guter Grund: SNDS liefert relevante Daten, mit denen sich arbeiten lässt und die zu gut begründeten, präzisen Entscheidungen in deinen E-Mail-Kampagnen führen. Der Dienst kann eine verlässliche Datenquelle für bessere E-Mail-Zustellbarkeit, mehr Interaktion, positive Reaktionen der Abonnenten und ipso facto besseren ROI sowie einen stärkeren Score und eine bessere Reputation des Unternehmens sein. Um deine eigenen Zahlen einzuordnen: Der globale Gesundheitswert der E-Mail-Zustellbarkeit liegt aktuell bei 87 von 100, eine gesunde IP-Reputation in SNDS sollte sich also eng an diesem Benchmark orientieren.
Und schließlich kann der Dienst kompromittierte Server, Botnetze, Viren und bösartige Aktivität erkennen. Damit kann dein Unternehmen aktiv im E-Mail-Kanal mitwirken, gegen bösartige Akteure vorgehen und Ökosystem und Kommunikation sicher halten.
Wie bekommst du Zugang zu Microsoft Smart Network Data Service?
Um Microsoft SNDS im E-Mail-Marketing zu nutzen, brauchen Unternehmen zuerst Zugang zur Plattform. Der Ablauf ist unkompliziert und verlangt keine besonderen technischen Kenntnisse, aber er besteht aus mehreren wichtigen Schritten.
Zuallererst müssen Unternehmen nachweisen, dass ihnen die IP-Adresse gehört. Das ist die Voraussetzung für den Zugriff auf die Daten in SNDS. Dafür müssen sie beim vertrauenswürdigen Abuse-Kontakt registriert sein. Mit dem WHOIS-Lookup prüfen und holen sie die Registrierungsdaten ihrer IP, etwa Registrierungsdatum, Standort und Netzdetails, und stellen sicher, dass alles korrekt und legitim ist.
Nutzen Unternehmen professionelle Plattformen für E-Mail-Marketing, die ihnen IP-Adressen bereitstellen, können sie das zuständige Support-Team ansprechen und die Frage dort klären.
Danach können Unternehmen mit der Registrierung bei Microsoft weitermachen. Dazu gehören diese grundlegenden Schritte:
Geh zum Portal von Microsoft Smart Network Data Service. Melde dich mit deinen Zugangsdaten an, indem du deine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer und danach dein Passwort einträgst. Wenn du kein Microsoft-Konto hast, geh auf das Portal und erstelle nach den dortigen Vorgaben ein neues Konto.
Nach dem Einstieg in Microsoft SNDS muss der Nutzer Zugang zu dem Netz beantragen, für das er verantwortlich ist. Geh auf die Antragsseite und trage die IP-Adresse ein, die du verfolgen und prüfen willst. Du kannst sie in vier Formaten angeben: einzelne IP-Adresse, IP-Adressbereich, CIDR und ASN. Wähle das Format, das am besten zu dir passt. Verwaltest du mehr als eine IP-Adresse, musst du sie alle eintragen.
Zu beachten: Du kannst mehrere IP-Anträge stellen, wenn dir das Eintragen eines ganzen Adressbereichs unangenehm ist. Wichtig ist außerdem, dass die Autorisierung automatisch abläuft. Fehler sind deshalb möglich. Richte Fragen an die FAQ-Seite oder melde ein Problem und warte, bis es gelöst ist.
Während der Autorisierung holt sich das System die Registrierungsdaten der IP-Adresse aus zwei Quellen, Reverse DNS und WHOIS, um den Besitz zu bestätigen. Deshalb ist es entscheidend, vorher sicherzustellen, dass dort alles stimmt. Reverse DNS ist eine niedrige Hürde, die die meisten Absender längst nehmen: Unsere Benchmark-Daten zeigen, dass 98 % der Versand-IPs, die wir prüfen, ein gültiges Reverse DNS haben. Die 2 %, denen es fehlt, stolpern also genau hier.
Da ein Unternehmen mehrere IP-Adressen haben kann, sieht es auf der nächsten Seite womöglich nicht eine, sondern eine ganze Liste von E-Mail-Adressen zur Bestätigung. Wähle die E-Mail-Adresse aus, melde dich an und bestätige den Besitz, indem du auf den Link in der Bestätigungs-E-Mail von Microsoft klickst. Erst nach dem erfolgreichen Empfang der Autorisierungs-E-Mail gewährt SNDS dem Nutzer Zugang zum System und zu allen Subnetzen, die diese ASN ankündigt.
Der Reiter Request Access in Microsoft SNDS
Wie prüfst du Microsoft Smart Network Data Services?
Als Werkzeug, das präzise Echtzeit-Einblicke in die E-Mail-Aktivität der IP-Adressen eines Unternehmens auf den Plattformen von Microsoft liefert, ist es eine umfangreiche Datenquelle, um die Gesundheit der IP und der Strategie im E-Mail-Marketing zu verfolgen und zu analysieren. Als Erstes solltest du dir deshalb den Reiter mit dem IP-Status ansehen, der alle wichtigen Informationen zusammenträgt, um Ansprache und Kommunikation mit Microsoft-Nutzern zu verbessern. Hier sind die grundlegenden Schritte:
Melde dich in deinem Microsoft-Konto an und geh zu SNDS. Erreichbar sollte es über diesen Pfad sein: Settings > Email Services > Postmaster Tools > Microsoft SNDS. Auf der Seite siehst du eine Liste der freigegebenen IP-Adressen mit grundlegenden Kennzahlen wie Filter Results, Blocked Status, Trap Hits und Complaint Rate. Wähle die IP aus, die du dir genauer ansehen willst.
Mit einem Klick auf View Details bekommst du ausführliche Informationen zur ausgewählten IP-Adresse, darunter Activity Period, RCPT Commands, DATA Commands, Spam Rate und Complaint Rate.
Du kannst einen CSV-Bericht herunterladen und die Details exportieren, um die Daten mit anderen Werkzeugen zu analysieren.
Beim Arbeiten in SNDS ist es entscheidend, diese Kennzahlen zu prüfen:
- IP-Reputation
- Filter Results
- Blocked Status
- Trap Hits
- RCPT Commands und DATA Commands
Wie deutest du die Daten?
Hier ist ein kurzer Überblick, wie du die Daten aus SNDS deutest.
IP-Reputation
Der größte Vorteil von SNDS: Unternehmen können die Gesundheit ihrer IP einschätzen. Microsoft berechnet sie zwar im Verborgenen über interne Algorithmen, gibt Unternehmen aber trotzdem die Daten an die Hand, um sie zu verstehen. Das System nutzt einen Farbcode, um die Vertrauenswürdigkeit anzuzeigen. Es gibt drei Statuswerte:
- Grün steht für eine hohe Reputation. Microsoft vertraut deiner E-Mail-Kommunikation mit seinen Kunden.
- Gelb steht für eine moderate, aber immer noch positive Reputation. Gelegentliche Probleme bei der Zustellung sind deshalb möglich.
- Rot steht für eine schlechte Reputation. Die Dienste von Microsoft lehnen deine E-Mail-Ansprache dann wahrscheinlich ab oder blockieren sie.
Filter Results
Ein weiterer Bereich, den du dir ansehen solltest, sind die Filter Results. Sie enthalten Informationen zu Spam-Raten und zu Beschwerden, die Microsoft-Nutzer gegen deine E-Mail-Kommunikation eingereicht haben. Zu beachten: Spam-Beschwerden zu haben ist völlig in Ordnung, denn viele Faktoren beeinflussen diese Kennzahlen. Die Zahl muss allerdings innerhalb der Branchen-Benchmarks und der Standards der ESPs bleiben.
Laut Microsoft gelten Filter Results unter 10 % als akzeptabel. Das heißt, dass deine E-Mails die Spam-Filter größtenteils passieren und nicht viele Spam-Beschwerden auslösen, was als Zeichen für eine hohe Absender-Reputation und gute Praktiken im E-Mail-Marketing gilt.
Filter Results über 10 % deuten dagegen auf schlechtes Absenderverhalten hin. Das heißt: Es gibt Probleme mit der E-Mail-Kommunikation, und E-Mails werden als Spam eingestuft.
Nun zur Beschwerderate.
- Eine Beschwerderate unter 0,1 %. Das gilt als gut, denn deine Abonnenten sind interessiert und mit deiner Kommunikation insgesamt zufrieden.
- Eine Beschwerderate über 0,1 %. Wächst diese Kennzahl, gibt es Probleme mit deiner Kommunikation, deinen E-Mail-Inhalten und deinen Zustellwegen. Sie kann außerdem deinen Sender Score und deine Reputation beschädigen.
Und nicht zuletzt: Achte auf die Red Days. Diese Kennzahl zeigt die Tage, an denen die E-Mail-Aktivität eines Unternehmens Spam-Filter ausgelöst hat.
- Red Days = 0. Deine E-Mails sind im Posteingang gelandet.
- Red Days > 0. In diesem Zeitraum hatten deine E-Mails höhere Spam-Raten oder Probleme mit der Zustellbarkeit.
Diese Informationen helfen dir, deine Kommunikationsmuster und deine Taktung zu analysieren und anzupassen.
Blocked Status
Der Blocked Status ist unverzichtbar, denn er zeigt Einschränkungen und Grenzen der IP im E-Mail-Kanal. Es gibt zwei mögliche Ergebnisse:
Blocked Status: No heißt, dass deine IP-Adresse ohne Einschränkungen E-Mails verschicken kann, weil die Dienste von Microsoft sie nicht blockieren.
Blocked Status: Yes heißt, dass deine IP-Adresse blockiert ist und im E-Mail-Kanal nicht mehr aktiv sein darf. Dann ist es entscheidend, das Problem gründlich zu untersuchen, die Ursache zu beseitigen und deine Präsenz im Kanal zurückzugewinnen.
Trap Hits
Weil Spamfallen selbst in perfekt saubere und regelmäßig gepflegte Abonnentenlisten geraten können, stolpern viele Unternehmen über sie. Eine kleine Zahl an Honeypots zu treffen ist für ISPs und ESPs akzeptabel. Wächst diese Zahl aber, riskiert ein Unternehmen, als bösartiger Akteur markiert und auf eine Blacklist gesetzt oder im E-Mail-Kanal gestoppt zu werden, weil es Gesetze verletzt oder schlechte Praktiken im E-Mail-Marketing übernommen hat.
Die Trap Hits erlauben Unternehmen, ihre Lage einzuschätzen, denn die Kennzahl zeigt, wie oft sie in eine Spamfalle von Microsoft getappt sind. Steht dort 0, ist alles in Ordnung, denn du hattest keinen Kontakt mit Spamfallen. Steht dort mehr als 0, solltest du deine Abonnentenliste scannen und prüfen, um Honeypots und recycelte Kontaktadressen zu finden und sofort zu entfernen.
RCPT Commands und DATA Commands
Beide Indikatoren beschreiben die E-Mail-Aktivität des Unternehmens und helfen dabei, dass die Versandvolumen deine Abonnenten und die E-Mail-Anbieter nicht einschüchtern. Besonders kritisch ist das für Unternehmen in der Warm-up-Phase.
- Die RCPT Commands zeigen die Gesamtzahl der Abonnenten, die deine E-Mails bekommen haben.
- Die DATA Commands zeigen die Gesamtzahl der Nachrichten, die deine IP-Adresse übertragen hat.
Microsoft Smart Network Data Services mit Unspam verstärken
Einer der besten Wege, deine Arbeit in Microsoft Smart Network Data Services zu verstärken, ist die Kombination mit Unspam. Als einer der verlässlichsten Spam-Checker und eines der besten Werkzeuge für Zustellbarkeitstests im Netz deckt es verborgene Probleme in E-Mail-Kampagnen auf, die SNDS auslässt, und hilft E-Mail-Marketern, relevante und präzise Entscheidungen zu treffen.
Unspam prüft zum Beispiel genau die technische Seite eines E-Mail-Newsletters, besonders die Authentifizierung. Es stellt sicher, dass deine Einträge für SPF, DKIM und DMARC passen und korrekt gesetzt sind. Außerdem scannt es gründlich den Inhalt, der für die Interaktion der Nutzer entscheidend ist. Im Abgleich mit den Best Practices der Nische macht Unspam viele Fauxpas und kritische Elemente sichtbar, etwa das Verhältnis von Text zu Bild, verschleierten Text, kaputte Links und aufdringliche Sprache, die die Zustellung der Nachricht ruinieren und über Spam und Beschwerden dem Sender Score und der Reputation schaden können.
Fazit
SNDS ist ein kostenloser Onlinedienst, der E-Mail-Marketern hilft, ihre Kommunikation mit Microsoft-Nutzern zu prüfen und zu analysieren. Wie der Postmaster von Google sammelt er entscheidende Informationen über E-Mail-Kampagnen (Filter Results oder Blocked Status) und über die Aktivität eines Unternehmens im E-Mail-Kanal (RCPT Commands und DATA Commands), mit denen Absender ihre Strategien und Kampagnen im E-Mail-Marketing verbessern und die Interaktion mit ihrer Zielgruppe stärken können.
SNDS zu nutzen ist einfach. Du musst dich nur mit deinem Microsoft-Konto im System anmelden und über den grundlegenden Ablauf nachweisen, dass dir die IP gehört. Die Navigation ist unkompliziert, und die Kennzahlen sind klar dargestellt. Du kannst die gesammelten Daten außerdem im CSV-Format herunterladen und weiter auswerten. Wenn deine Ergebnisse schlecht sind, sieh dir unseren Leitfaden dazu an, wie du Zustellprobleme bei Outlook behebst.
Um deine Arbeit mit SNDS zu verstärken und noch präzisere Echtzeitdaten über deine Kampagnen zu bekommen, sind weitere Dienste wie Unspam sehr zu empfehlen, um die Zustellbarkeit zu prüfen und Spam-Tests zu fahren. SNDS mit einem laufenden Monitoring der Zustellbarkeit zu kombinieren heißt außerdem, dass du Einbrüche der Reputation in dem Moment bemerkst, in dem sie passieren, und nicht erst Tage später, wenn die Zustellung schon gelitten hat. Zusammen liefern sie Unternehmen eine umfassende Prüfung von Inhalt, technischer Seite, zentralen Kennzahlen der E-Mail-Leistung und Aktivität im E-Mail-Kanal, die entscheidend ist, um fundierte Entscheidungen zu treffen und die nötigen Verbesserungen für mehr Interaktion und Bindung einzuführen.
