La mayoría de nosotros recibe emails de spam todos los días. Los ciberataques se han disparado tanto que, según estudios recientes, la mitad de las newsletters digitales que se generan a diario no son solicitadas. Esto supone un enorme peligro para los usuarios, que están expuestos constantemente a actividad maliciosa cuyo objetivo es infectar sus ordenadores con virus o sonsacar datos personales sensibles con fines económicos.
Aunque el spam no es nada nuevo, las personas y las organizaciones siguen siendo víctimas de él. El State of the Phish Report de Proofpoint señaló que más del 80% de las empresas sufrieron daños económicos por ataques de phishing el año pasado.
Tanto los particulares como los representantes de las empresas necesitan diferenciar los emails legítimos del spam y protegerse. Incluso con los ISP y los ESP montando guardia con sus sistemas antispam sofisticados y mejorados con regularidad, los emails no solicitados siguen encontrando el camino hasta las bandejas de entrada.
¿Cómo diferenciar los emails legítimos del spam y qué deberían hacer las empresas para demostrar a su clientela que sus emails son auténticos y legales? Vamos a abordarlo en esta guía.
¿Qué es un email legítimo y qué es un email de spam?
Los emails legítimos son newsletters digitales creadas conforme a la ley o con formas, requisitos y estándares legales establecidos. Se autentican mediante mecanismos de autenticación del remitente basados en DNS, como SPF, DKIM y DMARC, e incluyen información que demuestra su legitimidad, como la dirección física de la empresa.
No solo los remitentes consolidados y de confianza crean esos emails, sino también las empresas y los emprendedores con sender scores positivos y quienes siguen las recomendaciones de los organismos reguladores y las organizaciones antispam.
Los emails legítimos obedecen las leyes establecidas por el país donde el remitente opera o presta servicio a su público. Por ejemplo, para enviar emails legítimos a residentes europeos, las empresas deben cumplir los requisitos del Reglamento General de Protección de Datos y de la Directiva ePrivacy, mientras que los organismos reguladores de EE. UU. exigen a las empresas que sigan la CAN-SPAM Act.
El email de spam es una newsletter digital no solicitada e ilegítima que suele enviarse de forma masiva a múltiples destinatarios. Puede tener una intención promocional, buscar infectar tu ordenador con malware o engañar a la clientela para que comparta información sensible. Es irrelevante, indeseado, poco ético y peligroso. Los tipos más habituales de email de spam son los anuncios comerciales, los avisos de antivirus, la suplantación del remitente (email spoofing), las estafas económicas y los premios de sorteos.
¿Por qué es importante diferenciar los emails legítimos del spam?
Es importante diferenciar los emails legítimos del spam por muchas buenas razones. Ante todo, el número de ciberataques ha alcanzado un nivel amenazante. Según estudios recientes, cada día se generan 160 mil millones de emails de spam, lo que hace que un asombroso 96% de las personas reciba mensajes de spam de una forma u otra.
En segundo lugar, dificultan que los usuarios naveguen por sus bandejas de entrada con comodidad y seguridad. Como los filtros de los ISP no atrapan todos los emails de spam, muchos abarrotan sin esfuerzo los buzones de los usuarios. Esto provoca distracciones, irritación y fastidio. Casi el 70% de quienes habían recibido mensajes de phishing declararon que su salud mental se había visto afectada.
En tercer lugar, el spam puede lastrar la productividad, sobre todo la de quienes trabajan dentro de una empresa. Enfrentarse a emails maliciosos hace que los empleados pierdan concentración y motivación, y que malgasten su valioso tiempo y esfuerzo.
En cuarto lugar, el email de spam puede ser el vector inicial de un ciberataque más sofisticado. Según estadísticas recientes, más de la mitad de las personas ha perdido dinero por estafas en línea.
Por último, las empresas sin las defensas adecuadas son responsables ante el GDPR, la CAN-SPAM Act y otras normativas y obligaciones de cumplimiento antispam. Si los ISP o los proveedores de correo consideran que sus mensajes y su actividad son spam, pueden enfrentarse a consecuencias drásticas. Estas van desde limitar su actividad de correo en el canal hasta ser objeto de multas enormes (de hasta millones de dólares) e incluso el encarcelamiento de los empleados responsables de la fuga de datos.
Es importante diferenciar los emails legítimos del spam no solo para los particulares que podrían sufrir pérdidas económicas, sino también para las empresas que se arriesgan a ser bloqueadas por los ISP y los proveedores de correo, y a perder su oportunidad de llevar a cabo campañas de email marketing.
Estadísticas de spam de Mailmodo
¿Cómo diferenciar con éxito los emails legítimos del spam?
Los emails de spam son de todas las formas y tamaños. Desde los obvios anuncios de premios de sorteos hasta algunos anuncios comerciales bastante engañosos. Algunos pueden incluso parecer legítimos a primera vista, ya que los actores maliciosos pueden imitar con facilidad la identidad de marcas famosas o incluso añadir algo de personalización para ganarse la confianza de quien lee.
Estos son los mejores consejos que ayudan a los usuarios a diferenciar los emails legítimos del spam y a evitar malas consecuencias.
Examina la dirección del remitente
Una de las mejores recomendaciones para quien quiera protegerse del spam es no abrirlo nunca. Por eso, lo primero que hay que hacer es examinar a fondo la dirección del remitente. Si parece sospechosa o no conoces al remitente, borra el email de tu bandeja de entrada.
Sin embargo, en el mundo empresarial esto no siempre es posible. A veces, los emails con direcciones desconocidas pueden venir de tus colegas, tus socios o alguna organización. En ese caso, es fundamental inspeccionar los datos del remitente. Pregúntate:
- ¿El email viene de un dominio público? Ninguna empresa legítima, por pequeña o joven que sea, enviará emails desde una dirección que termine en un dominio público, como "Gmail" o "Yahoo".
- ¿El dominio del remitente tiene erratas, errores o pequeñas faltas de ortografía que lo hacen parecer un email legítimo de marcas famosas, sobre todo de las que operan en nichos financieros o comerciales?
- ¿La dirección del remitente usa caracteres parecidos de otros idiomas para resultar reconocible?
- ¿La dirección del remitente tiene combinaciones aleatorias de números y letras, o tiene un aspecto ridículo?
- ¿La dirección del remitente difiere del formato de email habitual de la empresa?
- ¿El email va dirigido específicamente a tu cuenta de correo?
Por último, también ayudaría comprobar el asunto y el BIMI.
El asunto podría indicar que algo va mal con el email, ya que los actores maliciosos no invierten tiempo ni esfuerzo en él. Por regla general, es banal, extraño y raro, y no tiene sentido para ti.
En cuanto al BIMI, siglas de Brand Indicators for Message Identification, forma parte del escuadrón de la autenticación del correo. Muestra los elementos de la identidad visual de la marca, como un logotipo, una mascota pequeña o un icono. Al usar protecciones contra los remitentes ilegítimos que suplantan logos, puede convertirse en una fuente de información adicional. Por eso, pregúntate: ¿se parece exactamente a la identidad visual de la marca? Ten en cuenta que su adopción todavía es rara (el 99% de los dominios que analizamos no publica ningún registro BIMI), así que un logo ausente está lejos de ser una prueba de que un email sea spam.
Presta atención a los adjuntos y los enlaces
Como la gente prefiere ojear los emails en vez de leerlos palabra por palabra, puede actuar con facilidad sin pensárselo dos veces y caer víctima de una redacción tramposa o de ofertas impresionantes. Si eres de quienes leen el texto por encima, al menos asegúrate de prestar muchísima atención a los adjuntos y los enlaces.
Estos dos detalles habituales de las newsletters digitales son la principal fuente de malware, virus y archivos maliciosos. La regla de oro es abstenerse de descargar archivos o de hacer clic en enlaces que parezcan raros o sospechosos. Sin embargo, como los archivos peligrosos pueden venir en cualquier formato, sobre todo en extensiones conocidas, puede ser difícil diferenciar los emails legítimos del spam. Hazte estas preguntas para reconocerlos:
- ¿La petición tiene sentido para ti?
- ¿La oferta parece demasiado buena para ser verdad?
- ¿El email mete prisa para que actúes rápido?
- ¿El email contiene botones de llamada a la acción genéricos con frases como "Haz clic aquí" o "Descargar ahora"?
- ¿La URL o los datos que aparecen al pasar el cursor difieren del texto del enlace?
Si la respuesta es sí a cualquiera de estas preguntas, el email merece una inspección a fondo por tu parte.
Inspecciona el cuerpo del email y su diseño
Por desgracia, que la dirección del remitente no parezca sospechosa no significa que el email sea legítimo. La buena noticia es que no vas a infectar tu ordenador ni a perder información personal sensible por abrir un email. Hay que llevar a cabo alguna acción para caer víctima de los actores maliciosos, como descargar archivos desde enlaces o abrir adjuntos. Por eso, inspeccionar el cuerpo del texto del email y su diseño es fundamental.
Empieza por el diseño, ya que es lo primero que solemos notar. ¿Te resulta propio de la marca? ¿Parece moderno? ¿Está alineado con el estilo habitual de la empresa? Como los actores maliciosos no tienen tiempo de crear plantillas de email con buen aspecto, sus newsletters digitales pueden parecer poco profesionales, toscas y distorsionadas.
Después, examina el cuerpo del texto. Varias señales pueden indicar que un email es spam:
- Ofertas poco realistas. Si el contenido parece demasiado bueno para ser verdad, como la promesa de grandes sumas de dinero por acciones sencillas, probablemente sea una estafa de phishing para recopilar datos de cuentas bancarias.
- Faltas de gramática. Como los emails de spam se montan deprisa para enviarlos de forma masiva, suelen ser propensos a erratas, errores e incoherencias.
- Saludo genérico. Los emails legítimos suelen usar el nombre real de la persona para dirigirse a ella.
- Fraseo inusual o redacción torpe. De nuevo, como los emails de spam se crean sobre la marcha, pueden contener fragmentos de texto raros. Pueden parecer traducidos de un idioma extranjero o no estar bien escritos en tu idioma en cuanto al contexto.
- Urgencia artificial. Los hackers usan la sensación de urgencia para empujar a quien lee a actuar rápido. Suele combinarse con una amenaza del tipo "tu ordenador está infectado".
- Amenaza de consecuencias negativas. Las amenazas con consecuencias negativas siempre preocupan a la gente. Esa sensación es un motor para actuar sin pensar, algo que los actores maliciosos aprovechan en sus ataques.
- Solicitudes de datos confidenciales. Esta es quizá una de las señales más habituales de los emails de spam. Ninguna empresa legítima pedirá compartir información personal sensible por email. Por eso, si ves una exigencia de datos bancarios o de restablecer una contraseña, es señal de un mensaje no solicitado.
- Incoherencias con la información del remitente. En los emails legítimos, la información de la dirección del remitente (como el nombre de dominio o el nombre del remitente) debe coincidir con la información del remitente en la firma del email. Si detectas incoherencias, probablemente sea spam.
¿Cómo lograr que tu comunicación parezca legítima?
Desde suplantar marcas famosas hasta parecer bastante auténticos y legales, diferenciar los emails legítimos del spam puede ser un reto para los usuarios, los ISP y los proveedores de correo. Por eso, estos últimos introducen mejoras con regularidad en sus sistemas de protección antispam. Sus rigurosos procesos de escaneo buscan crear un ecosistema de correo seguro.
Sin embargo, al proteger a los usuarios de los ciberataques, estos filtros levantan obstáculos para los email marketers y dificultan llegar a los suscriptores incluso con emails legítimos. Estas son las mejores prácticas para que las empresas eviten parecer spammers ante los ISP y los proveedores de correo, y mantengan la conexión con sus suscriptores.
Comprueba cada email en Unspam
Lo primero que debe hacer todo equipo de email marketing que opere en el canal es examinar a fondo sus campañas de email marketing actuales. Esta inspección ayuda a localizar detalles que podrían hacer que su comunicación parezca ilegítima ante los ISP y los proveedores de correo. Como los algoritmos antispam son muy avanzados y lo bastante sofisticados como para estar a la altura del ingenio de los actores maliciosos, esos puntos débiles pueden ser cualquier cosa, desde una redacción tramposa en el cuerpo del email hasta registros DMARC mal configurados.
Por eso, es muy recomendable comprobar estos detalles de tus campañas de correo actuales:
- Registros SPF y DMARC. ¿Están bien configurados? ¿Son válidos? ¿Cumplen los estándares?
- Firma DKIM. ¿Es válida y está verificada?
- DNS inverso. ¿Tiene el servidor de correo un DNS inverso configurado? ¿Están alineados el servidor de correo y el HELO?
- Cabecera List-Unsubscribe. ¿Incluye un mecanismo de baja sencillo? Este es un detalle fácil de pasar por alto: solo el 14% de los remitentes que analizamos supera el requisito de List-Unsubscribe en un clic.
- Sufijo del dominio. ¿Es de fiar?
- Asunto. ¿Está alineado con el cuerpo del email? ¿Es significativo y claro? ¿Incluye palabras spam?
- Cuerpo y diseño del email. ¿Tiene un equilibrio sano entre información textual y visual? ¿Tiene enlaces rotos? ¿Cumple las normativas antispam? ¿Se comporta de forma coherente en todos los tamaños de pantalla?
A primera vista, puede parecer que hay mucho que cubrir, pero garantizar que tu campaña de correo es auténtica y parece legítima ante los ISP y los proveedores de correo es imprescindible.
La buena noticia es que las empresas no tienen que hacer estas inspecciones a mano y por su cuenta. Tampoco necesitan personal ni tiempo extra. Solo necesitan Unspam, un instrumento profesional para hacer comprobaciones antispam del correo y tests de entregabilidad. Hace todo lo dicho arriba y aún más. Por ejemplo,
- Comprueba si tu dominio y tu IP no aparecen en ninguna lista negra importante.
- Repasa el nivel de accesibilidad de la newsletter digital y sugiere mejoras.
- Evalúa el posible index placement.
- Genera un mapa de calor.
- Previsualiza el email en los dispositivos más populares para detectar incoherencias en su visualización.
Además, su equipo de expertos también puede darte recomendaciones profesionales específicas para tu marca con las que resolver tus problemas de entregabilidad del correo. Y todo eso no se comerá tu presupuesto, ya que Unspam tiene uno de los mejores precios del nicho.
Autentica cada newsletter digital
Si acabas de embarcarte en tu andadura por el email marketing y estás en plena creación de tu primera campaña de correo, la autenticación es uno de los pasos más críticos que deberías dar. Hay muchas buenas razones para su importancia, pero ante todo, Gmail no dejará entrar emails sin registros SPF, DKIM y DMARC bien configurados. Así que todos tus esfuerzos por crear diseños bonitos, textos convincentes y ofertas hiperpersonalizadas serían en vano.
La autenticación se ocupa del lado técnico de la comunicación. Proporciona a los ISP y a los proveedores de correo una prueba válida de que el email es legítimo. Sin embargo, la adopción es desigual: entre los dominios que analizamos, el 90% publica un registro SPF válido y el 87% firma su correo con una clave DKIM que funciona, pero solo el 58% publica una política DMARC, así que el 42% de los dominios todavía no tiene ninguna, lo que deja a una gran parte de los remitentes expuestos a la suplantación que hace que el spam sea tan difícil de distinguir. Para introducirla en tus campañas de correo, es muy recomendable seguir estos pasos:
- Establece direcciones "from" coherentes y nombres "from" cercanos. No uses dominios similares (cousin domains) ni dominios con ligeras variaciones respecto al nombre de tu marca, ya que resulta sospechoso para los ISP y para la clientela.
- Crea una lista de direcciones IP autorizadas y crea un registro SPF válido.
- Firma tu mensaje con criptografía adoptando el mecanismo DKIM.
- Publica registros DMARC junto a tus registros DNS para maximizar los protocolos SPF y DKIM.
- Crea un registro BIMI.
- Asegúrate de que todos tus dominios, subdominios y tipos de email (incluidos los transaccionales) están protegidos con protocolos de autenticación.
- Monitoriza continuamente los informes de autenticación. Establece alertas para las anomalías en los resultados de autenticación.
- Mantente al día de los últimos estándares de autenticación del correo.
Seguir estas recomendaciones puede resultar complicado, ya que se requieren conocimientos técnicos. Sin embargo, es imprescindible para garantizar la legitimidad de tu comunicación, asegurar una reputación en línea y mantener la confianza de la clientela en la marca.
Mejora tu sender score y tu reputación
El sender score es un número digital que los ESP asignan a cada empresa para describir la reputación de la marca, su actividad y su historial en el canal del correo. Es una puntuación combinada entre la reputación de la IP y la del dominio.
Al determinar el nivel de confianza que los proveedores de correo tienen en la empresa, el sender score sustenta la decisión del ESP de dejar entrar el email de la empresa, meterlo en la carpeta de spam o rechazarlo de inmediato. Influye en la tasa de entregabilidad, la tasa de conversión, los ingresos y el ROI final. Cuanto más alto sea el sender score, más posibilidades tiene la empresa de superar el riguroso sistema de filtrado de los ESP y el cribado antispam, y de asegurar un buen rendimiento del correo.
Por eso, es importante hacer seguimiento del sender score y mejorarlo. Estas son algunas de las mejores prácticas:
Mantén a tus suscriptores enganchados con textos convincentes, hiperpersonalización, una experiencia de usuario significativa, ofertas valiosas, diseño responsive y la cadencia adecuada.
Limpia tu lista de suscripción con regularidad. Deshazte de los contactos de correo que puedan comprometer tu actividad en el canal. Pueden ser trampas de spam, direcciones de correo inválidas o contactos desvinculados.
Nunca compres ni alquiles listas de suscripción. Consigue siempre el consentimiento de tus suscriptores para enviarles correspondencia. Ya sea una comunicación promocional, informativa o transaccional, asegúrate de que tus usuarios aceptan de forma explícita recibirla.
Perfecciona el lado técnico de tu comunicación digital. Esto implica introducir múltiples prácticas, pero ante todo, asegúrate de tener emails autenticados, de usar un proveedor de hosting de confianza con una dirección IP dedicada y de proteger tu infraestructura con sistemas de seguridad de primer nivel.
Evita acabar en listas negras. Comprueba con regularidad los proveedores de listas negras de correo más populares. Si te han pillado, sigue sus instrucciones para salir de la lista.
Atiende las denuncias de spam y trabaja de cerca con los rebotes duros y blandos.
Obedece las normativas y leyes antispam. Introduce el registro con doble opt-in, ofrece un enlace de baja y atiende lo antes posible las solicitudes de la clientela para borrar sus datos de tu base de datos.
Monitoriza la entregabilidad del correo y las métricas clave de rendimiento para detectar debilidades en la campaña de correo y en la comunicación.
Por último, pero no por ello menos importante, conviene señalar que cada ESP tiene sus propios algoritmos para determinar el sender score. Sin embargo, muchos de ellos se guían por las buenas prácticas del nicho y exigen a las empresas que sigan sus recomendaciones. Por eso, familiarízate con sus instrucciones e intenta introducirlas en tu rutina de email marketing.
Conclusión
El spam puede ser mucho más que una molestia. La pérdida media anual por empleado a causa del spam es de unos $1.934, con pérdidas económicas de millones de dólares para las empresas, según Nucleus Research. Es fundamental diferenciar los emails legítimos del spam y protegerte de esos desenlaces drásticos.
Por suerte, las medidas preventivas no son tan difíciles de aplicar, sobre todo con los avanzados mecanismos antispam de los ESP montando guardia. Poner de tu parte requiere examinar la información del remitente y el cuerpo del email para detectar elementos sospechosos, y ceñirte al consejo general de no descargar nada de fuentes desconocidas ni hacer clic en enlaces con destinos dudosos.
En cuanto a las empresas que quieren mantener la conexión con sus suscriptores y hacer llegar los mensajes de su marca a pesar de todas las medidas de protección, deben asegurarse de que su correspondencia parezca legítima para todos los participantes del ecosistema.
Para ello, necesitan autenticar sus emails, construir una reputación del remitente sólida, introducir las buenas prácticas y comprobar sus newsletters digitales en Unspam para sacar a la luz las incoherencias que puedan hacerlas parecer sospechosas.
