CAN-SPAM und DSGVO meistern: Compliance für E-Mail-Marketer

Weil E-Mail-Marketing in drei Jahren fast $18 Milliarden erwirtschaften soll (laut Statista), überrascht es nicht, dass 80 % der Marketer lieber Social Media aufgeben würden als E-Mail. Die Branche wächst weiter und gewinnt immer mehr an Beliebtheit.

E-Mail-Marketing ist tatsächlich ein unschätzbar wertvolles Werkzeug. Es bringt einen ROI von insgesamt 4.200 % und viele weitere Vorteile für das Unternehmen. Sein Potenzial auszuschöpfen setzt allerdings voraus, dass Unternehmen sich an das Gesetz halten.

Weil viele Marken ihre Privilegien im E-Mail-Kanal ausgereizt und ihre Kunden mit digitalen Newslettern bombardiert haben, ohne ihnen Luft zum Atmen zu lassen, wurden Gesetze eingeführt, um diesem Auswuchs ein Ende zu setzen. Die sogenannten DSGVO und CAN-SPAM kamen in die Welt, um Erhebung und Nutzung personenbezogener Daten im E-Mail-Marketing zu regeln. Wahrscheinlich ist dir eine dieser Abkürzungen schon begegnet, vielleicht auch mehrere. Alle Unternehmen, ob klein oder groß, sollten sie befolgen, um rechtmäßig im E-Mail-Kanal präsent zu sein.

Sehen wir uns im Detail an, was jede Abkürzung bedeutet und woraus sie besteht. Wir klären, wann du dich an die eine oder die andere halten musst. Außerdem führen wir dich durch die Umsetzung der Vorschriften, damit dein kleines Unternehmen sauber bleibt. Aber der Reihe nach: Warum ist Compliance mit CAN-SPAM und DSGVO für E-Mail-Marketer so wichtig?

Compliance-Check

Warum Compliance mit CAN-SPAM und DSGVO für E-Mail-Marketer wichtig ist

Zuallererst erlaubt dir die Einhaltung von CAN-SPAM und DSGVO, mit deinem Unternehmen rechtmäßig in den E-Mail-Kanälen zu arbeiten. Wer sich nicht daran hält, zahlt in den USA schnell über 50.000 Dollar oder in Europa atemberaubende 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Umsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahres. Die Bußgelder sind zwar flexibel und richten sich nach Art und Dauer des DSGVO-Verstoßes, trotzdem kann daraus ein empfindlicher Schlag für die Kasse werden.

Zweitens ist jeder verpflichtet, das Gesetz zu befolgen. Das Gesetz gilt für alle, unabhängig von Größe, Alter, Zielgruppe und Nische. Es gibt keine Ausnahmen. Amazon zahlte zum Beispiel 2021 eine Strafe von 746 Millionen Euro, weil es die allgemeinen Grundsätze der Datenverarbeitung nicht eingehalten hat. 2022 wurden über 300 kleine Unternehmen mit Bußgeldern belegt. Du bist keine Ausnahme. Der digitale Raum ist längst kein „Wilder Westen“ mehr.

Drittens zeigst du damit Respekt vor deinen Kunden. Eine der zentralen Vorgaben von CAN-SPAM und DSGVO lautet, die Einwilligung potenzieller Abonnenten einzuholen, bevor sie E-Mails des Unternehmens bekommen. Jemanden um Erlaubnis zu bitten, eine Verbindung aufzubauen und Nachrichten zu schicken, ist ein Zeichen von Respekt.

Wenn Unternehmen den Eindruck vermitteln, dass die Entscheidungen ihrer Kunden zählen, entstehen gesunde Beziehungen zwischen Unternehmen und Kundschaft. Kunden sind eher bereit, sich mit der Marke zu beschäftigen und positiv auf E-Mail-Kampagnen zu reagieren. Das führt zu höherer Zufriedenheit mit dem Produkt, besserem Engagement und mehr Conversions.

Viertens baust du damit eine starke Absender-Reputation auf. Wer Gesetze befolgt und seiner Kundschaft im E-Mail-Marketing einen angenehmen und sicheren Ort bietet, wird in den Augen der Abonnenten und der übrigen Beteiligten zum verantwortungsvollen Partner, darunter Internetanbieter und E-Mail-Anbieter. Das schafft an allen Fronten einen starken Ruf und erlaubt dem Unternehmen, verschiedene Kampagnen zu stemmen und das Maximum aus dem E-Mail-Marketing herauszuholen.

Fünftens sichert es dem Unternehmen eine stabile Präsenz im E-Mail-Kanal und eine starke Position im Markt. CAN-SPAM und DSGVO raten Unternehmen dazu, die Best Practices der Branche zu befolgen.

Neben der Einwilligung verlangen sie zum Beispiel auch, dass Unternehmen eine Abmeldeoption einbauen. Ein Ansatz „ohne Verpflichtungen“ mag umstritten klingen, wenn du neue Kunden gewinnen musst, um über Wasser zu bleiben. Er funktioniert trotzdem, denn Abonnenten sind frei in ihrer Entscheidung. Freiheit in geschäftlichen Beziehungen weiß jeder zu schätzen.

Auf der anderen Seite zwingt diese Haltung Unternehmen dazu, den E-Mail-Kanal nicht nur zum Plaudern und zum Bewerben von Produkten zu nutzen, sondern vor allem Wert zu liefern und der Kundschaft gute Gründe zum Bleiben zu geben. Das bringt Unternehmen dazu, ihre Kampagnen zu durchdenken und klug zu wählen, was zu besserer Kommunikation und verantwortungsvollem Handeln führt.

Und schließlich helfen alle diese Vorschriften dabei, Spam und die damit verbundenen Cyberbedrohungen zu bekämpfen, darunter Identitätsdiebstahl, Phishing und die Verbreitung von Schadsoftware. Studien zeigen bereits den positiven Effekt und den großen Unterschied für ganze Länder. Kanada steht zum Beispiel nicht mehr auf der Liste der Länder mit den 100 größten Spam-Organisationen der Welt. Du schaffst damit also ein sicheres Umfeld für alle Beteiligten im E-Mail-Kanal, für dein Unternehmen, deine Abonnenten, ISPs und E-Mail-Anbieter.

CAN-SPAM und DSGVO zu erfüllen ist also aus vielen guten Gründen entscheidend, von der erfolgreichen Existenz und Arbeit der Marke im E-Mail-Kanal bis hin zu einem sicheren digitalen Raum. Aber was steckt dahinter? Als Abkürzungen erklären sie sich alles andere als von selbst. Zu verstehen, wofür jedes Gesetz steht, ist die Voraussetzung dafür, es in deinen E-Mail-Kampagnen umzusetzen. Nehmen wir uns beide der Reihe nach vor.

Folgen von Verstößen (Bildausschnitt aus der Infografik zu den DSGVO-Grundsätzen von Vista Infosec)

Was bedeutet Compliance mit CAN-SPAM und DSGVO?

CAN-SPAM

CAN-SPAM steht für „The Controlling the Assault of Non-Solicited Pornography and Marketing Act“. Er wurde 2003 eingeführt und in Kraft gesetzt und damit zum ersten offiziellen US-Gesetz, das Leitlinien für kommerzielle E-Mail-Kommunikation vorgibt.

Das Gesetz erfasst alle elektronischen Nachrichten, auch solche mit rein informativem Zweck. Für jede einzelne E-Mail drohen Strafen von bis zu $50.120.

Das sind seine wichtigsten Anforderungen:

• Verwende ausschließlich originale Header-Informationen. Unternehmen dürfen nur den ursprünglichen Domainnamen und die ursprüngliche E-Mail-Adresse angeben.
• Vermeide irreführende und täuschende Betreffzeilen. Sie müssen den Inhalt klar und knapp wiedergeben.
• Kennzeichne alle Werbe-E-Mails. Der Fließtext darf weder irreführend noch täuschend sein.
• Gib deinen Abonnenten die Anschrift des Unternehmens. Dazu gehört eine Postadresse, die den Vorschriften der Postbehörde entspricht. Sehr zu empfehlen ist außerdem eine Antwortadresse und weitere Wege, mit deinem Unternehmen in Kontakt zu treten. Nimm Links zu aktiven Social-Media-Profilen, aktive Chats mit dem Support-Team und Telefonnummern auf.
• Ergänze eine klar erkennbare Möglichkeit, künftige Marketing-E-Mails abzubestellen. Idealerweise enthält jede E-Mail eine Abmeldeoption, selbst wenn du nur „Hallo“ sagen willst.
• Richte einen einfachen und klaren Abmeldemechanismus ein. Auch hier gilt: Unternehmen sollten Tricks vermeiden, die Abonnenten zum Bleiben überlisten.
• Unternehmen haben zehn Tage Zeit, Abmeldewünsche von Empfängern umzusetzen, und dürfen dafür nur deren E-Mail-Adresse verlangen.
• Verkaufe niemals die E-Mail-Adressen deiner Abonnenten.
• Übernimm Verantwortung für eingesetzte Marketing-Tools von Drittanbietern. Marken müssen ihre Partner im Blick behalten, damit auch diese das Gesetz einhalten.

Ursprünglich bot CAN-SPAM Leitlinien für Unternehmen, die auf dem US-Markt arbeiten wollen. Inzwischen ist er auch für Unternehmen mit globalem Publikum unverzichtbar. Er ist das älteste aller Regelwerke, aber weder so umfassend noch so unerbittlich wie die DSGVO.

Der Einsteigerleitfaden zu CAN-SPAM (Bildausschnitt aus einer Infografik von Venngage)

DSGVO

DSGVO ist die Abkürzung für Datenschutz-Grundverordnung. Sie trat 2018 in Kraft und beschrieb, wie Organisationen mit den personenbezogenen Daten ihrer Kunden umgehen müssen. Sie soll die Daten und die Privatsphäre der Bürger der Europäischen Union (EU) schützen. Ähnlich wie CAN-SPAM sieht auch sie Strafen für Rechtsverstöße vor. Unternehmen drohen Sanktionen von bis zu 4 % ihres weltweiten Umsatzes, je nachdem, welcher Betrag höher ausfällt.

Bevor wir zu den grundlegenden Anforderungen der DSGVO kommen, ist es entscheidend zu verstehen, was personenbezogene Daten sind und wie sie verarbeitet werden.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die eine lebende Person direkt oder indirekt identifizieren können. Dazu gehören Name, Telefonnummer, Anschrift, E-Mail-Adresse, Vorlieben, Interessen und Kaufhistorie.

Zur Verarbeitung gehören alle möglichen Handlungen mit den Daten der Kunden: erheben, ordnen, speichern, weitergeben und sogar löschen und vernichten. Immer wenn du personenbezogene Informationen nutzt und veränderst, verarbeitest du Daten.

Alle Handlungen eines Unternehmens rund um personenbezogene Daten und deren Verarbeitung müssen diese Regeln erfüllen:

• Für alle Informationen muss eine klare und informierte Einwilligung der betroffenen Person vorliegen.
• Jede Verarbeitung muss den Grundsätzen der Integrität entsprechen. Unternehmen müssen ihre Abonnenten darüber informieren, wie sie deren Daten nutzen, und ihnen die Kontrolle darüber lassen.
• Jede Verarbeitung muss sicher, geschützt und gut dokumentiert sein.
• Abonnenten haben das Recht, ihre Daten aus der Datenbank des Unternehmens löschen zu lassen.
• Unternehmen müssen Anfragen von Abonnenten zu ihren Daten unverzüglich erfüllen.
• Die Nutzung personenbezogener Daten muss eine der sechs Alternativen der Rechtsgrundlage erfüllen.
• Unternehmen müssen die Datensicherheit gewährleisten. Für die Meldung einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten an Behörden und Betroffene bleiben ihnen nur 72 Stunden.
• Unternehmen sind für ihre Partner verantwortlich und müssen sicherstellen, dass auch ihre Dienstleister die Datenschutzpflichten einhalten.
• Unternehmen müssen internationale Datenübermittlungen sauber handhaben und sicherstellen, dass das Empfängerland anerkannte Garantien bietet.

Die DSGVO ist das strengste Gesetz von allen, die es bis heute gibt. Ob innerhalb oder außerhalb der EU: Wenn du ein EU-Unternehmen mit globaler Ausrichtung führst oder EU-Bürger ansprichst, musst du dich an dieses Gesetz halten.

So bereitest du dich auf die DSGVO vor (Bildausschnitt aus einer Infografik von Amplify)

Gemeinsamkeiten von CAN-SPAM und DSGVO

CAN-SPAM und DSGVO wollen Nutzer und ihre Daten schützen, Unternehmen feste Regeln für ihre Kommunikationskanäle geben und den digitalen Raum sicher machen. Sie gelten zwar in unterschiedlichen Regionen, haben aber viele Gemeinsamkeiten, gerade auf der grundlegenden Ebene.

Erstens setzen beide transparente Wege der Kommunikation mit Nutzern durch. Unternehmen müssen fair mit ihrer Kundschaft umgehen und Beziehungen aufbauen, die auf Information und Einwilligung beruhen.

Zweitens schützen sie Daten und verlangen von Unternehmen, Wege zu deren Absicherung zu entwickeln.

Drittens zwingen sie Unternehmen dazu, zu überwachen, was andere in ihrem Namen tun. Die Gesetze sagen eindeutig, wer die Verantwortung trägt.

Viertens verlangen sie von Unternehmen transparente und einfache Abmeldemechanismen. Das rückt die Bedeutung durchdachter interner Abläufe ins Licht.

Und schließlich bringen sie Bußgelder und Sanktionen mit sich. Anders als bei Tempoverstößen fallen die hier deutlich aus. Unternehmen können mit bis zu $50.120 für jede E-Mail belangt werden, die gegen den CAN-SPAM Act verstößt, oder mit bis zu 4 % des weltweiten Umsatzes, wenn sie die DSGVO nicht einhalten.

Unterschiede zwischen CAN-SPAM und DSGVO

CAN-SPAM und DSGVO ähneln sich im Kern, sind aber trotzdem verschieden. Auf den ersten Blick ist das nicht unbedingt erkennbar. Machen wir es etwas deutlicher.

Die DSGVO ist das strengste und unerbittlichste Gesetz von allen. Sie bringt erhebliche Bußgelder und kurze Fristen zur Behebung von Problemen mit sich. Und sie greift am weitesten. Weil sie einen einheitlichen Standard für alle 27 Mitgliedsstaaten der EU vorgibt, berücksichtigt sie Unterschiede und findet eine Lösung, die zu allen passt. Auch einige Länder außerhalb der EU folgen dieser Verordnung oder nehmen sie als Grundlage für ihre eigenen Gesetze, was ihren globalen Einfluss und ihre Bedeutung zeigt.

Bei den Rechten des Einzelnen glänzt die DSGVO erneut. Während CAN-SPAM von Unternehmen keine Erlaubnis verlangt, ist die DSGVO bei der Einwilligung am hartnäckigsten. Sie verlangt von Unternehmen eine bestätigende Handlung der betroffenen Person für jeden einzelnen Zweck. Vorangekreuzte Kästchen gelten nicht als Einwilligung. Obendrein müssen EU-Unternehmen ihren Abonnenten auf Wunsch eine Kopie ihrer Daten aushändigen. Wollen Nutzer ihre Daten gelöscht haben, müssen Unternehmen diesem Wunsch unverzüglich nachkommen.

Bei Spam und Cyberkriminalität übertrifft die DSGVO den CAN-SPAM Act. Der ist etwas begrenzt darin, Spam rundheraus zu verbieten. Selbst CASL (kanadisches Gesetz) geht strenger gegen Cyberbedrohungen wie Phishing und Malware vor. Die DSGVO dagegen ermutigt Unternehmen und Nutzer aktiv dazu, Spam und Cyberkriminalität zu bekämpfen.

Auf der anderen Seite ist CAN-SPAM konkreter in seinen Vorgaben als die DSGVO, die sich auf Grundsätze konzentriert, die Unternehmen übernehmen müssen. Das US-Gesetz benennt Dos und Don'ts und liefert Anleitungen. Es ist deutlich leichter zu verstehen, wie man seine Vorgaben befolgt.

Und schließlich kennt CAN-SPAM keine Altersgrenzen, während die DSGVO für Kinder unter 16 die Einwilligung der Eltern verlangt. Einzelne Staaten dürfen dieses Alter auf 13 senken.

Ob du dein Unternehmen innerhalb der eigenen Grenzen halten willst oder vom globalen Auftritt träumst: Beide Regelwerke sind unverzichtbar. Mit der Technik entwickelt sich auch die Reichweite, und Nutzer aus anderen Ländern kommen unvermeidlich dazu. Ihre Daten musst du ohne Verstöße handhaben.

Weil die digitale Kompetenz weiter steigt, wird Compliance mit CAN-SPAM und DSGVO im E-Mail-Marketing außerdem bald keine Option mehr sein. Sie wird zur Pflicht, und Nutzer werden sie aktiv einfordern. Heute ist deshalb der beste Zeitpunkt, diese Lücke zu schließen und dafür zu sorgen, dass du dich an das Gesetz hältst. Wenn du dich fragst, wie das geht: Hier ist eine Routine in 8 Schritten.

Vergleichstabelle CAN-SPAM vs. DSGVO vs. CASL (Infografik von Relationship One)

Wie erfüllst du CAN-SPAM und DSGVO in deinen E-Mails?

Eine E-Mail-Marketing-Strategie aufzubauen, die zu CAN-SPAM und DSGVO passt, ist trotz eines Dutzends Vorschriften erstaunlich einfach. Folge dieser grundlegenden Routine in 8 Schritten.

Schritt 1: Verschaffe dir ein gründliches Verständnis der Compliance.

Ein Blick darauf, wo deine Nutzer sitzen, hilft dir zu verstehen, welche Gesetze du befolgen musst. Fang mit dem an, das die Regeln für deine Region abdeckt. Nimm dir danach die anderen vor. Unternehmen, die in den USA arbeiten, sollten auch CCPA im Blick haben. Deine Kunden kommen vielleicht aus Kalifornien, ohne dass du davon weißt. Du musst ihnen das Schutzniveau bieten, das ihr Gesetz vorgibt.

Beim Durcharbeiten der Gesetze kommt es darauf an, alle wichtigen Details zu verstehen, damit du weißt, wie und wann du sie in deine E-Mail-Marketing-Routine einbaust und Bußgelder und Strafen vermeidest.

Obendrein müssen Unternehmen die neuesten Änderungen und Aktualisierungen kennen, denn Gesetze entwickeln sich ständig weiter. Wer bei CAN-SPAM und DSGVO auf dem Laufenden bleibt, arbeitet sicher im Rahmen des Gesetzes, vermeidet Bußgelder und deren Folgen und übernimmt E-Mail-Praktiken, die den aktuellen Best Practices entsprechen.

Schritt 2: Bereite den Boden.

E-Mail-Marketing beginnt mit deiner digitalen Präsenz. Beide Gesetze lenken die Aufmerksamkeit der Unternehmen darauf, wie sie neue Abonnenten gewinnen. Sorge dafür, dass deine Website, deine Landingpage, dein Portal oder deine Anwendung, über die du Abonnenten sammelst, dem Gesetz entspricht.

Das heißt mindestens: ein Formular mit Double-Opt-in einbauen und die Erlaubnis der Abonnenten für alle Arten von E-Mails einholen, von transaktionalen bis zu werblichen. Der CAN-SPAM Act verlangt das zwar nicht, trotzdem ist es als eine der Best Practices der digitalen Welt sehr zu empfehlen, selbst wenn du nur innerhalb der US-Grenzen arbeitest.

Die Bestätigungs-E-Mail von Catch

Schritt 3: Wähle einen zuverlässigen E-Mail-Dienstleister.

Jedes angesehene und etablierte EMS erledigt den Großteil der Arbeit, damit das Unternehmen CAN-SPAM und DSGVO einhält. Je nach Leistungsumfang bietet es eine Fülle von Funktionen, vom Sammeln der Einwilligungsnachweise über das Verfassen deiner DSGVO-Erklärung bis zu den nötigen Datenschutzmaßnahmen im Fall einer Datenpanne.

Der größte Vorteil professioneller E-Mail-Marketing-Dienste: Du schränkst die Felder ein, auf denen du etwas falsch machen kannst. Außerdem verfolgen sie die Änderungen mit, sodass du Lösungen bekommst, die den aktuell wichtigsten Vorschriften entsprechen.

Schritt 4: Verfasse deine Erklärungen zu DSGVO und CAN-SPAM.

Erklärungen zu DSGVO und CAN-SPAM sind Datenschutzhinweise, die über die Verpflichtung deines Unternehmens auf die Datenschutzvorschriften informieren. In der Regel liegen sie auf der offiziellen Website des Unternehmens. Dein digitaler Newsletter sollte allerdings einen Link auf dieses Dokument enthalten, falls deine Nutzer Fragen haben.

Diesen Schritt kannst du an dein EMS abgeben, das eine Vorlage liefert. Arbeitest du auf eigene Faust, achte darauf, diese Angaben aufzunehmen: die Arten der erhobenen personenbezogenen Daten, die Methoden ihrer Verarbeitung, die Fälle, in denen du personenbezogene Daten an Dritte weitergibst, die Sicherheitsmaßnahmen und die Rechte der betroffenen Personen.

Eine DSGVO-konforme Datenschutzerklärung (Vorlage zum Download)

Schritt 5: Bereite den Footer vor.

Jeder digitale Newsletter, den du an Abonnenten schickst, muss bestimmte Angaben enthalten, um CAN-SPAM und DSGVO zu erfüllen. Die Praxis zeigt: Am besten zeigst du sie im Footer. Der Grund ist einfach. Dort suchen Nutzer zuerst danach, weil sie es von Websites so gewohnt sind.

Was gehört also hinein?

Zuallererst eine Anschrift mit gültiger Postleitzahl. Sehr zu empfehlen ist außerdem, Telefonnummer und E-Mail-Adresse anzugeben.

Zweitens ein Link auf die Abmeldeseite. Beide Gesetze schreiben vor, dass der Abmeldemechanismus für Nutzer leicht erreichbar sein muss. Setz also einen Link oder einen Button, der deine Abonnenten auf die Seite führt, wo sie schnell, einfach und ohne Hürden aus deiner Verteilerliste aussteigen. Achte darauf, dass der Link selbsterklärend ist und sich vom Text abhebt. Der Abmeldevorgang selbst sollte nicht mehr als zwei Schritte haben. Genau hier bleiben die meisten Absender zurück: Von den E-Mails, die wir testen, erfüllen nur 14 % die Anforderung an ein List-Unsubscribe mit einem Klick. Ein sauber konfigurierter Abmelde-Header allein bringt dich also schon vor das Feld.

Drittens die Links zu den einschlägigen Richtlinien. Du kannst außerdem auf passende Artikel zum Kundensupport und auf einen aktiven Chat mit dem Support-Team verlinken.

Viertens ein Button zur Verwaltung der Präferenzen. Lade Nutzer dazu ein, selbst zu bestimmen, welche E-Mails sie von deiner Marke bekommen.

Fünftens sind Links zu aktiven Social-Media-Profilen eine Überlegung wert. Gib deinen Abonnenten alle denkbaren Wege, dich zu erreichen.

Und schließlich gehören zu jedem Link die nötigen Beschreibungen, damit Menschen wissen, wohin er führt. Sorge dafür, dass sie erkennen, worauf sie klicken müssen, um ihr Anliegen zu erledigen. Klarheit gehört in jedes Detail und in jeden Schritt.

Das klingt nach viel Arbeit. Für rechtmäßiges Arbeiten im E-Mail-Kanal ist es aber entscheidend. Wenn du es schnell und effizient erledigen willst, nutze den E-Mail-Builder Postcards. Er bringt mehrere vordefinierte Footer-Blöcke, Module und Stile mit. Diesen Abschnitt baust du damit in wenigen Minuten.

E-Mail von AllTrails

Schritt 6: Denk über Inhalt und Betreffzeile nach.

Betreffzeile und Inhalt sind die treibende Kraft hinter Conversions. Sie überzeugen Kunden und führen sie in den Verkaufstrichter. Deshalb schreiben beide Gesetze vor, dass sie weder irreführend noch täuschend sein dürfen.

Fang mit einer sauberen, nicht aufdringlichen Betreffzeile an. Sie sollte Zweck und Kernbotschaft des Fließtexts sauber erklären. Verzichte auf Großschreibung und Ausrufezeichen. Spiel die Karten FOMO und Verknappung mit Bedacht. Das ist schwerer, als es aussieht: Von den E-Mails, die wir testen, bestehen nur 56 % unsere Qualitätsprüfungen der Betreffzeile. Eine klare, nicht täuschende Betreffzeile hält dich also gleichzeitig rechtssicher und vor fast der Hälfte des Feldes.

Nimm dir danach den Inhalt vor. Er darf weder aufdringlich noch täuschend oder beleidigend sein. Vermeide Spam-Wörter und Grammatikfehler. Nimm nur passendes Bildmaterial auf. Wenn du Werbung verschickst, weise klar und deutlich darauf hin.

Denk anschließend an die Barrierefreiheit. Nicht nur An- und Abmeldung sollten einfach und leicht zugänglich sein, sondern auch der Inhalt der E-Mail. Abmelde-Button, Anschrift, Kontaktdaten und alle kritischen Angaben, die CAN-SPAM und DSGVO erfüllen, müssen gut hervorgehoben und für Screenreader oder sprachgesteuerte Technik erreichbar sein.

Und schließlich müssen „To“, „From“, „Reply-To“ und die Routing-Informationen gültig sein. Verwende nur den ursprünglichen Domainnamen und die ursprüngliche E-Mail-Adresse.

Schritt 7: Prüfe deine E-Mail mit Unspam.

Egal wie gut deine Betreffzeile oder wie informativ dein Footer ist: Für Compliance mit CAN-SPAM und DSGVO musst du deine E-Mail prüfen. Ein Zustellbarkeitstest findet Schwachstellen und Ungereimtheiten, die Spam-Beschwerden auslösen und Bußgelder wegen Rechtsverstößen nach sich ziehen können.

Effizient geht das nur mit Unspam, einem professionellen E-Mail-Spam-Checker und Zustellbarkeitstest. Lade dein Newsletter-Design hoch und schick es durch die gründliche Prüfung, die alle kritischen Details untersucht, darunter Inhalt, Betreffzeile und technische Einstellungen. Der Dienst hebt alle Fauxpas hervor, die du beseitigen musst, um die Spamfilter zu passieren.

Obendrein prüft er die Konfiguration von SPF, DMARC und DKIM. Sie sind entscheidend für eine sichere E-Mail-Verbindung zu den Abonnenten und damit ipso facto für die Grundregeln von CAN-SPAM und DSGVO. Diese Prüfungen zählen mehr, als die meisten Marketer annehmen: Über alle Domains hinweg, die wir testen, veröffentlichen 90 % einen gültigen SPF-Eintrag und 87 % signieren mit DKIM, aber nur 58 % veröffentlichen überhaupt eine DMARC-Richtlinie. 42 % der Domains haben immer noch keine und lassen damit eine bequeme Lücke offen, über die Spoofer deine Marke ausnutzen.

Unspam, professioneller E-Mail-Spam-Checker und Zustellbarkeitstest

Schritt 8: Halte dein Versprechen.

Der letzte Schritt: Halte dein Versprechen und befolge CAN-SPAM und DSGVO, egal was kommt. Setze Abmeldewünsche deiner Nutzer ab sofort schnell um. Die DSGVO gibt dir 72 Stunden, der CAN-SPAM Act zehn Werktage. Mach den Abmeldevorgang einfach, schnell und kostenlos. Aktualisiere die Präferenzen deiner Nutzer auf Wunsch sofort. Wer nicht in Marketing-E-Mails eingewilligt hat, bekommt auch keine.

Zu den weiteren Pflichten gehören:

• Informiere Nutzer innerhalb weniger Tage über Datenpannen und ergreife jede mögliche Maßnahme, um die Folgen abzumildern.
• Behalte deine Partner im Blick. Auch mit einem EMS entkommst du deiner rechtlichen Verantwortung nicht, das Gesetz einzuhalten. Sorge also dafür, dass auch sie fair spielen.
• Kündige alle relevanten Aktualisierungen deiner Datenschutzrichtlinien an.

Und schließlich: Übernimm die Best Practices im E-Mail-Marketing. Reinige deine Abonnentenliste regelmäßig, kaufe niemals Kontakte, halte deine Absender-Reputation hoch, bestimme die beste Versandfrequenz, kümmere dich um inaktive Abonnenten und bring E-Mail und Abmeldeseite mit den aktuellen Vorschriften in Einklang.

Zu guter Letzt

CAN-SPAM und DSGVO sind nicht die einzigen Vorschriften im E-Mail-Marketing. Wenn du den Kanal rechtmäßig nutzen willst, mach dich auch mit CASL (Canadian Anti-Spam Law) und CCPA (California Consumer Privacy Act) vertraut. Sie sind entscheidend für Unternehmen, die ihr Geschäft über die eigenen Grenzen hinaus ausdehnen wollen, ob Bundesstaat oder Land.

Das kann zusätzliche Maßnahmen erfordern, denn interne Marketingprozesse auf mehrere Gesetze gleichzeitig auszurichten ist knifflig. Am Ende lohnt es sich aber. Du bewahrst dein Unternehmen nicht nur vor Bußgeldern, Strafen und einer beschädigten Absender-Reputation, sondern wirst vor allem zu einem ernst zu nehmenden Akteur, der als sozial verantwortlicher Partner die Rechte seiner Kunden achtet.

Antworten auf alle drängenden Fragen findest du auf den offiziellen Portalen:

Die Website der Federal Trade Commission ist ein guter Ort, um tiefer in CAN-SPAM einzusteigen. Sie bietet eine Wissensdatenbank und FAQs.

Die Europäische Kommission ist die erste Anlaufstelle für einen vollständigen Überblick über die DSGVO. Dort findest du die Entstehungsgeschichte, den Zeitplan des Inkrafttretens, die Grundrechte und die wichtigsten Änderungen gegenüber früheren Gesetzen. Ein FAQ-Bereich beantwortet die häufigsten Fragen schnell.

Die offizielle Website des Justizministeriums des Bundesstaates Kalifornien versammelt alles, was du brauchst, um dich gründlich mit CCPA vertraut zu machen. Sie enthält allgemeine Informationen, einen FAQ-Block und Links zu verwandten Themen.

Das Portal der Regierung von Kanada enthält eine Fülle von Informationen zu CASL. Es hilft in dieser Sache umfassend weiter.

Online gibt es noch viele weitere Quellen, die dir helfen, alle Kommunikationsgesetze einzuhalten. Du kannst zum Beispiel die IAPP oder die Association of National Advertisers für weitere Lernangebote, Schulungen und Publikationen besuchen.

Die Regierung von Kanada

Fazit

CAN-SPAM und DSGVO stehen noch am Anfang. So kurz fünf Jahre in regulatorischen Zeiträumen auch sind, sie haben schon deutliche Ergebnisse erzielt. Laut aktuellen Studien vertrauen über 80 % der Befragten Unternehmen, die CAN-SPAM und DSGVO befolgen, weil sie die Datensicherheit streng kontrollieren. Und was den globalen Einfluss angeht: Nur 15 % der Länder ignorieren, wie wichtig Maßnahmen zum Schutz der Datenprivatsphäre sind.

Gesetze zu Datenschutz und Regulierung haben Steuerung, Kontrolle, Bewusstsein und strategische Entscheidungen im E-Mail-Marketing verbessert. Sie haben Unternehmen geholfen, einen Weg zu finden, Vertrauen bei ihren Kunden aufzubauen und in bestimmten Regionen rechtmäßig zu arbeiten.

Diese Vorschriften einzuhalten ist zwar ein fortlaufender Prozess, der manche Unternehmen Tausende und sogar Millionen an Investitionen kostet, doch es lohnt sich. Sie bringen beiden Seiten zahlreiche Vorteile und schaffen ein sicheres und positives digitales Umfeld.