Wusstest du, dass die Zahl der Spam-Mails die Zahl der legitimen E-Mails bei Weitem übersteigt? Aktuellen Studien zufolge sind mehr als 80 % aller E-Mails Spam, was Unternehmen jedes Jahr unfassbare $20 Milliarden kostet.
Spam ist ein ernstes und teures Problem. Kein Wunder, dass große Unternehmen, ISPs und Mailbox-Provider besessen davon sind, seine Ausbreitung zu stoppen. Dafür verschärfen sie die Regeln für Spam-Aktivität, bauen aggressive und gnadenlose Filter und aktualisieren natürlich regelmäßig ihre Domain-Blacklists.
All diese Maßnahmen verbessern die Lage insgesamt, für normale Unternehmen haben sie aber ihren Preis.
Damit E-Mails ihr Publikum erreichen, ohne als Spam gefiltert oder auf eine Blacklist gesetzt zu werden, müssen E-Mail-Kampagnen strategisch geplant werden. Ein E-Mail-Checker, der mögliche Probleme erkennt und Lösungen vorschlägt, ist ein Weg dorthin.
Ein E-Mail-Checker hilft spürbar dabei, eine Blacklist-Aufnahme zu vermeiden. Deine E-Mail-Domain kann auf einer Blacklist landen, wenn sie als Spam oder als unerwünschte Post gemeldet wird, was deine Zustellbarkeit drastisch senkt. Mit einem solchen Tool stellst du sicher, dass deine E-Mails den Branchenstandards entsprechen und seltener als Spam eingestuft werden. Das schafft Wohlwollen bei den Internet Service Providern (ISPs).
Die Sache ist die: Heute reicht schon der leiseste Verdacht auf Malware-Verhalten oder Spam-Versand, und du riskierst einen Platz auf einer Domain-Blacklist mit verheerenden Folgen für dein Geschäft und besonders für dein E-Mail-Marketing. Erschwerend kommt hinzu, dass dich niemand darüber informiert. Der einzige Weg, es herauszufinden, ist ein Domain-Blacklist-Check.
Sehen wir uns also an, wie dieser Check abläuft, damit dich nichts davon abhält, deine finanziellen Ziele zu erreichen.
Was sind E-Mail-Blacklist und Domain-Blacklist?
Laut Wikipedia ist eine E-Mail-Blacklist eine Datenbank mit E-Mail-Adressen, Domains oder IP-Adressen, die Mailbox-Provider und einige angesehene Drittanbieter als „schlecht“ einstufen. Sie wird regelmäßig aktualisiert, um auf dem neuesten Stand zu bleiben und Nutzern den besten Schutz vor Malware und Bedrohungen aus dem Netz zu bieten. Listungen von IP-Adressen sind deutlich häufiger als Listungen von Domains: Über alle sendenden IPs, die wir testen, tauchen 3 % auf einer IP-Blacklist auf. Es lohnt sich also, beides zu prüfen.
Es gibt mehrere verbreitete Arten von Blacklists:
- Malware-Blacklists,
- DNS-Blacklists,
- IP-Blacklists,
- Phishing-Blacklists,
- Spam-Blacklists.
Heute konzentrieren wir uns auf Domain-Blacklists, auch bekannt als URI Real-time Blacklists. Sie versammeln Spam-Domainnamen, die im Text einer E-Mail auftauchen. Es gibt hundert davon im Netz, die sich in drei Hauptkategorien einteilen lassen.
Kategorien von Domain-Blacklists
Es gibt drei allgemeine Kategorien von Domain-Blacklists, die du kennen solltest.
- Enterprise-Blacklists. Diese Kategorie umfasst Blacklists und Firewalls, die vor allem IT-Abteilungen von Unternehmen einsetzen. Es sind proprietäre Verzeichnisse in professionellen Werkzeugen und Antivirensystemen wie McAfee, Cisco und Barracuda.
- Private Domain-Blacklists. Private Domain-Blacklists sind eine Gruppe interner Blacklists, die für die Allgemeinheit geschlossen sind. Gmail und bekannte ISPs haben zum Beispiel eigene Datenbanken mit E-Mail-Adressen, anhand derer sie entscheiden, ob sie eine E-Mail annehmen oder abweisen.
- Öffentliche Domain-Blacklists. Diese Datenbanken stehen allen offen, sodass jede und jeder darauf zugreifen kann. Sie können deine Post zwar nicht blockieren, bekannte E-Mail-Anbieter nutzen sie aber, um ihre eigene Liste nicht vertrauenswürdiger E-Mail-Adressen zusammenzustellen, die gestoppt werden sollen.
Das Hauptproblem der Domain-Blacklists ist, dass das System hinter der Entscheidung knifflig und ausgefeilt ist, weil es mit cleveren Spammern mithalten muss, die das Verhalten normaler Nutzer imitieren, um durch die Spamfilter zu kommen. Deshalb passiert es manchmal, dass sogar vertrauenswürdige Quellen und Unternehmen mit sauberer Weste auf einer Blacklist landen.
Darüber hinaus gibt es eine Fülle von Gründen für eine Blacklist-Aufnahme, obwohl du kein Serien-Spammer bist. Du wirst überrascht sein, wie wenig es braucht, um vom E-Mail-Versand ausgeschlossen zu werden. Sehen wir uns die verbreiteten Gründe an, aus denen du auf einer Domain-Blacklist landen kannst.
Spam-Daten von Barracuda
Gründe für eine Domain-Blacklist-Aufnahme
Wie wir alle wissen, landet deine Domain auf einer Blacklist, wenn du wiederholt Dinge tust, die als spammig, unsauber oder ungewöhnlich gelten. Auch wenn jede Domain-Blacklist eigene Kriterien dafür hat, wen sie listet, lässt sich das auf einige verbreitete Punkte und Ursachen eingrenzen. Hier sind sie:
- Spam-Beschwerden. Wenn dich jemand in den Spam-Ordner verschiebt und sich über deine E-Mail beschwert, landest du sofort auf einer Blacklist. Wer vergisst, eine Abmeldemöglichkeit in seinen Newsletter aufzunehmen, wird immer wieder Opfer dieser Ursache.
- Der Einsatz schlechter Listen oder Adressen.
- Der Versand identischer E-Mails ohne Personalisierung.
- Hohe Spam-Raten.
- Hohe Versandmengen.
- Der Einsatz schmutziger Daten aus massenhaft gekauften Listen, die reich an Spamfallen sind.
- Newsletter an vertippte, inaktive oder nicht existierende E-Mail-Adressen, die als Bounce zurückkommen und deine Absender-Reputation senken.
- Auffälliges Verhalten, etwa eine über Nacht wachsende Verteilerliste oder immer mehr E-Mails an dieselben Empfänger.
- Das Überschreiten täglicher Versandlimits.
- Der Missbrauch von Cold-E-Mails.
- Eine dauerhaft abstürzende Domain-Reputation.
- Gespooft zu werden.
- Gehackt zu werden.
- Schädliche Inhalte zu verschicken.
- Spam-Wörter oder Spam-Formulierungen in Betreffzeile oder Fließtext.
- Technische Probleme mit dem Server, etwa Fehlkonfigurationen oder Fehler beim DNS-Eintrag.
- Richtlinienprobleme: Die Domain liegt womöglich in einer Region, die von der jeweiligen Richtlinie betroffen ist.
Wie du siehst, sind die Gründe vielfältig: Manche sind banal, andere kannst du nicht einmal beeinflussen. Erschwerend kommt hinzu, dass die meisten gehosteten E-Mail-Konten sehr aggressiv filtern und Spam-Aktivität verfolgen. Sie liefern dir deshalb keinerlei Information darüber, warum deine E-Mail verschwunden ist.
Wer seine Domain regelmäßig auf Blacklists prüft, kann rechtzeitig reagieren und schädliche Folgen vermeiden. Und die sind für Geschäft und Markenreputation sehr schmerzhaft. Sieh dir die häufigsten Nachwirkungen einer Listung an, um dir selbst ein Bild zu machen.
Warum eine Domain-Blacklist so schädlich ist
Eine gelistete Domain hat für jedes Unternehmen in jeder Nische verheerende Folgen, unabhängig von Größe und Markenreputation. Die schädlichen Auswirkungen einer Domain-Blacklist-Aufnahme sind:
- Der Verlust von Glaubwürdigkeit, Vertrauen und Wohlwollen.
- Ein beschädigter Markenruf.
- Der Verlust von Kundschaft.
- Der Ausschluss vom Geschäft in bestimmten Regionen.
- Die Unerreichbarkeit für Besucher, weil die gehostete Website blockiert wird.
- Finanzieller Druck.
- Ein Einbruch beim Gewinn.
Kurz gesagt: Schon ein Monat auf einer Domain-Blacklist kann alles ruinieren, von sinkendem Kunden-Engagement und niedrigeren Conversion-Raten bis zum Verlust des gesamten Gewinns.
Anzeichen dafür, dass deine E-Mail-Domain gelistet ist
Die Domain regelmäßig auf Blacklists zu prüfen, ist entscheidend. Aber wie oft solltest du den Domain-Blacklist-Check machen? Was heißt hier regelmäßig?
Es empfiehlt sich, mindestens zweimal im Monat zu prüfen, solange alles glattläuft. Manche Situationen verlangen aber sofortiges Handeln. Eines der ersten Anzeichen für eine Listung sind zum Beispiel schwache Reaktionen auf deine E-Mail-Kampagne. Dazu gehören:
- ein plötzlicher Einbruch der Öffnungsraten;
- eine sinkende Zustellbarkeit;
- ausbleibende Klickraten;
- eine sinkende Absender-Reputation.
Wenn dir so etwas auffällt, solltest du deine Domain unbedingt auf Blacklists prüfen.
Außerdem kannst du dir die Serverlogs ansehen, die ebenfalls erste Hinweise auf Probleme mit deiner Domain geben können.
Warum ein regelmäßiger Domain-Blacklist-Check so wichtig ist
Der regelmäßige Domain-Blacklist-Check ist Pflicht, weil du sonst nie weißt, ob du gelistet bist oder nicht. Listungen sind selten, aber real: Über alle Domains, die wir testen, tauchen nur 0,28 % auf einer Domain-Blacklist auf. Genau deshalb bleibt eine Listung unbemerkt, bis deine Zustellbarkeit leidet. Wie schon beschrieben, gibt es zahlreiche Gründe für eine Blacklist-Aufnahme, von technischen Ursachen, die du nicht beeinflussen kannst, bis zu Fehlern eines schlecht ausgewählten E-Mail-Marketing-Teams. Es gibt aber noch einen weiteren Grund, warum der regelmäßige Check so wichtig ist.
Die Sache ist die: Bei Domain-Blacklists ist es für versehentliche Übeltäter kein Ticket ohne Rückfahrt. Blacklist-Anbieter wissen genau, dass ihre aggressiven Filter auch Nicht-Spammer erwischen. Deshalb haben sie für solche Fälle eine Tür offen gelassen, allerdings nicht für lange.
Wenn du die Probleme rechtzeitig ausräumst und den genauen Grund für die Listung schnell angehst, also kompromittierte E-Mail-Adressen absicherst, deine Listen reinigst und so weiter, hast du gute Chancen, ohne größere Nachwirkungen davonzukommen. Du kannst deinen Namen reinwaschen, deine Reputation zurückgewinnen und dein Unternehmen vor der Insolvenz retten.
Wer also mindestens zweimal im Monat prüft, hält sein Geschäft ohne Unterbrechungen am Laufen.
Spam-Volumen laut Cisco Intelligence
So machst du den Domain-Blacklist-Check
Dass ein regelmäßiger Domain-Blacklist-Check entscheidend ist, haben wir geklärt. Aber wie geht das? Ganz einfach: Folge dieser Routine in 4 Schritten.
Ein wichtiger Hinweis vorweg. Auch wenn du einen der angesehenen E-Mail-Dienstleister mit eingebauten Werkzeugen für den Domain-Blacklist-Check nutzt, heißt das nicht, dass du vor einer Listung geschützt bist. Es empfiehlt sich weiterhin, eigene Prüfungen durchzuführen, damit nichts unversucht bleibt.
Schritt 1: Finde heraus, wer die großen Blacklist-Anbieter sind
Fangen wir mit den Grundlagen an: Suche die großen Blacklist-Anbieter heraus, an die sich legitime Absender halten und die auch für dich maßgeblich sind.
Wie schon erwähnt, gibt es im Netz Hunderte Domain-Blacklists. Manche sind privat, manche öffentlich, andere werden von Unternehmen gepflegt, die auf den Schutz vor Bedrohungen aus dem Netz spezialisiert sind. Die großen und vertrauenswürdigen Namen, an denen ISPs, Mailbox-Provider und Unternehmen legitime Absender und Spammer erkennen, sind:
Alle bauen ihre Listen auf Basis von Spam-Operationen, Spam-Quellen und Spam-Diensten auf, dazu auf Spamfallen und Spam-Meldungen. Spamcop nutzt sogar einen Reputationswert als eines seiner wichtigen Kriterien.
Die großen Blacklist-Anbieter zu kennen, ist auch deshalb entscheidend, weil du für ein Delisting aus ihrer Datenbank ihrem jeweiligen Verfahren folgen musst. Das kann sich von Anbieter zu Anbieter unterscheiden, du musst also wissen, wie du in der jeweiligen Situation richtig vorgehst.
Schritt 2: Sammle alle nötigen Daten
Für den Domain-Blacklist-Check brauchst du diese Angaben:
- deine Domain;
- die E-Mail-Adressen, die du als Absender nutzt;
- die Domains, mit denen du verlinkt bist.
Der letzte Punkt ist entscheidend: Gilt eine der Domains, mit denen du verlinkt bist, als spammig, drückt das deinen Reputationswert und erhöht dein eigenes Risiko einer Listung drastisch. Steht eine davon auf einer Blacklist, nimmst du sie sofort aus deinen künftigen E-Mails heraus.
Schritt 3: Prüfe Enterprise-Blacklists, öffentliche Domain-Blacklists und Spam-Firewalls
Wenn du den Domain-Blacklist-Check von Hand machst, ist jetzt Zeit für ein paar Tests. Private Blacklists, wie sie Gmail, Yahoo oder Outlook führen, sind für Nutzer nicht zugänglich. Es gibt aber mehr als hundert öffentliche Datenbanken, mit denen ISPs und Mailbox-Provider täglich arbeiten. Dort kannst du mit deiner Testreihe beginnen. Hier sind einige bekannte Plattformen:
- DBL Spamhaus. Diese riesige Blacklist wird von automatisierten Systemen und einem weltweiten Team laufend aktualisiert und sammelt Domains, die in Spam-Nachrichten auftauchen.
- URIBL. Eine weitere regelmäßig aktualisierte Datenbank mit Domains, die als Bestandteil von Spam-Mails identifiziert wurden.
- SURBL. Anders als die beiden vorherigen, die sich mit den Absendern von Nachrichten befassen, sammelt SURBL Websites, die in unerwünschten und nicht vertrauenswürdigen Nachrichten aufgetaucht sind.
Darüber hinaus solltest du deine Domain bei Enterprise-Blacklists und Spam-Firewalls wie diesen prüfen:
- Proofpoint
- Trend Micro
- Sophos
- CloudMark
- Cisco
- McAfee
- Barracuda
Wenn du auch nur auf einigen davon stehst, hast du wahrscheinlich schon Probleme bei der Zustellung deiner E-Mails.
Schritt 4: Nutze ein spezialisiertes Tool für den automatischen Domain-Blacklist-Check
Jede einzelne Datenbank von Hand zu prüfen, kostet sehr viel Zeit. Es gibt schließlich 120 Blacklists, Tendenz steigend. Deshalb empfiehlt sich ein spezialisiertes Blacklist-Tool, das diese Routine in einen produktiven und effizienten Ablauf verwandelt, indem es mehrere Blacklists gleichzeitig abfragt. Eines dieser Tools ist unser Domain-Blacklist-Check, betrieben von Unspam. Er liefert dir die aktuellsten und praktischsten Informationen.
Wie läuft der Domain-Blacklist-Check mit Unspam?
Die Arbeit mit Unspam ist sehr einfach. Du schickst eine E-Mail an die Testadresse, mehr braucht es nicht. Danach bekommst du einen umfassenden Spam-Test-Bericht. Er zeigt dir nicht nur, ob deine Domain auf einer Blacklist steht, sondern gibt dir auch Einblick in wichtige Dinge wie den DKIM-Eintrag, den SPF-Eintrag, die DMARC-Authentifizierung und sogar den Zustand von Inhalt und Design deiner HTML-E-Mail. So spürst du mögliche Probleme mit deiner Domain und deiner E-Mail-Marketing-Kampagne beim ersten Anzeichen auf.
Fazit
Statistiken zufolge waren 2020 bis zu 85 % aller Organisationen Ziel von Phishing-Betrug, was Unternehmen Millionen von Dollar gekostet hat.
Spam ist ein ernstes Problem, das niemand auf die leichte Schulter nehmen sollte. Deshalb verschärfen Mailbox-Provider, ISPs und bekannte Antivirenprogramme ihre Schutzmaßnahmen regelmäßig, um die Aktivität von Hackern einzudämmen und deren drastische Wirkung zu begrenzen.
Diese aggressive Politik schützt Nutzer vielleicht vor Spammern, sie kann „weißen“ Unternehmen aber Probleme machen, indem sie deren Domain ungewollt auf eine Blacklist bringt. Der bewährte Ausweg lautet: Prüfe deine Domain regelmäßig mit spezialisierten Blacklist-Tools wie Unspam, behebe die Probleme, die zu einer Listung führen können, beantrage das Delisting und sorge am Ende mit den richtigen Vorsichtsmaßnahmen dafür, dass du nicht wieder gelistet wirst.
