Die besten Techniken gegen Spam für E-Mail-Marketer

Wusstest du, dass 1 von 6 E-Mails in verbreiteten Spamfiltern hängen bleibt oder den vorgesehenen Empfänger nie erreicht? Ob du in großen Mengen verschickst oder nicht: Es besteht immer die Gefahr, dem strengen Urteil der Anti-Spam-Algorithmen von ISPs und Mailbox-Providern zum Opfer zu fallen. Das passiert jedem Unternehmen, unabhängig von Branche, Produkt, Alter oder Zielgruppe.

Die wichtigsten Beteiligten im E-Mail-Ökosystem sind inzwischen so streng und unnachgiebig geworden, dass selbst legitime E-Mails ihr rigoroses Prüfverfahren kaum passieren. Erschwerend kommt hinzu, dass sie ihre Sicherheitsmaßnahmen laufend aktualisieren und verschärfen, um mit dem Niveau der Cyberkriminellen mitzuhalten.

Das heißt allerdings nicht, dass du deine Chancen nicht verbessern kannst, diese Hürden zu nehmen und die Markenbotschaft direkt beim Abonnenten abzuliefern. Techniken gegen Spam in deine Routine im E-Mail-Marketing einzubauen kann die Lage spürbar verbessern.

Warum Techniken gegen E-Mail-Spam so wichtig sind

Niemand mag Spam, ganz gleich ob er von böswilligen Akteuren stammt oder von einem nachlässigen Unternehmen, das sich um seine E-Mail-Strategie nicht schert. Menschen finden ihn lästig, er verschwendet ihre wertvolle Zeit und ihr Geld. Er kann außerdem zur Gefahr werden, weil er potenzielle Opfer dazu verleitet, Schadsoftware herunterzuladen oder persönliche und sensible Daten preiszugeben, etwa Bankverbindungen und Kreditkartennummern.

Zwar ist die Conversion-Rate von Spam niedrig, weil immer weniger Menschen auf zwielichtige E-Mails hereinfallen, doch die Angreifer werden klüger und erfinden ständig neue Wege, Nutzer zu täuschen. Deshalb verbessern ISPs, Mailbox-Provider und Blacklist-Anbieter ihre Schutzmaßnahmen regelmäßig, um das E-Mail-Ökosystem zu verteidigen.

Diese Schutzmaßnahmen bleiben in der Geschäftswelt nicht ohne Folgen, denn Unternehmen fällt es schwerer, ISPs und anderen ihre ehrlichen Absichten zu beweisen. Selbst legitime E-Mails können Spamfilter auslösen, im Spam-Ordner landen oder komplett abgewiesen werden. Daraus folgt eine ganze Reihe drastischer Konsequenzen.

Zuallererst kann es die Beziehungen zu deinen Kunden zerstören. Zu spammen gilt als schlechte PR für eine Marke. Weil es mit aggressiven Marketingtaktiken assoziiert wird, vergrault es Kunden zuverlässig, denn es lässt die Kommunikation aufdringlich und unglaubwürdig wirken.

Empfänger von Spam fühlen sich oft respektlos behandelt, weil ihre Privatsphäre verletzt wurde. Das untergräbt ihr Vertrauen und beschädigt Verlässlichkeit und Glaubwürdigkeit des Unternehmens. Mit der Zeit wächst die Unzufriedenheit mit Unternehmen und Kommunikation, was zu schwächerem Engagement und einer höheren Abmelderate führt und die Beziehung zur Marke zwangsläufig belastet.

Zweitens kann es Sender Score und Reputation beschädigen. Wer seine Abonnenten mit Werbe-E-Mails zuschüttet, zerstört nicht nur die Beziehungen zu Kunden, sondern auch die zu den wichtigsten Beteiligten im E-Mail-Ökosystem: ISPs, Mailbox-Providern, Blacklist-Anbietern und Anti-Spam-Organisationen.

Verlieren deine Kunden das Vertrauen in Produkte, Verbindungen und Kundenbeziehungen, landen immer mehr legitime und sorgfältig gestaltete Nachrichten im selben Topf wie irrelevanter Spam. Je öfter deine E-Mails im Spam-Ordner landen oder Spam-Beschwerden auslösen, desto verdächtiger wirkst du auf ISPs. Deine hart erarbeitete Absender-Reputation und dein Sender Score sinken, weil Mailbox-Provider deiner Korrespondenz skeptisch gegenüberstehen.

Drittens kann es die wichtigsten Kennzahlen, den ROI und den Umsatz ruinieren. Je mehr Warnsignale deine E-Mails auslösen und je öfter sie im Spam-Ordner landen, desto weniger Markenbotschaften erreichen deine Kunden. Ein ruinierter Sender Score und schwaches Engagement durch beschädigte Kundenbeziehungen sorgen nicht nur dafür, dass legitime Nachrichten komplett ignoriert werden, sondern auch dafür, dass die Domain auf einer Blacklist landet. Das trifft die E-Mail-Zustellbarkeit und die verlässliche Zustellung der Markenbotschaft an die Zielgruppe hart und kostet Verkaufschancen.

Das heißt: Öffnungsraten, Leseraten, Klickraten und Conversions leiden und ziehen die wichtigsten Kennzahlen wie Engagement und ROI nach unten. Letzterer hängt direkt am Umsatz des Unternehmens und an seinem finanziellen Spielraum, zu wachsen und seine Position im Markt zu festigen.

Viertens kann es das Potenzial des E-Mail-Kanals zunichtemachen. Die schädlichen Folgen von Spam enden nicht bei einem schwachen Sender Score, schlechten Kennzahlen oder der Blacklist-Aufnahme. All diese drastischen Konsequenzen machen die Arbeit des Unternehmens im E-Mail-Kanal zunichte. Am Ende waren sämtliche Investitionen umsonst, und das Potenzial des Kanals bleibt ungenutzt.

Und schließlich kann es empfindliche Bußgelder und rechtliche Probleme nach sich ziehen. Verschickt ein Unternehmen Spam, selbst unabsichtlich, riskiert es rechtliche Konsequenzen. Nach dem CAN-SPAM Act, der die Regeln für Werbe-E-Mails festlegt, drohen bei Verstößen harte Strafen. Jede einzelne Spam-Nachricht kann mit bis zu $53.088 geahndet werden. Das Gesetz macht keine Ausnahme für einzelne Werbebotschaften oder E-Mails zwischen Unternehmen.

Techniken gegen Spam in die Routine im E-Mail-Marketing einzubauen ist also enorm wichtig. Unabhängig von Branche, Produkt, Zielgruppe und Größe der Abonnentenliste müssen Unternehmen für Authentizität in der Kommunikation sorgen und legitime Markenbotschaften verschicken. Hier sind die besten Techniken gegen Spam, die jedes Unternehmen übernehmen sollte.

Strafen nach dem CAN-SPAM Act: alles Wichtige im Überblick

Die besten Techniken gegen Spam

Hier sind die besten Techniken gegen Spam, mit denen Unternehmen ihre Chancen erhöhen, ihre ehrlichen Absichten zu belegen, an Spamfiltern vorbeizukommen und ihre Markenbotschaften bei den Abonnenten abzuliefern.

Versteh, was Spam eigentlich ist

Unternehmen sollten verstehen, was es bedeutet, Spam zu verschicken, damit ISPs, Mailbox-Provider und andere wichtige Beteiligte im E-Mail-Kanal sie nicht für Spammer halten. Sie müssen alle Feinheiten kennen, die sie wie Spammer aussehen lassen, von den Gründen, die Spamfilter auslösen, bis zu denen, die Kunden zu einer Spam-Beschwerde bewegen.

Ursprünglich war Spam eine unverlangte Nachricht mit werblichem Charakter. Im Kern ist es ein generischer digitaler Newsletter, der jedem Abonnenten dieselbe Information liefert. In den Händen von Spammern kann diese Nachricht zur Sicherheitsgefahr werden, weil sie schädliche Links oder Schadsoftware enthalten kann, die Cyberkriminellen Zugang zum Gerät verschafft oder Kunden dazu verleitet, sensible Daten preiszugeben.

Es gibt mehrere Arten von Spam:

• Werbeanzeigen. Viele Aktionen von Unternehmen fallen in diese Kategorie, weil sie aus identischen Werbeinformationen bestehen, die auf einen Schlag an viele Menschen gehen.
• Gefälschte Virenwarnungen. Diese typische Schadnachricht verschicken Cyberkriminelle, um ein System mit Schadskripten zu kompromittieren.
• Phishing-Betrug. Im Kern von E-Mail-Spoofing steht ein digitaler Newsletter, der legitime Unternehmenskommunikation nachahmt, um eine Reaktion zu provozieren. Er nutzt gern die visuelle Identität einer bekannten Marke, damit Leser dem Aufruf folgen.
• Gewinnbenachrichtigungen. Das sind E-Mails, die Nutzern einen Gewinn vorgaukeln, damit sie auf den Link klicken oder persönliche Daten preisgeben.

Während gefälschte Virenwarnungen und Gewinnbenachrichtigungen offensichtliche Angriffe von Cyberkriminellen sind, lässt sich bei Werbeanzeigen und Phishing-Betrug kaum sagen, ob eine E-Mail von einem Angreifer stammt oder von einem legitimen Unternehmen, das seine Produkte bewerben will. Deshalb erwischen die zahlreichen Sicherheitsmaßnahmen von ISPs und Mailbox-Providern oft auch legitime Unternehmen, weil diese wie böswillige Akteure aussehen oder sich so verhalten.

Unternehmen sollten verstehen, wie ISPs, Mailbox-Provider und Anti-Spam-Organisationen arbeiten. Dieses Wissen hilft ihnen dabei, die richtige Strategie im E-Mail-Marketing zu definieren, Entscheidungen zu vermeiden, die eine E-Mail unverlangt wirken lassen, und Fettnäpfchen zu beheben.

ISPs und die wichtigsten Beteiligten im E-Mail-Kanal, die das Ökosystem schützen, haben zahlreiche Sicherheitsmaßnahmen. Sie prüfen jedes kritische Detail der digitalen Korrespondenz, verfolgen das Verhalten des Unternehmens im Kanal und beziehen das Engagement der Nutzer mit der Marke ernsthaft ein. Diese Algorithmen und Kriterien legen sie nicht offen, geben Unternehmen aber Empfehlungen, wie sie auf der „hellen“ Seite bleiben und ihre Spamfilter vermeiden.

Darüber hinaus informieren sie über Änderungen an ihren Sicherheitsmaßnahmen, damit Unternehmen sich an die strengen Anforderungen anpassen können. Im vergangenen Jahr erklärte Google zum Beispiel, dass nur vollständig authentifizierte Nachrichten eine Chance haben, den Posteingang des Empfängers zu erreichen. Der Hinweis war deutlich: Wer seine Verbindung zu Gmail-Nutzern absichern will, sollte SPF, DKIM und DMARC für jede E-Mail einrichten.

Mach dich also mit den aktuellen Empfehlungen und Standards von ISPs, Mailbox-Providern, Blacklist-Anbietern und Anti-Spam-Organisationen vertraut und bau sie in deine Routine im E-Mail-Marketing ein. Für den schnellen Start hier die Gründe, die dich auf den Radar von ISPs und Postfächern bringen. Versuch, sie zu vermeiden:

• Niedrige IP- und Domain-Reputation und ein niedriger Sender Score.
• Nicht optimiertes, nicht responsives, nicht mobiltaugliches und nicht barrierefreies E-Mail-Design.
• Irrelevante oder aufdringliche Inhalte.
• Unstetes Versandverhalten.
• Schwache Zustellbarkeit und schwaches Engagement der Kunden.
• Fehlgeschlagene Authentifizierung.
• Eine schlechte Historie des Unternehmens im Kanal.
• Hohe Bounce-Rate, Beschwerderate und Abmelderate.
• Blacklist-Aufnahme.
• Verstöße gegen den CAN-SPAM Act.

Wenn du gezielte Unterstützung brauchst, helfen dir unsere Fachleute für E-Mail-Zustellbarkeit dabei, dass deine Nachrichten im Posteingang ankommen. Teams, die Postfächer für mehrere Kunden betreuen, stützen sich auf unseren Ablauf für E-Mail-Zustellbarkeit für Agenturen, um jede Absender-Reputation im Blick zu behalten.

Prüfe den Inhalt deiner E-Mail gegen Spam

Wer weiß, woher Spam kommt und wie ISPs ihn erkennen, versteht auch, dass der Fließtext der wichtigste Aspekt digitaler Korrespondenz ist. Er wird genauestens untersucht und analysiert, denn er kann schädliche Links enthalten, die Empfänger täuschen oder den Rechner infizieren. Eine der besten Techniken gegen Spam für Unternehmen, die legitim wirken und das Potenzial der direkten Ansprache weiter ausschöpfen wollen, ist deshalb, den Inhalt der E-Mail gegen Spam zu prüfen.

Hier sind die häufigsten Gründe, warum dein legitimer Fließtext Spamfilter auslöst und auf ISPs und Mailbox-Provider verdächtig wirkt.

Irrelevante Inhalte

Passt eine E-Mail nicht zu den aktuellen Bedürfnissen, Vorlieben und Erwartungen des Abonnenten, wird sie kaum eine positive Reaktion hervorrufen. Das zeigt sich in einer niedrigen Öffnungsrate, einer niedrigen Leserate und wenig Zeit, die in der E-Mail verbracht wird. Es kann auch negative Reaktionen auslösen, wenn der Empfänger die E-Mail in den Spam-Ordner schiebt, eine Spam-Beschwerde einreicht oder sich von der Verteilerliste abmeldet.

All das sind für ISPs und Mailbox-Provider Signale dafür, dass Nutzer kein Interesse an dieser Kommunikation haben oder dass Unternehmen ihre Abonnenten mit nutzlosen Inhalten bombardieren, ihre Posteingänge zumüllen und ihre wertvolle Zeit verschwenden. Deshalb stoppen sie diese Korrespondenz wegen ihres spamähnlichen Verhaltens.

Spam-Wörter

Ein weiterer häufiger Grund, warum eine legitime E-Mail Spamfilter auslöst, ist der unbeabsichtigte Einsatz von Spam-Wörtern. Das sind bestimmte Wörter und Wortkombinationen, die Spammer besonders gern verwenden. Sie stehen für Betrug, Geldversprechen, Virenwarnungen, überzogene Versprechen und zwielichtige Angebote. Hier sind die bekanntesten Beispiele:

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Aufdringliche Rhetorik

Manipulative Sprache, die unnötigen Druck auf den Empfänger ausübt, gehört zu den häufigsten Gründen, warum die Schutzsysteme von ISPs und Postfächern Warnsignale setzen. Weil sie die Öffentlichkeit in die Irre führt und Menschen zu etwas drängt, das sie nicht wollen, lässt sie sich leicht als Phishing-Angriff lesen. ISPs und Mailbox-Provider nehmen solche E-Mails deshalb sehr ernst und schieben sie unter Umständen standardmäßig in den Spam-Ordner.

Schlechte Formatierung

Selbst technische Details wie die Formatierung können eine E-Mail spammig wirken lassen. Hier sind ein paar gute Gründe dafür.

1. Zuallererst ruiniert sie die Informationshierarchie und verwirrt und überfordert die Leser.
2. Zweitens untergräbt sie Lesbarkeit und Nutzererlebnis insgesamt. Ein ungesundes Verhältnis von Bildern und Inhalt zum Beispiel verschreckt Nutzer schnell und hinterlässt einen schlechten Eindruck von der Interaktion.
3. Drittens sieht sie nach einer Taktik aus, auf die Betrüger üblicherweise setzen. Cyberkriminelle übertreiben es zum Beispiel mit Großschreibung und Sonderzeichen, um Dringlichkeit zu erzeugen.
4. Viertens durchbricht sie die visuelle Ruhe und lenkt die Aufmerksamkeit der Nutzer ab.
5. Und schließlich lässt sie die Marke unprofessionell wirken.

Kurz-URLs und Anhänge

Kurz-URLs sparen zwar wertvollen Platz in der E-Mail, gelten in legitimer Korrespondenz aber als Fettnäpfchen, weil sie eine beliebte Taktik von Angreifern sind. Dasselbe gilt für Anhänge, die in Spam-Newslettern meist Viren oder Schadskripte transportieren.

Rechtschreib- und Grammatikfehler

Ein weiteres verbreitetes Merkmal von reinem Spam ist schlecht geschriebener Text, denn solche Nachrichten werden nie gegengelesen oder geprüft. Sie enthalten oft Rechtschreib- und Grammatikfehler. Fließtexte mit Fehlern wirken auf ISPs deshalb immer verdächtig.

Nicht optimiertes HTML

Eine schlecht gebaute E-Mail-Struktur mit nicht optimiertem oder fehlerhaftem Code ist ebenfalls ein Zeichen für einen schädlichen Newsletter. Cyberkriminelle haben keine Zeit, digitale Newsletter zu perfektionieren und zu optimieren, weil sie sie in großer Zahl erzeugen und verschicken.

Die Lösung

Der Fließtext einer E-Mail kann viele Auslöser enthalten, die den Verdacht der Sicherheitssysteme von ISPs und Mailbox-Providern wecken. Ihn gegen Spam und all diese Fettnäpfchen zu prüfen ist deshalb entscheidend. Die gute Nachricht: Du musst das nicht von Hand machen. Unspam, ein professioneller E-Mail-Spam-Checker und Zustellbarkeitstest, nimmt dir die ganze Arbeit ab.

Das Tool hilft Tausenden von Unternehmen und weiß deshalb ziemlich genau, wie deine Markenbotschaft im Posteingang landet und ihr Ziel erreicht. Es prüft jedes kritische Detail des Fließtexts, darunter verlinkte Bilder, Text, das Verhältnis von Text zu Bild, Schrift, Tags, HTML-Elemente und spammige Sprache, und liefert dir einen detaillierten Bericht. Es untersucht außerdem die Betreffzeilen, findet defekte Links und Kurz-URLs und deckt Probleme mit der Barrierefreiheit auf. Es zahlt sich aus, diese Details richtig zu machen: Über alle E-Mails hinweg, die wir testen, zeigen unsere Benchmark-Daten, dass 89 % ohne spammige Wörter auskommen, aber nur 30 % die HTML-Best-Practices bestehen und nur 78 % frei von defekten Links sind. Genau im Fließtext verlieren die meisten Absender also weiterhin Boden.

Unspam: E-Mail-Spam-Checker und Zustellbarkeitstest

Authentifiziere deine E-Mails immer

Seit 2024 verlangt Google von Unternehmen, die mehr als 5.000 E-Mails verschicken, seine strengen Anti-Spam-Standards zu erfüllen. Gefordert sind nicht nur eine einfache Abmeldemöglichkeit und das Einhalten einer Schwelle für gemeldeten Spam, sondern auch die Authentifizierung der E-Mails.

Google stand mit dieser Betonung der Authentifizierung im vergangenen Jahr nicht allein. Yahoo und Apple stellten viele derselben Anforderungen an die E-Mail-Authentifizierung, um die Zahl schlecht gemachter und nutzloser Nachrichten in den Posteingängen zu senken. E-Mail-Authentifizierung ist damit zur Grundlage für alle Unternehmen geworden, die ihre Abonnenten bei Gmail, Apple Mail und Yahoo Mail erreichen wollen.

Das ist allerdings nicht der einzige Grund, diese Best Practice in die Routine im E-Mail-Marketing aufzunehmen. Authentifizierung bringt zahlreiche Vorteile. Vor allem lässt sie digitale Korrespondenz weniger spammig wirken. Als wichtigstes Werkzeug, um die Legitimität der Verbindung zu belegen, versichert sie ISPs, Mailbox-Providern und Anti-Spam-Organisationen, dass ein Absender rechtmäßig im Kanal arbeitet, und bürgt für Glaubwürdigkeit und Gültigkeit der Verbindung. Sie baut außerdem eine vertrauensvolle Beziehung zu den Abonnenten auf, verbessert die Zustellbarkeit und hilft ISPs dabei, Betrug zu verhindern.

Um dieser Praxis zu folgen, ist Unternehmen dringend zu empfehlen, die verbreiteten Standards umzusetzen. Es handelt sich um technische Protokolle, die den Absender validieren und Identitätsdiebstahl durch die Kaperung deines Servers oder deiner IP verhindern. Sie heißen DKIM, DMARC und SPF.

Kurz gesagt: DKIM nutzt Schlüsselverschlüsselung, um Versanddomain und Inhalt zu verifizieren, damit die Nachricht, die dein Abonnent bekommt, die ist, die du verschickt hast. SPF ist eine Barriere gegen Spam, die die IP-Adressen des Unternehmens zum Versand autorisiert. DMARC führt die Mechanismen von SPF und DKIM in einem gemeinsamen Rahmen zusammen und sagt dem empfangenden Server, was zu tun ist, wenn diese Protokolle scheitern.

Dieses Trio bildet ein solides Fundament für sichere und authentische Verbindungen zu den Abonnenten. Die ersten beiden sind inzwischen weit verbreitet, aber nicht überall im Einsatz: Über alle Domains hinweg, die wir testen, veröffentlichen 90 % einen gültigen SPF-Eintrag und 87 % signieren ihre Mail mit einem funktionierenden DKIM-Schlüssel. Bei DMARC lassen die meisten Absender Federn, denn 58 % veröffentlichen inzwischen eine DMARC-Richtlinie, während 42 % noch gar keine haben. Genau diese Lücke lässt Identitätsmissbrauch durchschlüpfen. Weitere, weniger verbreitete, aber wertvolle Sicherheitsstandards wie ARC und BIMI können das Trio zusätzlich stärken.

Halte dich an den CAN-SPAM Act

Gegen den CAN-SPAM Act zu verstoßen ist für ISPs und Mailbox-Provider ein triftiger Grund, eine E-Mail sofort abzuweisen. Gesetz ist Gesetz, und alle sollten sich daran halten. Vernachlässigt ein Unternehmen die rechtliche Seite der Kommunikation, muss es dafür geradestehen, und die Folgen können verheerend sein, von kleinen Bußgeldern bis zu Freiheitsstrafen.

Trotzdem wird der CAN-SPAM Act oft verletzt. Der Grund ist einfach: Unternehmen kennen seinen vollen Inhalt nicht. Viele glauben, ein Abmeldelink in der E-Mail und ein Double-Opt-in reichen aus, um das Gesetz zu erfüllen. Leider verlangen der CAN-SPAM Act und vergleichbare Vorschriften in der Praxis deutlich mehr.

Eine der besten Techniken gegen Spam für Marketer ist deshalb, die Anti-Spam-Gesetze gründlich zu verstehen und in die eigene Marketing-Routine einzubauen. Ein Abmeldelink zum Beispiel gehört in jede E-Mail, ganz gleich zu welchem Zweck sie verschickt wird, ob werblich oder transaktional. Gmail und Yahoo gehen inzwischen weiter und verlangen einen List-Unsubscribe-Header mit einem Klick, eine Hürde, die laut unseren Benchmark-Daten derzeit nur 14 % der von uns geprüften Absender nehmen. Nutzer müssen ihre ausdrückliche Einwilligung nicht nur für Werbe- und Informationsnachrichten geben, sondern auch für verhaltensbasierte. Jede Art von E-Mail, die ein Unternehmen verschickt, braucht die Zustimmung des Abonnenten. Unternehmen und Selbstständige müssen außerdem ihre postalische Anschrift und relevante Kontaktdaten angeben.

Mehr zum CAN-SPAM Act findest du auf dessen offizieller Website.

Fazit

Auch ein Unternehmen, das keinen Spam verschickt, kann auf ISPs und Mailbox-Provider verdächtig wirken, sodass seine E-Mails im Spam-Ordner landen oder sofort abgewiesen werden. Um mit dem Niveau der Cyberkriminellen mitzuhalten, sind die Anti-Spam-Maßnahmen heute so streng und unbarmherzig, dass selbst legitime Markenbotschaften alteingesessener Unternehmen scheitern können.

Niemand ist davor gefeit. Unternehmen erleben Spam-Meldungen über alle Branchen und Zielgruppen hinweg. Es gibt allerdings Wege, die Chancen zu erhöhen, die vorgesehenen Empfänger zu erreichen und strenge Filter zu vermeiden, indem ein Unternehmen ISPs und Mailbox-Providern die Legitimität von Absender und Korrespondenz beweist.

Diese Wege laufen darauf hinaus, Techniken gegen Spam in die Routine im E-Mail-Marketing einzubauen. Zu den besten gehören, E-Mails zu authentifizieren, den CAN-SPAM Act und vergleichbare Rechtsvorschriften einzuhalten und den Inhalt der E-Mail mit professioneller Software wie Unspam gegen Spam zu prüfen.