Gmail und Yahoo: die neuen Anforderungen an Absender ab 2024

Am 3. Oktober 2023 markierte eine wichtige Ankündigung von Gmail und Yahoo einen Wendepunkt für die Standards der E-Mail-Kommunikation. Diese beiden führenden Mailbox-Provider führten neue Anforderungen an Absender ein, die im Februar 2024 in Kraft treten, um der immer größeren Spam-Flut zu begegnen und E-Mails sicherer zu machen.

Dieses Update ist keine kleine Anpassung, sondern eine echte Verschiebung in der E-Mail-Landschaft. Für alle, die E-Mails verschicken, vom kleinen Betrieb bis zum Konzern, ist es deshalb entscheidend, diese Änderungen zu verstehen und mitzugehen, damit Zustellbarkeit und Reputation keinen Schaden nehmen.

Wie dringend die Anpassung an diese neuen Standards ist, zeigen die alarmierenden Zahlen zum Spam-Aufkommen.

2022 wurden laut Statista rund 49 % des gesamten E-Mail-Verkehrs als Spam eingestuft. Diese enorme Zahl macht deutlich, warum strengere Regeln für E-Mails nötig sind. Die Initiative von Gmail und Yahoo ist mehr als ein Update der Richtlinien, sie ist ein proaktiver Schritt hin zu einem sichereren E-Mail-Ökosystem ohne Spam.

Für Absender ist das ein klarer Handlungsauftrag: Stell dich auf diese Änderungen ein, sonst fällst du in einer immer sichereren digitalen Welt zurück.

Die wichtigsten Änderungen bei den Anforderungen an den E-Mail-Versand

Gmail und Yahoo haben mit strengeren Protokollen zur Authentifizierung die Weichen für eine sicherere E-Mail-Umgebung gestellt. Dieser Schritt ist eine direkte Antwort auf die wachsende Sorge um die Sicherheit von E-Mails und soll dafür sorgen, dass nur authentifizierte Nachrichten bei den Nutzern ankommen.

Angesichts des grassierenden Betrugs per E-Mail sind diese verschärften Protokolle für Nutzer wie für seriöse Absender eine gute Nachricht.

Spam-Check

SPF, DKIM und DMARC verstehen

SPF (Sender Policy Framework): Mit dieser Methode zur E-Mail-Authentifizierung legen Absender fest, welche IP-Adressen im Namen ihrer Domain Post verschicken dürfen. Kommt eine E-Mail an, prüft der Server des Empfängers den SPF-Eintrag und bestätigt so, dass die Nachricht von einem freigegebenen Server stammt. Das senkt die Wahrscheinlichkeit von E-Mail-Spoofing.

Da 91 % aller Cyberangriffe mit einer Phishing-E-Mail beginnen, ist die Rolle von SPF beim Eindämmen von Spoofing wichtiger denn je.

DKIM (DomainKeys Identified Mail): DKIM fügt dem Header jeder ausgehenden Nachricht eine verschlüsselte Signatur hinzu. Empfangende Server nutzen diese Signatur, um zu bestätigen, dass die E-Mail tatsächlich von der angegebenen Domain kommt und ihr Inhalt unterwegs nicht verändert wurde.

Weil 30 % der Phishing-E-Mails die standardmäßigen Sicherheitsprüfungen umgehen, liegt die Bedeutung von DKIM für die Integrität von E-Mails auf der Hand.

DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance): DMARC baut auf SPF und DKIM auf. Damit entscheiden Domain-Inhaber, wie nicht authentifizierte E-Mails aus ihrer Domain behandelt werden, was den Schutz vor Betrug und Identitätsmissbrauch per E-Mail verbessert. Zusätzlich liefert DMARC Rückmeldungen zu Nachrichten, die die SPF- oder DKIM-Prüfung nicht bestehen.

Da laut Proofpoint 83 % der Organisationen bereits direkte geschäftliche Folgen von Betrug per E-Mail erlebt haben, ist die Rolle von DMARC in jeder Sicherheitsstrategie unverzichtbar.

Die Verbreitung hinkt diesen Vorgaben allerdings weit hinterher. Über alle Domains, die wir testen, veröffentlichen nur rund 58 % eine DMARC-Richtlinie, die übrigen 42 % haben überhaupt keine: eine Lücke, die viele Absender genau dort ungeschützt lässt, wo Gmail und Yahoo jetzt die Schrauben anziehen.

Pflicht zu Abmeldelinks und Abmeldung mit einem Klick

Eine weitere wichtige Änderung ist die Pflicht, in E-Mails einen Abmeldelink und eine Abmeldung mit einem Klick anzubieten.

Damit können Empfänger Nachrichten, die sie nicht mehr brauchen, ohne Umwege abbestellen. Das verbessert die Nutzererfahrung und hilft Absendern, engagierte Listen zu behalten.

Bei durchschnittlich 121 E-Mails pro Tag und Empfänger ist eine einfache Abmeldung entscheidend, um den Posteingang übersichtlich zu halten.

Und genau daran scheitern die meisten Absender bis heute: Über alle E-Mails, die wir testen, bestehen nur 14 % die Prüfung auf One-Click-List-Unsubscribe. Diese Änderung wird also besonders leicht übersehen und kostet zugleich am meisten, wenn du sie ignorierst.

Durchsetzung der Schwellenwerte für die Spam-Rate

Die vielleicht folgenreichste Änderung ist die Durchsetzung fester Schwellenwerte für die Spam-Rate: 0,3 % bei Gmail wie bei Yahoo. Wer eine Beschwerderate von 0,3 % überschreitet, riskiert, dass seine E-Mails blockiert oder als Spam markiert werden. Diese Latte ist bei Outreach mit hohem Volumen besonders unerbittlich, weshalb die Zustellbarkeit im Recruiting daran hängt, die Beschwerderate deutlich unter dem Limit zu halten.

Diese zentralen Änderungen stehen für eine deutliche Verschiebung hin zu sichererer und verlässlicherer Kommunikation per E-Mail. Absender müssen sich auf diese Standards einstellen, damit ihre Nachrichten in diesem neuen, sichereren Umfeld wirksam und regelkonform bleiben.

Technische Anforderungen für die Konformität

Um die neuen Versandanforderungen von Gmail und Yahoo zu erfüllen, müssen Absender konkrete technische Schritte gehen. Diese Maßnahmen sind entscheidend für die Konformität und eine gute Absender-Reputation.

SPF und DKIM für deine Domains konfigurieren

So richtest du SPF (Sender Policy Framework) ein:

• Öffne die DNS-Einstellungen deiner Domain.
• Lege einen neuen TXT-Eintrag an.
• Trage den Wert des SPF-Eintrags ein, der festlegt, welche Mailserver im Namen deiner Domain versenden dürfen. Für eine Domain mit Google Workspace sieht ein SPF-Eintrag zum Beispiel so aus: v=spf1 include:_spf.google.com ~all.
• Speichere die Änderungen und gib der Verbreitung im DNS Zeit, was bis zu 48 Stunden dauern kann.

Hier findest du eine ausführliche Anleitung: Was ist SPF und wie erstellst du einen SPF-TXT-Eintrag?

DKIM (DomainKeys Identified Mail) implementieren

So setzt du DKIM um:

• Suche in der Admin-Konsole deines ESP (deiner E-Mail-Versandplattform) den Bereich für DKIM.
• Erzeuge einen DKIM-Schlüssel. Das System stellt dir daraufhin einen DKIM-Eintrag bereit.
• Trage diesen Eintrag als TXT-Eintrag in die DNS-Einstellungen deiner Domain ein. Der DKIM-TXT-Eintrag enthält normalerweise einen Domain-Schlüssel und sieht etwa so aus: „v=DKIM1; k=rsa; p=MIGfMA0GCSqGSIb3…“
• Speichere und warte, bis das DNS aktualisiert ist.

Mehr über DKIM erfährst du hier.

Einen DMARC-Eintrag auf deiner Root-Domain anlegen

So richtest du DMARC ein:

• Öffne die DNS-Verwaltung deiner Domain.
• Lege einen neuen TXT-Eintrag für DMARC an.
• Setze den Host auf _dmarc.yourdomain.com.
• Trage den Wert des DMARC-Eintrags ein, etwa „v=DMARC1; p=none; rua=mailto:your@email.com“, wobei p=none die Richtlinie ist (none, reject, quarantine) und rua die Adresse für die Berichte.
• Speichere den Eintrag und gib ihm Zeit, sich zu verbreiten.

Hier ist eine ausführliche Anleitung zu DMARC.

Abmeldeoptionen in E-Mails einbauen

Abmeldeoptionen in deine E-Mails einzubauen, ist ein zentraler Baustein der neuen Anforderungen. So sorgst du dafür, dass deine Nachrichten sie wirklich enthalten:

Abmeldelinks mit einem Klick umsetzen

• Setze einen sichtbaren, leicht auffindbaren Abmeldelink in den Footer deiner E-Mails.
• Achte darauf, dass dieser Link zu einem einfachen, einstufigen Abmeldevorgang führt.
• Teste den Link und stelle sicher, dass er funktioniert und deine Liste in Echtzeit aktualisiert.

Einen List-Unsubscribe-Header ergänzen

• Neben dem Abmeldelink mit einem Klick gehört ein List-Unsubscribe-Header in deine E-Mails. Über diesen Header können Empfänger sich direkt aus der Oberfläche ihres E-Mail-Clients von deiner Liste abmelden.
• Wenn du eine Plattform wie Journeys nutzt, die eine Abmeldefunktion mitbringt, ist dieser Header normalerweise automatisch enthalten.

Eigene Abmeldesysteme

• Wenn du ein eigenes Abmeldesystem nutzt, stelle sicher, dass es die neuen Anforderungen erfüllt. Auch ein eigenes System muss einen unkomplizierten Abmeldevorgang mit einem Klick bieten und den List-Unsubscribe-Header setzen.
• Teste und aktualisiere dein eigenes Abmeldesystem regelmäßig, damit es wirksam bleibt und den Standards für den E-Mail-Versand entspricht.

Proaktive Maßnahmen, um die Spam-Rate zu senken

Diese 4 Sicherheitsmaßnahmen solltest du umsetzen, um deine Spam-Rate zu senken:

1. Bereinige deine E-Mail-Liste regelmäßig

Entferne inaktive Abonnenten und alle, die über einen bestimmten Zeitraum nicht mit deinen E-Mails interagiert haben. Setze auf ein Double-Opt-in-Verfahren, damit auf deiner Liste nur Menschen stehen, die deine E-Mails wirklich bekommen wollen.

2. Beobachte das Engagement deiner E-Mails

Verfolge Öffnungsraten, Klickraten und Spam-Beschwerden. Nutze diese Daten, um Inhalte und Versandfrequenz für mehr Engagement anzupassen.

3. Personalisiere und segmentiere deine E-Mails

Schneide die Inhalte auf die einzelnen Segmente deiner Zielgruppe zu, je nach Vorlieben und Verhalten. Personalisierung senkt die Wahrscheinlichkeit deutlich, dass deine E-Mails als Spam markiert werden.

4. Kläre deine Abonnenten auf

Erkläre deinen Abonnenten, wie sie deine E-Mails auf die Whitelist setzen. Zeig ihnen den Wert und den Inhalt deiner E-Mails, damit die Erwartungen von Anfang an stimmen.

Mit diesen Schritten erfüllen Absender die neuen Anforderungen von Gmail und Yahoo deutlich besser. So erreichen ihre Nachrichten nicht nur die Zielgruppe, sondern tragen auch zu einem gesünderen E-Mail-Ökosystem ohne Spam bei.

Auswirkungen der neuen Anforderungen zum Spam-Schutz auf Massenversender

Die aktualisierten Anforderungen von Gmail und Yahoo haben besondere Folgen für Massenversender, vor allem für alle, die über 5.000 E-Mails pro Tag verschicken.

Diese Änderungen erfordern eine strategische Neubewertung der Versandpraxis, damit sowohl die Konformität als auch eine hohe Zustellbarkeit gesichert sind.

Strengere Protokolle zur Authentifizierung

Massenversender müssen SPF, DKIM und DMARC konsequent umsetzen, um ihre E-Mails zu authentifizieren. Das ist entscheidend, damit Nachrichten nicht als Spam markiert oder abgewiesen werden.

Diese Protokolle helfen außerdem dabei, die Seriosität der Nachrichten zu belegen, was bei hohem Versandvolumen besonders wichtig ist.

Schwellenwerte für die Spam-Rate strikt einhalten

Absender müssen ihre Beschwerderate unter dem Schwellenwert von 0,3 % halten, den Gmail und Yahoo gesetzt haben.

Regelmäßige Kontrolle und sofortiges Handeln bei steigenden Spam-Raten sind unverzichtbar, um Strafen wie Blockaden oder eine Filterung in den Spam-Ordner zu vermeiden.

Domain-Authentifizierung und Zustellbarkeit

Eine saubere Umsetzung von SPF, DKIM und DMARC sichert nicht nur die Konformität, sie stärkt auch die Reputation eines Absenders deutlich.

Eine starke Absender-Reputation verbessert die Zustellbarkeit und senkt die Wahrscheinlichkeit, dass Nachrichten als Spam markiert werden oder unterwegs verloren gehen.

Konsistenz bei der Versanddomain

Wer durchgehend eine einzige Versanddomain (oder eine Gruppe dedizierter Domains) nutzt, baut über die Zeit Domain-Reputation auf.

Zusammen mit den Protokollen zur Authentifizierung macht diese Konsistenz bei der Versanddomain es Mailbox-Providern leichter, den Absender zu prüfen und ihm zu vertrauen.

Strategien für Kunden von Amazon SES

Wer Amazon SES nutzt, sollte für den Versand auf verifizierte Domain-Identitäten umsteigen, statt nur Identitäten auf Basis einer E-Mail-Adresse zu verwenden. Das hilft dabei, DKIM-Signaturen an der Versanddomain auszurichten.

• Eine benutzerdefinierte MAIL FROM-Domain konfigurieren: Wenn du in Amazon SES eine eigene MAIL FROM-Domain einrichtest, ist SPF an deiner Domain ausgerichtet, was die Authentifizierung weiter stärkt.

• Funktionen von Amazon SES für die Konformität nutzen: Amazon SES bietet Funktionen wie Header für die Abmeldung mit einem Klick und eine einfache Einbindung von DMARC-Richtlinien, mit denen Kunden die neuen Standards erfüllen.

• Regelmäßig beobachten und steuern: Wer Amazon SES nutzt, sollte seine Versandstatistiken regelmäßig beobachten, inklusive Bounce- und Beschwerderaten, zum Beispiel mit dem Amazon SES Virtual Deliverability Manager. So lässt sich die Reputation proaktiv steuern.

• Subdomains strategisch einsetzen: Verschiedene Subdomains für verschiedene Arten von E-Mails (etwa Marketing gegenüber Transaktion) helfen dabei, die Absender-Reputation gezielter zu steuern, weil diese Arten unterschiedliche Muster bei Engagement und Beschwerden zeigen. Diese Trennung ist ein Grundpfeiler der Zustellbarkeit für SaaS-Produkte, bei denen Passwort-Resets und Belege nie unter dem Werbeversand leiden dürfen.

Für Massenversender ist die Anpassung an diese neuen Anforderungen eine Chance, ihre Strategie zu schärfen, die Zustellbarkeit zu verbessern und eine stärkere, positivere Beziehung zu ihrer Zielgruppe aufzubauen. Wer diese Änderungen annimmt, trägt zu einem sichereren, effizienteren E-Mail-Ökosystem ohne Spam bei.

Die Reputation deiner E-Mails beobachten und steuern

Deine E-Mail-Reputation wirksam zu steuern, ist entscheidend, um eine hohe Zustellbarkeit zu erreichen und die Standards von Gmail und Yahoo zu erfüllen. Dafür musst du die wichtigsten Kennzahlen deiner Kampagnen beobachten und Spam-Beschwerden im Griff behalten.

Hier sind einige Tools und Techniken, um die Performance deiner E-Mails zu beobachten:

1. Tools für E-Mail-Analysen

Nutze fortschrittliche Analyse-Tools, um zentrale Kennzahlen wie Öffnungsraten, Klickraten, Bounce-Raten und die Rate der Spam-Beschwerden zu verfolgen. Analysiere Trends und Muster in diesen Kennzahlen, um Ansatzpunkte für Verbesserungen zu finden.

Diese Tools empfehlen wir:

• Google Analytics: Liefert detaillierte Einblicke dazu, wie Empfänger mit deinen E-Mails umgehen, inklusive Tracking der Conversions aus E-Mail-Kampagnen.

• Mailchimp: Bietet leicht verständliche Auswertungen mit visuellen Berichten zu Öffnungsraten, Klicks und Aktivität der Abonnenten, ideal für kleine und mittlere Unternehmen.

• HubSpot: Verbindet E-Mail-Analysen mit CRM-Daten und zeigt umfassend, wie E-Mail-Kampagnen Kundenverhalten und Umsatz beeinflussen.

• SendGrid: Bietet Auswertungen in Echtzeit mit detaillierten Berichten zu Zustellbarkeit, Engagement und Reaktionen der ISPs, ideal für Absender mit hohem Volumen.

2. Feedback-Loops

Richte Feedback-Loops bei den großen ISPs ein. Über diesen Dienst erfährst du, wenn Empfänger deine E-Mails als Spam markieren, und bekommst direkten Einblick in ihre Wahrnehmung.

3. Regelmäßige A/B-Tests

Teste verschiedene Elemente deiner E-Mails im A/B-Verfahren (etwa Betreffzeilen, Inhalte und Versandzeiten), um herauszufinden, was bei deiner Zielgruppe am besten ankommt und die wenigsten Spam-Beschwerden auslöst.

Warum getrennte und abgesicherte Versandpraktiken wichtig sind

Unternehmen, die verschiedene Arten von E-Mails verschicken (transaktional, werblich und so weiter), können ihre Ströme mit mehreren Versanddomains oder Subdomains trennen. Diese Trennung hilft dabei, Reputationsprobleme zu isolieren, und verbessert die Zustellbarkeit.

Ein Tool wie Alfred von Email Industries kann in diesem Prozess die Bereinigung und Verifizierung von E-Mail-Listen deutlich vereinfachen.

Bereinige deine E-Mail-Liste regelmäßig mit Alfreds fortschrittlicher Bedrohungserkennung und Validierung, um inaktive oder nicht reagierende Abonnenten zu entfernen. Das hilft dir, eine gesunde Absender-Reputation zu halten, und senkt das Risiko von Spam-Beschwerden.

Google Postmaster Tools und den Amazon SES Virtual Deliverability Manager nutzen

So nutzt du diese Tools, um deine Strategie im E-Mail-Marketing anzupassen:

Google Postmaster Tools

Google Postmaster Tools liefern wichtige Einblicke in Kennzahlen wie Spam-Rate, Domain-Reputation und die Ergebnisse aus Feedback-Loops für E-Mails an Gmail-Adressen.

Wer diese Kennzahlen regelmäßig durchsieht, kann seine Strategie in Echtzeit nachjustieren, damit mehr Nachrichten im Posteingang landen und weniger Spam-Beschwerden entstehen.

Amazon SES Virtual Deliverability Manager

Für alle, die Amazon SES nutzen, ist der Virtual Deliverability Manager eine wertvolle Hilfe, um die Gesundheit des Versands im Blick zu behalten.

Er bietet umfassende Auswertungen zu Bounce- und Beschwerderaten sowie Empfehlungen, um Zustellbarkeit und Reputation zu verbessern.

Wie du dich auf das neue Update zum Spam-Schutz vorbereitest

Da die Frist im Februar 2024 für die neuen Versandanforderungen von Gmail und Yahoo näher rückt, sollten sich Organisationen strategisch auf einen reibungslosen Übergang vorbereiten. Dazu gehört nicht nur, den Zeitplan zu verstehen, sondern jetzt schon aktiv zu werden, um die Anforderungen zu erfüllen und die Zustellbarkeit zu halten.

Auch wenn die Änderungen offiziell erst im Februar 2024 greifen, ist es entscheidend, sofort mit den Vorbereitungen zu beginnen. Diese frühe Vorbereitung lässt Raum für Fehlersuche und für Anpassungen auf Basis der Rückmeldungen dieser E-Mail-Plattformen.

Änderungen über die nächsten Monate hinweg schrittweise umzusetzen, hilft Organisationen dabei, sich wirksamer anzupassen, statt kurz vor der Frist in Hektik zu verfallen.

Schritte für einen reibungslosen Übergang

• Den aktuellen E-Mail-Versand prüfen: Nimm deine derzeitige Versandpraxis gründlich unter die Lupe. Finde die Stellen, die Verbesserung oder Anpassung brauchen, um die neuen Anforderungen zu erfüllen.

• Die Protokolle zur Authentifizierung aktualisieren: Sorge dafür, dass SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge korrekt gesetzt und an deiner Domain ausgerichtet sind. Teste diese Konfigurationen und prüfe, ob sie greifen.

• Inhalt und Design der E-Mails verbessern: Überarbeite Inhalt und Design deiner E-Mails so, dass sie klare Abmeldeoptionen enthalten und die neuen Anforderungen erfüllen.

Mit Tools wie Postcards von Designmodo, einem intuitiven Builder für E-Mails, baust du diese Elemente ganz einfach in deine Vorlagen für E-Mails ein.

Postcards bietet eine benutzerfreundliche Plattform, um deine E-Mails anzupassen, damit sie nicht nur regelkonform sind, sondern für deine Zielgruppe auch optisch überzeugen.

• Dein Team schulen: Informiere und schule dein Team, besonders alle im E-Mail-Marketing und in der IT, über die neuen Anforderungen und darüber, warum Konformität wichtig ist.

• Beobachten und nachjustieren: Behalte die Kennzahlen deiner E-Mails dauerhaft im Blick und passe an, wo es nötig ist, damit du bei den Best Practices bleibst und eine gute Absender-Reputation behältst.

Fazit

Weil Spam die Posteingänge weltweit verstopft, ist es kein Wunder, dass Internet Service Provider (ISPs) die digitalen Rückzugsorte ihrer Nutzer entschlossen verteidigen. Diese Schutzhaltung ist gut gemeint, sorgt aber häufig für Kopfschmerzen in Unternehmen: Selbst völlig seriöse E-Mails landen manchmal versehentlich im Spam-Ordner oder werden rundheraus abgewiesen. Ein modernes digitales Dilemma, in dem gelegentlich auch die Guten zwischen die Fronten geraten.

Ab Februar 2024 treten die Anforderungen von Yahoo in Kraft, die Regeln von Gmail gelten konkret ab dem 1. Februar 2024. Beide Anbieter räumen Absendern eine Übergangsfrist bis zum 1. Juni 2024 ein, um die Abmeldung mit einem Klick über den List-Unsubscribe-Header umzusetzen.

Die anstehenden Änderungen bei den Anforderungen von Gmail und Yahoo markieren einen Wendepunkt im Kampf gegen Spam und für mehr Sicherheit bei E-Mails. Wer sie annimmt, sorgt für besseres Engagement bei der eigenen Zielgruppe und hält die Absender-Reputation stark.

Du willst, dass deine E-Mails in den richtigen Posteingängen landen und deine Kampagnen mehr Wirkung entfalten? Sprich noch heute mit unseren Fachleuten für Zustellbarkeit und lerne unseren fortschrittlichen Spam-Check für E-Mails, den Inbox-Placement-Test und die KI-gestützten Heatmap-Tools kennen. Das ist der erste Schritt zu einer besseren Strategie für deine E-Mails.